যোগাযোগ এবং অর্থপূর্ণ মিথস্ক্রিয়া একটি প্রতিষ্ঠানকে আরও দক্ষ করে তোলে। সদস্যদের মিথস্ক্রিয়া ছাড়া, সংশ্লিষ্ট কর্মক্ষেত্র খুব কমই একটি অনুকূল ব্যবসায়িক আউটপুট দিতে পারে। যাইহোক, কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগ এবং তথ্য ভাগ করে নেওয়ার জন্য একটি মাধ্যম প্রয়োজন, যা কার্যকর সাংগঠনিক যোগাযোগের উদ্দেশ্য পূরণ করতে পারে, সেইসাথে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা এবং দরকারী আপডেটগুলি ভাগ করে নিতে পারে। বেশ কিছু প্রতিষ্ঠান তাদের সদস্যদের গ্রুপে পৃথকভাবে যোগাযোগ করতে সাহায্য করার জন্য IM ক্লায়েন্ট যেমন WhatsApp এবং Skype Chat ব্যবহার করে। যাইহোক, তাদের মধ্যে অনেকেই ইন্টারনেট-হোস্টেড IM ক্লায়েন্টরা একটি সংস্থার কাছে যে বিপদ ডেকে আনে এবং বহিরাগত সার্ভারে হোস্ট করা এই তৃতীয় পক্ষের IM ক্লায়েন্ট অ্যাপে শেয়ার করা সংশ্লিষ্ট তথ্য সম্পর্কে বুঝতে পারে না।
এই সমস্যাগুলি মোকাবেলা করার জন্য, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে সংস্থাগুলি তাদের সাংগঠনিক ডেটা এবং কর্মচারীদের তথ্য এবং অন্যান্য সংবেদনশীল ফাইল এবং তথ্য যা তারা তাদের পছন্দের IM ক্লায়েন্টে ভাগ করে উভয়কে সুরক্ষিত করার উপায় খুঁজে বের করে৷ আসুন দেখি কিভাবে একটি ইন-হাউস IM ক্লায়েন্ট একটি অফিস স্পেসে সদস্যদের মধ্যে তাত্ক্ষণিক যোগাযোগের সুবিধার্থে একটি ভাল এবং আরও নিরাপদ সমাধান হতে পারে৷
তৃতীয় অংশের IM অ্যাপস থেকে ইন-হাউস ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার কতটা আলাদা?
থার্ড-পার্টি IM ক্লায়েন্ট যেমন Hangouts, WhatsApp, এবং Skype আপনাকে প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে একটি স্থানান্তর মাধ্যম অফার করে আপনাকে যোগাযোগ এবং তথ্য ভাগ করার অনুমতি দেয়। সেই মাধ্যমটি হল সংশ্লিষ্ট IM ক্লায়েন্টের ডেটা সেন্টার, যেখানে আপনি অ্যাপে শেয়ার করা সম্পূর্ণ ডেটা এবং চ্যাটগুলি সংরক্ষণ করা হয়। মূলত, আপনি যে সকল ফাইল শেয়ার করেন, সাংগঠনিক কৌশলগুলি আপনি আলোচনা করেন এবং সেই IM ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে আপনি যে সমস্ত তথ্য পাস করেন তা IM ক্লায়েন্ট সার্ভারে স্থানান্তরিত হয় এবং এটি একটি ডাটাবেস আকারে সেখানে সংরক্ষণ করা হয়।
এটি সেই তথ্য চুরি এবং ছিনতাইয়ের ঝুঁকিতে রাখে। অনেক পর্যালোচকদের দ্বারা উত্থাপিত আরেকটি উদ্বেগ হল যে ডেটাকে পাবলিক নেটওয়ার্কগুলির মধ্য দিয়ে যেতে হবে এবং ইন্টারনেটে, কেউই আত্মবিশ্বাসের সাথে বলতে পারে না যে এই ডেটা হ্যাকার এবং প্রতারক সরকার দ্বারা আটকানো হবে না, যারা এটির অপব্যবহার করতে পারে৷
অন্যদিকে, ইন-হাউস, IM ক্লায়েন্ট অ্যাপগুলি শুধুমাত্র আপনার অফিসের জায়গার জন্য কাজ করে। তৃতীয় পক্ষের IM ক্লায়েন্ট অ্যাপ সার্ভারের বিপরীতে, ইন-হাউস ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জারগুলি শুধুমাত্র আপনার অফিস নেটওয়ার্কের সাথে সংযুক্ত থাকে। এর মানে হল যে এই ধরনের IM ক্লায়েন্ট অ্যাপগুলিতে প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে ভাগ করা ডেটা সার্ভারের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়, যা আপনার কাজের অবস্থানের ভিতরে ইনস্টল করা আছে। এটি আপনাকে আপনার সংস্থার মধ্যে আপনার শেয়ার করা ডেটা একটি বিশ্বস্ত সার্ভারে রাখতে দেয়, যা একটি সর্বজনীন নেটওয়ার্কের সাথে সংযুক্ত নয়৷
হাউস IM ক্লায়েন্টরা কীভাবে কাজ করে?
প্রক্রিয়াটি প্রায় তৃতীয় পক্ষের IM ক্লায়েন্ট সার্ভারের মতোই, যদিও সামান্য পার্থক্য রয়েছে। প্রথমত, এখানকার IM সার্ভারটি অন্য কোনো তৃতীয় পক্ষের IM অ্যাপের মালিক কর্পোরেশনের পরিবর্তে আপনার নিজের অফিসে রয়েছে। এটি আপনাকে বা আপনার প্রতিষ্ঠানের আইটি প্রশাসনে নিযুক্ত কোনো ব্যক্তিকে আপনার ইন-হাউস IM ক্লায়েন্টের নিয়ন্ত্রক-প্রশাসক করে তোলে। এখন, IM ক্লায়েন্ট অ্যাপটি ব্যবহার করার জন্য, সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীকে একটি বিশেষভাবে তৈরি করা ব্যবহারকারীর নাম এবং পাসওয়ার্ড প্রদান করা হবে (যা পরে পরিবর্তন করা যেতে পারে)।
একবার পাসওয়ার্ড প্রবেশ করানো হলে, ইন-হাউস সার্ভার সরাসরি ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টে সংস্থার মধ্যে কর্মরত সদস্যদের তালিকা লোড করবে, যা আপনার ব্যক্তিগতকৃত ইন-অফিস বন্ধু তালিকা তৈরি করবে। বাকি প্রক্রিয়া ঠিক একই। প্রেরক একটি বার্তা টাইপ করে, যা ইন-হাউস সার্ভারে প্রেরণ করা হয় এবং তারপর রিসিভারে স্থানান্তরিত হয়। এবং এটি সমস্ত সেকেন্ডের মধ্যে সম্পন্ন হয়, তাই আপনি কখনই সম্পূর্ণ ট্রান্সমিশন ধরে রাখতে পারবেন না, এইভাবে আপনাকে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দিতে এবং পেতে অনুমতি দেয়৷
——————–>
একটি প্রাইভেট নেটওয়ার্কের সাথে সংযুক্ত একটি ইন-হাউস সার্ভারে কাজ করা ইন-হাউস IM ক্লায়েন্ট অ্যাপ আপনাকে আপনার কাজের অবস্থানের দেয়ালের মধ্যে আপনার ডেটা রাখার অনুমতি দেয়। কিন্তু এই সবই একটি ইন-হাউস ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার আপনাকে অফার করে না৷
ইন-হাউস, হোস্ট করা IM ক্লায়েন্টরা তৃতীয় পক্ষের IM ক্লায়েন্ট অ্যাপের বিপরীতে কী সুবিধা দেয়
কেন একটি প্রতিষ্ঠানের একটি ইন-হাউস IM ক্লায়েন্ট ব্যবহার করা উচিত একটি সহজে এবং অবাধে উপলব্ধ তৃতীয় পক্ষের তাত্ক্ষণিক মেসেঞ্জার? এখানে সমস্ত প্লাস পয়েন্টের একটি তালিকা রয়েছে যা আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে যে কেন তৃতীয় পক্ষের মেসেঞ্জাররা তাদের অফার করা বৈশিষ্ট্যগুলি সত্ত্বেও সংস্থাগুলির জন্য উপযুক্ত নয়:
1. তথ্য শেয়ার করা নিরাপদ হয়ে ওঠে
একটি ইন-হাউস IM ক্লায়েন্ট অ্যাপে আপনি যে প্যাকেটের তথ্য শেয়ার করেন তা একটি চিত্র বা একটি নথির আকারে শুধুমাত্র অফিস নেটওয়ার্ক জুড়ে প্রেরণ করা হয় এবং রিসিভারে প্রেরণের আগে একটি সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয়। যেহেতু ভাগ করা ডেটা আপনার মালিকানাধীন নেটওয়ার্ক এবং সার্ভারের মধ্যে থেকে যায় এবং তৃতীয় পক্ষের কর্পোরেশনের সাথে থাকে না, তাই আপনাকে কোনো অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা তথ্য অপব্যবহারের সম্ভাবনা নিয়ে চিন্তা করতে হবে না৷
2. আপনি, মালিক হিসাবে, শেয়ার করা তথ্যের উপর নিয়ন্ত্রণ এবং নিরীক্ষণ করুন
একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি অবশ্যই চাইবেন না যে কেউ সাংগঠনিক ডেটা ভুল পরিচালনা করুক বা চ্যাটের মাধ্যমে অননুমোদিত ফাইলগুলি ভাগ করুক। আপনি তৃতীয় পক্ষের IM ক্লায়েন্টে এই বিষয়ে কিছু অনুমান করতে পারবেন না; যাইহোক, একটি অফিস সার্ভারে চলমান একটি ইন-হাউস ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার ব্যবহার করে আপনি নিয়মিত অ্যাপে শেয়ার করা তথ্য এবং ডেটা নিয়মিত চেক করতে পারবেন। এটি আপনাকে সংগঠনের মধ্যে বিদ্বেষপূর্ণ বক্তব্য এবং অনৈতিক যোগাযোগ এড়াতে সাহায্য করবে।
3. স্ব-পছন্দের ডেটাবেস ব্যবস্থাপনা
আপনার সার্ভার ডাটাবেস আইএম ক্লায়েন্টের সমস্ত কার্যকলাপ থেকে একটি তৃতীয় পক্ষের কর্পোরেশনে সংগৃহীত রেখে দেওয়ার পরিবর্তে, একটি ইন-হাউস মেসেঞ্জার আপনাকে সেই ডাটাবেসটিকে অফিস প্রাঙ্গনে রাখতে সক্ষম করবে। You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.
4. You Can Keep Your Data Secure With Any of Your Preferred Firewall Methods
With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.
5. Your Data Is Yours To Use
Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).
However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.
6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base
Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.
7. Control Over Changes In IM App
Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.
8. Dedicated to Organizational Use Only
An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.
9. Complete Participation
An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.
With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!
Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!
