আগের নিবন্ধে, আমরা আপনার জন্য আপনার মেল ব্যবস্থাপনা উন্নত করার জন্য কিছু আউটলুক টিপস এবং কৌশল নিয়ে আলোচনা করেছি৷ এখানে আরও কিছু হ্যাক রয়েছে যা আপনার কাজের গতি বাড়াতে কাজে আসতে পারে।
- ৷
- আপনার মেল এবং ক্যালেন্ডারে অ্যাক্সেস অর্পণ করুন
ছুটিতে যাচ্ছেন, কিন্তু আপনার ইনবক্স কীভাবে পরিচালনা করা হবে তা নিয়ে চিন্তিত৷ চিন্তা করবেন না, আউটলুক দিয়ে, আপনি আপনার মেলবক্সে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে পারেন৷
৷এটি করতে, ফাইল ট্যাব খুলুন ->অ্যাকাউন্ট সেটিংস ->অ্যাক্সেস ডেলিগেট-> অ্যাড ক্লিক করুন -> আপনি যাকে অ্যাক্সেস দিতে চান তার নাম লিখুন৷
পি>আপনি পছন্দ পরিবর্তন করে অ্যাক্সেসের স্তর সেট করতে পারেন৷ আপনি ইমেল এবং পরিচিতি ব্যক্তিগত রাখার সময় ক্যালেন্ডার এবং টাস্ক তালিকা অর্পণ করতে পারেন৷
- পঠিত রসিদ পরিচালনা করুন
আপনি যদি একটি পঠন-প্রাপ্তির অনুরোধ সহ একটি বার্তা পান, তার মানে প্রেরক নিশ্চিত করতে চান যে আপনি বার্তাটি পেয়েছেন৷ ভাল, আপনি তাদের আচরণ কাস্টমাইজ করতে পারেন।
আপনাকে যা করতে হবে, ফাইল ট্যাব ->বিকল্প->মেল ভিউ -> ট্র্যাকিং বিভাগে নীচে স্ক্রোল করুন৷
এখন আপনি চয়ন করতে পারেন যে রসিদগুলি পাঠানো হবে কিনা৷
অবশ্যই পড়ুন: আউটলুকের সাথে কিভাবে Windows Live Hotmail কনফিগার করবেন
- অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করে অনুসন্ধানটি যাচাই করুন
আউটলুক আপনাকে আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য আপনার অনুসন্ধানের গতিতে অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে দেয়৷ যেকোনো অনুসন্ধানের জন্য, আপনি প্রায়শই সঞ্চালন করেন, শুধু দ্রুত অ্যাক্সেসের জন্য অনুসন্ধান সংরক্ষণ করুন। এখন বাম প্যানেলে অনুসন্ধান ফোল্ডারে ক্লিক করুন, "নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার" নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনার পছন্দ অনুসারে অনুসন্ধানটি কাস্টমাইজ করুন৷
- আপনার ইনবক্স থেকে সরাসরি আপনাকে পাঠানো হয় না এমন ইমেল পান৷
আপনাকে অবশ্যই এমন ইমেল পেতে হবে যা সরাসরি আপনাকে পাঠানো হয় না তার মানে আপনি সেই ইমেলগুলিতে CC বা BCC করা হয়েছে৷ আপনি ইমেলটিকে অন্য ফোল্ডারে পুনঃনির্দেশ করতে পারেন যাতে সেগুলি আপনার ইনবক্সে জমা না হয়৷
৷আপনাকে যা করতে হবে তা হল – নিয়ম> নতুন নিয়ম-> "উন্নত বিকল্প" বোতামে যান। নিয়ম উইন্ডোতে, "যেখানে আমার নাম টু বক্সে নেই" নির্বাচন করুন, আপনাকে একটি উইন্ডোতে রিডাইরেক্ট করা হবে, "এটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরান।"
- ডেস্কটপ সতর্কতা
প্রতিবার এবং তারপরে, আপনি ইমেল পাবেন, যদি ডেস্কটপ সতর্কতা চালু থাকে, আপনি একই ধরনের বিজ্ঞপ্তি পাবেন৷ এটা কি একটু বিভ্রান্তিকর নয়, বিশেষ করে যখন আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছু নিয়ে কাজ করছেন?
আপনি যদি সতর্কতা বন্ধ করতে চান -
বিকল্পগুলিতে যান -> মেল -> "ডেস্কটপ সতর্কতা প্রদর্শন" বিকল্পটি নিষ্ক্রিয় করুন৷
অবশ্যই পড়ুন: আউটলুক অনুসন্ধানের সমস্যা কীভাবে ঠিক করবেন
- সময় অঞ্চল
আপনি যদি ক্রমাগত বিভিন্ন সময় অঞ্চলের জায়গায় ভ্রমণ করেন, তাহলে আপনি স্থানীয় সময়ে Outlook-এ মিটিং এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি দেখতে বিরক্তিকর হতে পারেন৷
এটি পরিবর্তন করতে, ফাইল-> বিকল্প-> ক্যালেন্ডারে যান, আপনি আপনার স্থানীয় সময় অঞ্চল সেট করার বিকল্পটি পাবেন। You can set a second-time zone to be shown to keep track of the time back at your home.
- “Post-it” Notes
Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.
- Encrypted Email
It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.
To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.
Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.
Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers
- Access Your Personal Email Within Outlook
You can add your personal mailbox to Outlook.
To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.
Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.
Must Read: How Outlook Lets You Recover Accidently Deleted Items from Email
- Instantly create new emails and appointments
While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.
So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.
