Microsoft Office পারम्पরিকভাবে স্পেলচেক এবং গ্রামার সহায়তা দিয়ে আসছে। সাম্প্রতিক বছরগুলোতে মাইক্রোসফট টুলসেটকে প্রসারিত করে নতুন রাইটিং স্টাইল অপশন যোগ করেছে যাতে আপনি আপনার লেখার শৈলী উন্নত করতে পারেন।
এই ফিচারগুলো অধিকাংশ ডিফল্টভাবে অফ থাকে। এগুলো আলাদা আলাদা কাস্টমাইজযোগ্য, তাই আপনি কিছু রাইটিং স্টাইল কম্পোনেন্ট ব্যবহার করে অন্যগুলো উপেক্ষা করতে পারেন। এই ক্ষমতাগুলো Word ডকুমেন্ট এবং Outlook ইমেইল লেখার সময় প্রযোজ্য।
শুরু করতে Word বা Outlook চালু করুন। Office 2019 বা সক্রিয় Office 365 সাবস্ক্রিপশন থাকতে হবে। "File" ট্যাবে ক্লিক করে Backstage view-এ যান। বাম নেভিগেশন মেনুর নিচে "Options" ক্লিক করুন।
Options পপআপ উইন্ডোতে "Proofing" পেজে ক্লিক করুন। আমরা "When correcting spelling and grammar in Word" হেডিং-এর নিচের সেটিংসে আগ্রহী। চেকবক্সগুলো স্পেলচেক, গ্রামার এবং thường ভুল হওয়া শব্দের ওপরে সতর্কতা টগল করতে দেয়।
পঞ্চম চেকবক্স, সাধারণত ডিজেবল, অপশনাল "Readability Statistics" ফিচার অন করে। F7 চাপলে এই পপআপ খুলবে, যেখানে আপনি পাবেন প্রতিটি বাক্যে গড় শব্দ সংখ্যা, প্যারাগ্রাফ প্রতি বাক্য সংখ্যা ইত্যাদি। স্পেশালিস্ট Статистиকও আছে, যেমন Flesch Reading Ease স্কোর এবং প্যাসিভ ভয়েসের শতাংশ। এই মেট্রিকগুলো সর্বোচ্চ পাঠযোগ্যতার জন্য লেখা গড়ে তোলার সময় সাহায্য করে।
Proofing অপশনস উইন্ডোতে ফিরে "Writing Style" ড্রপডাউন মেনুতে আনা দিন। এটি কন্ট্রোল করে Word-এর কোন রাইটিং স্টাইল সাজেশন অন থাকবে। "Grammar" এবং "Grammar & Refinements" এর মধ্যে বেছে নিতে পারেন। দ্বিতীয়টি ক্লারিটি এবং কনসাইসнеসের জন্য এক্সট্রা ডিফল্ট প্রুফিং চেক অন করে।
এই প্রিসেটগুলোর যেকোনো একটিকে "Settings" বাটনে ক্লিক করে কাস্টমাইজ করতে পারেন। এখানে Office-এ উপলব্ধ সকল প্রুফিং অপশনের তালিকা থাকবে। প্রতিটি আলাদা আলাদা অন/অফ করা যায়।
চেকগুলো অনেক বেশি, সবকিছু বিস্তারিত কভার করা সম্ভব নही। ডিফল্ট সিলেকশন দিয়ে শুরু করুন। তারপর লিস্ট রিভিউ করে এক্সট্রা চেক অন করুন যা আপনাকে উন্নত করতে সাহায্য করে। অথবা ডিফল্ট চেকগুলো যা আপনার জন্য বিরক্তিকর বা অনাকিউরেট সেটি অফ করুন।
ক্ষমতা থাকতে পারে বেসিক গ্রামেটিক্যাল এরর (যেমন ক্যাপিটালাইজেশন মিসিং) থেকে অ্যাডভান্সড—এবং সাবজেক্টিভ—রাইটিং স্টাইল এডজাস্টমেন্ট পর্যন্ত। এতে কমপ্লেক্স জার্গন অতি ব্যবহার এবং সরাসরি "wordiness" এর চেক আছে। লেখার অন্য প্রান্তে, Office ইনফরম্যাল ল্যাঙ্গুয়েজ এবং স্ল্যাং ওয়ার্ডও ফ্ল্যাগ করতে পারে যা আপনার লেখার টোন নিচে আনতে পারে।
Office অধিকাংশ গ্রামেটিক্যাল এরর ডিটেকশন ক্যাপাবিলিটি অন করে শিপ করে। বেশি সাবজেক্টিভ রাইটিং স্টাইল চেক ডিফল্টভাবে অফ থাকে, যাতে ইউজার ফラストেট না হন এবং অ্যালার্টের ভলিউম বেশি না হয়।
যারা এই টুলসেট থেকে সুবিধা পান, তাদের জন্য এটি Grammarly-এর মতো পপুলার অ্যাপের একটি বহুমুখী বিকল্প। Word ছাড়া বাইরে যাওয়া ছাড়াই আপনি কমপ্রিহেনসিভ রাইটিং স্টাইল গাইডেন্স পেতে পারেন, যা আপনাকে লেখার ওপর ফোকাসড রাখতে সাহায্য করবে।
