যদি শেয়ারপয়েন্টে নিচের এররটি পান "Running out of space. This site is almost out of storage space. To free up space, delete files you don't need and empty the recycle bin", তবে শেয়ারপয়েন্টে স্টোরেজ স্পেস খালি করার পদ্ধতি জানতে নিচে পড়ুন।
আপনি জানেন, মাইক্রোসফট ৩৬৫ শেয়ারপয়েন্টে উপলব্ধ স্টোরেজ স্পেস ১ টিবি প্লাস প্রতি লাইসেন্সের জন্য ১০ জিবি, এবং আপনি যদি স্টোরেজ স্পেস বাড়াতে চান তবে পারচেস সার্ভিস পেজ থেকে একস্ট্রা ফাইল স্টোরেজ কিনতে পারেন (Choose Add-ons → Office 365 Extra File Storage)।
সাধারণত, শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে ১ টিবি স্টোরেজ স্পেস একটি ছোট কোম্পানির জন্য ডকুমেন্ট এবং অন্যান্য ফাইল сотрудниवालাদের মধ্যে শেয়ার করার জন্য যথেষ্ট। কিন্তু ডকুমেন্টগুলো ঘন ঘন মডিফাই হলে এই স্পেস দ্রুত অপর্যাপ্ত হতে পারে। কারণ শেয়ারপয়েন্ট ডিফল্টভাবে প্রতিটি মডিফাইড ডকুমেন্টের একটি নতুন ভার্সন তৈরি করে এবং সিকিউরিটি ও ব্যাকআপ কারণ প্র旧版本টি ইতিহাসে রাখে। এই ফিচারটি "ফাইল ভার্সনিং" নামে পরিচিত এবং শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন ও ওনড্রাইভ ফর বিজনেসে উপলব্ধ।
যদিও ফাইল ভার্সনিং একটি খুবই উপকারী ফিচার কারণ এটি আপনাকে প্রয়োজনে ডকুমেন্টের পুরনো ভার্সনে ফিরে যেতে দেয় (যেমন ভুল ডিলিশন বা ভাইরাস দ্বারা মডিফিকেশনের পর), বা ডকুমেন্টে করা পরিবর্তনগুলো ট্র্যাক করতে দেয়, অন্যদিকে, এটি প্রতিটি ফাইলের জন্য অনেকগুলো različিত ভার্সন সংরক্ষণ করার কারণে শেয়ারপয়েন্টে উপলব্ধ স্পেস 劇的に কমিয়ে দিতে পারে।
অতএব, যদি শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে স্পেস শেষ হয়ে যায় এবং আপনি একস্ট্রা স্টোরেজ কিনতে চান না, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে শেয়ারপয়েন্টে ডিস্ক স্পেস খালি করুন, পুরনো ফাইল ভার্সনগুলো ডিলিট করে এবং ফাইল ভার্সনিং সেটিংস মডিফাই করে কমপক্ষে ভার্সন রাখতে।
শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে স্পেস খালি করার পদ্ধতি।
ধাপ ১. শেয়ারপয়েন্টে রিসাইকেল বিন খালি করে স্টোরেজ স্পেস ফ്രീ করুন।
শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে উপলব্ধ স্টোরেজ স্পেস বাড়ানোর প্রথম ধাপ হলো রিসাইকেল বিন থেকে সকল ডিলিটেড আইটেম সরানো। এর জন্য:
১. বাম পাশে রিসাইকেল লিংক-এ ক্লিক করুন এবং তারপর Empty recycle bin-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ২. শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে ফাইল ভার্সন সংখ্যা কমান।
ডিফল্টভাবে, শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন ও ওনড্রাইভ ফর বিজনেস প্রতিটি ডকুমেন্টের সর্বোচ্চ ৫০০টি ভার্সন রাখতে পারে যা - আমার মতে - অতিরিক্ত। শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে প্রতিটি ফাইলের সংরক্ষিত ভার্সন সংখ্যা কমাতে:
১. ডকুমেন্টস লাইব্রেরিতে যান এবং সেটিংস মেনু থেকে লাইব্রেরি সেটিংস-এ ক্লিক করুন।
২. ভার্সনিং সেটিংস-এ ক্লিক করুন।
৩. ভার্সনিং সেটিংসে, Keep the following number of major versions মানটি ৫০০ থেকে ১০০-এ পরিবর্তন করুন এবং ওকে ক্লিক করুন। এটি ১০০টির বাইরের সকল ভার্সন মুছে দেবে। *
* অতিরিক্ত সাহায্য: আপনি যদি শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে ফাইল ভার্সনিং সম্পূর্ণ নিষ্ক্রিয় করতে চান, তবে লেটেস্ট শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন ম্যানেজমেন্ট শেল টুল ডাউনলোড করুন, আপনার অ্যাডমিন শংসাপত্র দিয়ে শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন অ্যাডমিন সেন্টারের সাথে সংযোগ করুন এবং নিচের পাওয়ারশেল কমান্ডটি দিন:
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
ধাপ ৩. শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে ফাইলগুলোর পুরনো ভার্সন ডিলিট করুন।
শেয়ারপয়েন্টে স্টোরেজ স্পেস খালি করার তৃতীয় পদ্ধতি হলো ফাইলগুলোর পুরনো ভার্সন ডিলিট করা। এই প্রক্রিয়ার একমাত্র দুর্বলতা হলো প্রতিটি ফাইলের জন্য আলাদা আলাদা পুরনো ভার্সন ডিলিট করতে হয় এবং (লেখা написা পর্যন্ত) সকল ফাইলের পুরনো ভার্সন একসাথে ডিলিট করার কোনো অপশন নেই, থার্ড-পার্টি টুল ব্যবহার ছাড়া যেমন DMS-Shuttle for SharePoint।
শেয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্টের সকল সংরক্ষিত ভার্সন দেখতে এবং ডিলিট করতে:
১. বাম পাশে Site Contents নির্বাচন করুন এবং Site Settings-এ ক্লিক করুন।
২. সাইট সেটিংসে, Site Collection Administration-এর অধীনে Storage Metrics-এ ক্লিক করুন।
৩. এখন যেকোনো ফাইলের পাশে Version History অপশনে ক্লিক করুন তার সকল সংরক্ষিত ভার্সন দেখতে।
৪. অবশেষে Delete All versions-এ ক্লিক করুন সকল পুরনো ভার্সন মুছে ফেলার জন্য (কারেন্টটি বাদে), অথবা প্রতিটি ভার্সনের ডাউন-অ্যারো অপশনে Delete নির্বাচন করে এক এক করে ডিলিট করুন।
এই গাইডটি আপনাকে সাহায্য করেছে কিনা কমেন্ট করে জানাতে পারেন। অন্যদের সাহায্যের জন্য এই গাইডটি লাইক ও শেয়ার করুন।
