ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট হলো যেকোনো প্রক্রিয়া যা একটি সংগঠন তাদের এলাকায় যারা আসে তাদের ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। নীতিমালা সংগঠন, সুবিধার ধরন, শিল্প বা ভৌগোলিক এলাকার উপর ভিত্তি করে পরিবর্তনশীল।
অনেক সংগঠনের জন্য, শুধু ভিজিটরের নাম সংগ্রহ করা যথেষ্ট, কিন্তু অন্যদের জন্য উচ্চ নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তা থাকে যেন ব্যাজ, আইনি ডকুমেন্ট, কর্মী এস্কোর্ট এবং আরও।
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হলো সরঞ্জাম যা সংগঠনগুলিকে তাদের ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট নীতিমালা তৈরি বা বাস্তবায়ন করতে সাহায্য করে। সংগঠনগুলো ভিজিটর ম্যানেজমেন্টের মূল্য বুঝতে পারলে, কিছু কাগজ ও কলমের সাইন-ইন শীট থেকে ডিজিটাল ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে আপগ্রেড होছেন যা তাদের অনেক বেশি করতে সাহায্য করতে পারে।
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার একটি সিস্টেম যা ট্র্যাক করে কেউ কখন একটি ভবনে প্রবেশ বা প্রস্থান করে অ্যাক্সেস কন্ট্রোলের মাধ্যমে। একটি ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সিস্টেমে ভিডিও নিরীক্ষাও থাকতে পারে, যা ভিজিটরদের আরও জটিল ট্র্যাকিং সক্ষম করে। এটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের একটি দক্ষ গণনা দেয় কে কখন ভবনে আছে এবং কে কখন প্রবেশ বা প্রস্থান করল এবং কীভাবে করল সেটি রিপোর্ট তৈরি করে।
তাই, একটি সংগঠনের জন্য একটি সুশৃঙ্খল পদ্ধতি তৈরি করা অপরিহার্য ভিজিটরদের ডেটা, তাদের ভিজিটের উদ্দেশ্য এবং তারা সংগঠনকে কী অফার করেছিল সেটি রক্ষা করার জন্য। কিন্তু, শুধু ভিজিটরদের ডেটা রাখলেই হয় না, যদি না সেসব রেকর্ড বিশ্লেষণ করা যায় ভিজিটের ফলাফল বা ফলাফল সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি পাওয়ার জন্য।
উদাহরণস্বরূপ, ভিজিটরদের ডেটার ওপর ভিত্তি করে তা জানা যায় কি ভিজিটের ফলে সেটা ফলপ্রসূ হয়েছে কিনা বা ভিজিটরদের দ্বারা সংগঠনকে দেওয়া প্রস্তাবগুলো বিশ্লেষণ করা যায়।
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সংগঠনের নিরাপত্তা দিকের সাথে সম্পর্কিত, বিশেষ করে যখন সংগঠন সাধারণ মানুষকে ভিজিটর হিসেবে ডিল করে যেন সরকারি অফিস, পাবলিক সার্ভিস, পর্যটন স্থান ইত্যাদি। এমন ক্ষেত্রে, ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে কিছু ভিজিটর ডেটা ভবিষ্যতে বিশ্লেষণের জন্য র্যান্ডম চেকের জন্য উপলব্ধ রাখতে হবে। এই ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আমাদের সাহায্য করে পূর্ব-নির্ধারিত এবং র্যান্ডম ভিজিট আলাদা করে এবং সময় বাঁচায়।
ভিজিটরদের নিচের প্রক্রিয়া দ্বারা নিয়ন্ত্রণ করা যায়:
যদি কোম্পানিতে ১৫-২০ জনের বেশি থাকে, ভিজিটর ব্যাজ ইশু করা এবং スタッフকে বাড়া দিন ইউম্যাকোম্পানierd ভিজিটরদের চ্যালেঞ্জ করার জন্য।
ভিজিটর বুক রাখা এবং ভিজিটররা কখন প্রাঙ্গণে প্রবেশ ও প্রস্থান করল সেটি লগ করা। সংবেদনশীল এলাকার জন্য আলাদা সাইন-ইন/আউট লিস্ট রাখা যেন কম্পিউটার রুম।
মূল IT এলাকায় (যেন সার্ভার রুম) এবং রিসেপশন এলাকায় CCTV বিবেচনা করা।
