ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট হল এমন কোনও পদ্ধতি যা একটি সংস্থাকে তাদের এলাকায় যারা পরিদর্শন করে তাদের ট্র্যাক বজায় রাখে। প্রতিষ্ঠান, সুবিধার ধরন, শিল্প বা ভৌগলিক এলাকা অনুসারে নীতিগুলি পরিবর্তিত হতে পারে।
বেশ কয়েকটি সংস্থার জন্য, কেবলমাত্র দর্শনার্থীর নাম সংগ্রহ করা যথেষ্ট, তবে অন্যদের জন্য ব্যাজ, আইনি ফাইল, কর্মচারী এসকর্ট এবং আরও অনেক কিছুর মতো বড় নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তা রয়েছে৷
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল এমন টুল যা সংস্থাগুলিকে তাদের ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট পলিসি তৈরি বা চালায়। যেহেতু সংগঠন ভিজিটর ম্যানেজমেন্টের মূল্য উপলব্ধি করছে, কেউ কেউ কাগজ ও কলম সাইন-ইন শীট থেকে ডিজিটাল ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে আপডেট করছে যা তাদের আরও অনেক কিছু করতে সহায়তা করতে পারে।
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার হল এমন একটি সিস্টেম যা ট্র্যাক করে যখন কেউ অ্যাক্সেস কন্ট্রোলের মাধ্যমে একটি বিল্ডিং প্রবর্তন করে বা ছেড়ে যায়। একটি ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার সিস্টেম ভিডিও নজরদারিও জড়িত করতে পারে, যা দর্শকদের আরও পরিশীলিত ট্র্যাকিং করতে সক্ষম করে। এটি প্রশাসকদের যে কোন সময়ে বিল্ডিংয়ে কে আছে তার একটি দক্ষ গণনা প্রদান করতে পারে এবং কে কখন প্রবেশ করেছে বা ছেড়ে গেছে সে সম্পর্কে প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে।
তাই, একটি সংস্থার জন্য দর্শকদের ডেটা, তাদের পরিদর্শনের উদ্দেশ্য এবং সংস্থাকে কী দিতে হবে তা বজায় রাখার জন্য একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি তৈরি করা অপরিহার্য হয়ে ওঠে। যাইহোক, শুধুমাত্র দর্শকদের ডেটা বজায় রাখাই যথেষ্ট নাও হতে পারে, যদি না এই ধরনের রেকর্ডকে জনসাধারণ বা স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা সংস্থায় করা এই ধরনের পরিদর্শনের ফলাফল বা ফলাফলের অন্তর্দৃষ্টি সমর্থন করার জন্য বিশ্লেষণ করা না যায়।
উদাহরণস্বরূপ, এটি দর্শকদের ডেটার উপর নির্ভর করে এবং এটি পরিদর্শনের ফলে বেশ কয়েকটি মিটিং ফলপ্রসূ হচ্ছে কিনা বা এটি সংস্থার দর্শকদের দ্বারা তৈরি করা বেশ কয়েকটি প্রস্তাব বিশ্লেষণ করতে পারে কিনা তা অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করতে পারে৷
ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট একটি প্রতিষ্ঠানের নিরাপত্তা উপাদানের সাথেও যুক্ত, বিশেষ করে যখন প্রতিষ্ঠানটিকে সাধারণ জনগণের সাথে দর্শক হিসাবে মোকাবিলা করতে হয় যেমন সরকারি অফিস, পাবলিক সার্ভিস, পর্যটকদের আগ্রহের স্থান ইত্যাদির ক্ষেত্রে। এই ধরনের ক্ষেত্রে, ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রয়োজন ভবিষ্যতে বিশ্লেষণের জন্য কিছু প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে র্যান্ডম চেকের জন্য কিছু দর্শক ডেটা উপলব্ধ করা হয়। এই ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারটি পূর্ব-নির্ধারিত এবং এলোমেলো ভিজিটগুলি আলাদা করে এবং এইভাবে সময় সঞ্চয় করে আমাদের সাহায্য করে৷
নিম্নলিখিত প্রক্রিয়ার মাধ্যমে দর্শকদের নিয়ন্ত্রণ করা যেতে পারে -
-
যদি কোম্পানীতে প্রায় 15-20 জনের বেশি লোক থাকে, তাহলে ভিজিটর ব্যাজ ইস্যু করুন এবং সহযাত্রীহীন দর্শকদের চ্যালেঞ্জ করার জন্য কর্মীদের উৎসাহিত করুন।
-
এটি একটি ভিজিটর বুক বজায় রাখতে পারে এবং দর্শকরা যখন প্রাঙ্গনে প্রবেশ করে এবং ছেড়ে যায় তখন লগ ইন করতে পারে। এটি কম্পিউটার রুম সহ সংবেদনশীল এলাকার জন্য অন্য সাইন-ইন/আউট তালিকা বজায় রাখতে ব্যবহৃত হয়।
-
গুরুত্বপূর্ণ আইটি এলাকায় (যেমন, সার্ভার রুম) এবং অভ্যর্থনা এলাকায় সিসিটিভি বিবেচনা করুন।
