আপনি কি একটি ইমেল হোয়ার্ডার (email hoarder)? আপনি কি প্রায় সব ইমেল রাখেন ভবিষ্যতে দরকার হলে কাজে আসতে পারে সেটা ধরে? ভিজ্যুয়াল রিমাইন্ডার ছাড়া এটি overwhelمing হতে পারে। জিমেইল (Gmail) আপনার ইনকামিং ইমেলে কালারড ট্যাগ (colored tags) যোগ করার সুবিধা দেয়, যাতে আপনি 당장 বুঝতে পারেন কোন মেসেজের সাথে কী করতে হবে। জিমেইল কালার কোড করলে, রঙ আপনার চোখ আকর্ষণ করে এবং ক্যাটাগরি অনুযায়ী আইটেম দ্রুত শনাক্ত করতে সাহায্য করে। রঙগুলো আপনাকে কিউ (cues) দেয় এবং আপনাকে টপ অফ থিংস (stay on top of things) থাকতে প্রেরণা দেয়। চলুন দেখি কীভাবে আপনি জিমেইল কালার কোড করতে পারেন।
লেবেল (Labels) যোগ করা
১. শুরু করতে, আপনাকে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে লেবেল যোগ করতে হবে। "Compose" বাটনের নিচে বাম পাশে দেখুন এবং "More" (আরও) বাটন পাওয়া পর্যন্ত স্ক্রোল করুন।
২. সেই বাটনে ক্লিক করুন এবং প্রয়োজনে স্ক্রোল চালু রাখুন "Create New Label" (নতুন লেবেল তৈরি করুন) পাওয়া পর্যন্ত।
৩. আপনার ক্যাটাগরির জন্য একটি নাম দিন। আপনার জীবন বা কাজের যেসব বিষয় নিয়মিত অংশ এবং যেগুলো আপনার মনোযোগ চায় সেগুলো চিন্তা করুন। "Create" (তৈরি করুন) ক্লিক করুন।
৪. আপনি যেসব লেবেল চিন্তা করতে পারেন সেগুলো এখনই তৈরি করুন কারণ ফিল্টার অ্যাপ্লাই করার আগে লেবেলগুলো থাকতে হবে।
ফিল্টার (Filters) যোগ করা
৫. আপনার ক্যাটাগরি এবং তাদের লেবেল তৈরি হলে, আপনি নির্দিষ্ট ইমেলে লেবেল অ্যাপ্লাই করতে পারেন সার্চ बारের শেষে ড্রপডাউন অ্যারো (dropdown arrow) ক্লিক করে।
"From" ফিল্ডে অ্যাড্রেস টাইপ করুন বা কপি-পেস্ট করুন। আপনি অন্যান্য ক্রাইটেরিয়া যোগ করতে পারেন যা এই সেন্ডার থেকে আসা ইমেলে থাকা উচিত ফিল্টার লাগানোর জন্য। উদাহরণস্বরূপ, আমি "invoice" শব্দটি অন্তর্ভুক্ত করেছি যাতে এই কোম্পানি থেকে আসা প্রতিটি ইমেল লেবেল পায় না, শুধু যেগুলো আমার কেনা আইটেমের রিসিপ্ট (receipt)।
৬. সেটা শেষ হলে, ফিল্টার তৈরি করতে ক্লিক করুন।
৭. ফিল্টার তৈরি শেষ করার জন্য আরেকটি বক্স পপ আপ হবে। "Apply the Label" (লেবেল অ্যাপ্লাই করুন) এর পাশে ক্লিক করুন, এবং আপনার তৈরি সব ক্যাটাগরি পপ আপ হবে। আপনি যা চান সেটি বেছে নিন এবং "Create Filter" (ফিল্টার তৈরি করুন) ক্লিক করুন।
৮. আপনি যদি ইতিমধ্যে প্রাপ্ত ইমেলগুলোর ওপর একই ফিল্টার লাগাতে চান, তবে চেকবক্সে ক্লিক করুন যা জিমেইলকে বলবে এটি সব ম্যাচিং কনভারসেশনে অ্যাট্যাচ করবে।
রঙ (Color) যোগ করা
৯. জিমেইল কালার কোড করতে, ক্যাটাগরির পাশে তিনটি ডট (three dots) ক্লিক করুন এবং "Label color" (লেবেল রঙ) এর পাশে অ্যারোতে হোভার (hover) করুন।
১০. আপনার লেবেলের জন্য রঙ বেছে নিন।
১১. আপনি সীমিত পরিমাণ অন্যান্য কাস্টম রঙও ব্যবহার করতে পারেন। RGB বা হেক্স (hex) কালার কোড যোগ করার কোনো উপায় নেই। কিন্তু ভিন্ন রঙ কম্বিনেশন তৈরি করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, উপরের ছবির নিচে রঙের বিন্দুটি ডার্ক ব্লু با ইয়েলো টেক্সট।
১২. নিচের ছবিটি দেখুন কেমন দেখাবে আপনার ইনবক্সে রঙ যোগ করার পর।
১৩. এই ক্যাটাগরিগুলো ফোল্ডারেও অর্গানাইজ করা যায় লেবেলকে অন্য একটি লেবেলের নিচে নেস্ট (nest) করে। এখন ইমেলে দুটি ট্যাগ থাকবে।
১৪. নিচের ইনবক্সের ছবিতে দেখুন কেমন দেখায়।
জিমেইল এখন অটোম্যাটিক্যালি সেই ফিল্টারগুলো আপনার সকল ইনকামিং মেসেজে অ্যাপ্লাই করবে। সেটা টวিক (tweak) করে সেরা আউটপুট পেতে সময় লাগতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি নতুন ভেন্ডর (vendor) থেকে কিছু কিনেন, তবে আপনাকে সেন্ডারের ইমেইল অ্যাড্রেসে "Receipts" (রিসিপ্টস) ফিল্টার যোগ করতে হবে।
আপনি হয়তো প্রতিটি ইমেল লেবেল করতে চান না। আপনি যদি প্রতিটিকে মার্ক করেন, তবে সেটা শুধু ইমেল ক্লাটারের (email clutter) একটি নতুন, বেশি রঙিন সংস্করণ। কালার-কোডেড লেবেল যোগ করলে আপনি সেস ইমেলও ধরতে পারবেন যেগুলো প্রোমোশন বক্সে (promotions box) যাচ্ছে প্রাইমারি ইনবক্সের বদলে। কালারড লেবেল সেগুলোকে স্ট্যান্ড আউট করাবে।
