গুগল ফর্মস একটি দ্রুত এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য অনলাইন টুল যা অনেক মানুষ থেকে তথ্য সংগ্রহের সময় বেশ কাজে লাগে। এটি সার্ভে, ইভেন্ট সংগঠন, কন্ট্যাক্ট ফর্ম, কুইজ, অথবা পড়োশের কন্ট্যাক্ট লিস্ট তৈরির মতো যেকোনো কিছু হতে পারে।
তথ্য সংগ্রহের পাশাপাশি, গুগল ফর্মস ফটো, ভিডিও এবং ফাইলও হ্যান্ডেল করতে পারে, যা আপনি আপনার ফর্মে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এবং প্রতিক্রিাদাতারা তাদের রেসপন্সে ফাইল আপলোড করতে পারেন। সুবিধা হলো কাগজের শীটে রেসপন্স ডিকোড এবং ট্যালি করতে হয় না। সবচেয়ে ভালো কথা, এটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যে।
গুগল ফর্মসের ভিন্ন ভিন্ন ব্যবহারিক পদ্ধতির একটি রাউন্ডআপ এখানে দেওয়া হলো।
১. সার্ভে
আপনি বিনামূল্যে গুগল ফর্মস ব্যবহার করে সার্ভে তৈরি করতে পারেন, প্রশ্নের সংখ্যা, ডিজাইন বা রেসপন্সের পরিমাণ যেন কেন। একবার সার্ভে তৈরি করলে, আপনি এটিকে সেভ করে টেমপ্লেটে রূপান্তরিত করতে পারেন পরবর্তী ব্যবহারের জন্য।
আপনি যদি চান, তবে প্রশ্ন, শিরোনাম, বিবরণ, আপনার কম্পিউটার বা ওয়েব থেকে ছবি, URL বা ইউটিউব থেকে ভিডিও, এবং প্রশ্ন বা টপিক টাইপ অনুযায়ী সেকশন যোগ করতে পারেন। সার্ভেতে রঙ দিতে কালার প্যালেট বাটনও রয়েছে।
সার্ভে পাঠানোর পর, শুধু Responses ট্যাবে ক্লিক করে গুগল ফর্মসে আপনার রেসপন্স চেক করতে পারেন। নতুন রেসপন্সের জন্য ইমেইল নোটিফিকেশনও পেতে পারেন। কিন্তু অনেক রেসপন্স পেলে দ্রুত ওভারভিউ চাইলে, Summary সেকশন থেকে বার এবং পাই চার্ট ব্যবহার করে রেসপন্স দেখতে পারেন।
রেসপন্সหลে সেভ রাখতে চাইলে, গুগল ফর্মসে এক্সট্রা ফিচার রয়েছে যেগুলো দিয়ে সিএসভি ফাইল হিসেবে ডাউনলোড বা প্রিন্ট আউট করা যায়। আর রেসপন্স প্রয়োজন নেই হলে, একটি সুবিধাজনক স্লাইডার দিয়ে নিষ্ক্রিয় করা যায়।
২. কুইজ বা অ্যাসেসমেন্ট
এটি শিক্ষামূলক বা কাজের উদ্দেশ্যে হতে পারে। আপনি একজন শিক্ষক বা প্রশিক্ষক হতে পারেন এবং জানতে চান আপনার ছাত্ররা কোর্স উদ্দেশ্য এবং পাঠը ভালোভাবে বুঝেছে কিনা।
গুগল ফর্মসে কুইজ, অ্যাসেসমেন্ট বা কোর্স ইভ্যালুয়েশন তৈরির টেমপ্লেট রয়েছে এবং প্রতিটি ছাত্র বা অংশগ্রহণকারীর রেসপন্স ও ফিডব্যাক পাওয়া যায়।
বহুবিধ প্রশ্নের ধরন উপলব্ধ যেমন মাল্টিপল চয়েস, শর্ট আন্সার এবং আরও। কুইজ হলে প্রশ্নের জন্য পয়েন্ট ভ্যালু এবং সঠিক উত্তর সেট করা যায়। সঠিক বা ভুল উত্তরের জন্য অটোমেটিক ফিডব্যাকও যোগ করা যায়।
ব্যক্তিগত ফিডব্যাকের জন্য, প্রশ্নগুলো একে একে বা ব্যাচে গ্রেড করা যায়।
৩. ইভেন্ট RSVP, আহ্বান এবং রেজিস্ট্রেশন
বিয়ে, পার্টি, ওয়ার্কপ্লেস ফাংশন বা বিজনেস নেটওয়ার্কিং মিটিং-এর মতো ইভেন্ট পরিকল্পনা করছেন এবং কতজন আসবে এবং কতজন উপলব্ধ তা অনুমান করতে চান? গুগল ফর্মস দিয়ে এটি এবং আরও অনেক কিছু করা যায়।
আপনি চাইলে নিজে থেকে তৈরি করতে পারেন অথবা গুগল ফর্মস থেকে সরাসরি টেমপ্লেট বেছে নিয়ে আপনার পছন্দানুযায়ী টুইক করতে পারেন।
ওয়ার্কপ্লেস ডকুমেন্টেশন
গ্রাফিক ডিজাইনারের সাহায্য ছাড়া অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশন তৈরির সময় গুগল ফর্মস বেশ কাজে লাগে। এগুলো হতে পারে ওয়ার্ক রিকোয়েস্ট, ইঞ্জারি ফর্ম, ফিডব্যাক ফর্ম এবং আরও।
৪. ওয়ার্ক রিকোয়েস্ট
গুগল ফর্মসে ওয়ার্ক রিকোয়েস্ট ফর্মের টেমপ্লেট রয়েছে, যা সিম্পল এবং বেসিক তথ্যের ফিল্ডের সাথে থাকে যেমন নাম, ইমেইল, বিবরণ, ডিউ ডেট এবং আরও। টাইপ সেকশনও রয়েছে যা ওয়ার্ক ডিপার্টমেন্ট বা নির্দিষ্ট ডেজিগনেশনkülөнয় করে। এখানে শর্ট আন্সার বা মাল্টিপল চয়েস ব্যবহার করা যায় এবং আপনার বিয়াপারের অনুযায়ী আপডেট করা যায়।
আপনি যদি চান তবে ট্রান্সফার ফর্ম মিনিটের মধ্যে সেট আপ করতে পারেন যদি আপনার ওয়ার্কপ্লেসে ট্রান্সফার অনুমোদিত হয়, অথবা টিম-আপডেট ফর্ম তৈরি করে টিম বা কর্মচারীদের সাথে আপডেট আদান-প্রদান করতে পারেন।
৫. টাইম অফ রিকোয়েস্ট
এটি ছুটি এবং অফ দিনের ম্যানেজমেন্টে সাহায্য করে যেখানে কর্মীরা তাদের নাম, তারিখ এবং সময়, অফ বা ছুটির দিন এবং ছুটির ধরন অন্তর্ভুক্ত করে। তাদের ছুটি চাওয়ার কারণ বর্ণনার সুবিধাজনক সেকশন রয়েছে, কিন্তু এটি অপশনাল। অন্যদিকে ইঞ্জারি ফর্মও তৈরি করা যায় নির্দিষ্ট প্রশ্নের সাথে যেমন ইঞ্জারির সময় এবং তারিখ, কোথায় হয়েছে, এবং গাম্ভীরতা।
৬. কাস্টমার ফিডব্যাক
এই ফর্মটি ক্লায়েন্ট বা কর্মচারীদের কাছ থেকে ফিডব্যাক চাওয়ার জন্য ব্যবহার করা যায়—চাকরি বা প্রোডাক্ট সম্পর্কে বা スタッフ ফিডব্যাকের ক্ষেত্রে সাম্প্রতিক প্রশিক্ষণ সম্পর্কে। ড্রপ-ডাউন বক্স প্রশ্ন, মাল্টিপল চয়েস উত্তর বা প্যারাগ্রাফ প্রশ্ন যোগ করে বিস্তারিত তথ্য পাওয়া যায়।
৭. কন্ট্যাক্ট ফর্ম
এটি কাস্টমারদের কাছ থেকে ফিডব্যাক পাওয়ার চমৎকার পথ—উদাহরণস্বরূপ আপনি যদি একটি ওয়েবসাইট বা কোম্পানি ব্লগ চালান। আপনার সাইটের ভিজিটররা সোশ্যাল মিডিয়া বা অফিসিয়াল ইমেইলের বাইরে একটি সহজ דרך খুঁজতে পারে যোগাযোগের, এবং কন্ট্যাক্ট ফর্ম সেটি জন্য সেরা চ্যানেল। গুগল ফর্মসে আপনি স্ক্র্যাচ থেকে কন্ট্যাক্ট ফর্ম তৈরি করতে পারেন বা টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি পেজে এম্বেড করতে পারেন পাঠকদের মন্তব্য এবং নাম, ফোন নম্বর, ইমেইল ঠিকানা যেমন স্ট্যান্ডার্ড তথ্য গুগল শীটে সংগ্রহ করতে।
উপসংহার
গুগল ফর্মস দিয়ে অনেক কিছু করা যায়, কিন্তু আমাদের লিস্ট আপনাকে একটি ধারণা দেবে কীভাবে এটি আপনার চাহিদামত তথ্য পেতে এবং উদ্দেশ্য পূরণ করতে সাহায্য করতে পারে, चाहে ব্যক্তিগত হোক বা ব্যবসায়িক। তবে এই সংহত বা অনিবার্য নয়। গুগল ফর্মস সেক্টর জুড়ে ব্যবহার করা যায়, রাজনৈতিক ক্যাম্পেইনসহ, এবং আরও অনেক কিছু, তাই আপনার নির্দিষ্ট ইউজ কেসের জন্য এক্সপ্লোর করতে স্বাধীন থাকুন।
আপনি গুগল ফর্মস আর কী কী কাজে ব্যবহার করেছেন? নিচে কমেন্টে জানান।
