ইমেল আধুনিক বিশ্বে সর্বব্যাপী হয়ে উঠেছে, লোকেরা এটিকে ব্যবসার জন্য, যোগাযোগ রাখতে এবং গুরুত্বপূর্ণ খবর পেতে ব্যবহার করে। যাইহোক, অনেক লোক এখনও "আউটবক্স" ফোল্ডার এবং এটি "প্রেরিত" ফোল্ডার থেকে কীভাবে আলাদা তা নিয়ে বিভ্রান্ত।
এই নিবন্ধে, আমরা Microsoft Outlook-এ "আউটবক্স" বলতে কী বোঝায়, সেন্ট এবং ইনবক্স ফোল্ডার থেকে এটি কীভাবে আলাদা এবং কীভাবে আপনার ইমেল আউটবক্সে আটকে যাওয়ার মতো সাধারণ ত্রুটিগুলি আপনি ঠিক করতে পারেন তা ব্যাখ্যা করব৷
সংক্ষেপে, আউটবক্স ফোল্ডার হল একটি অস্থায়ী সঞ্চয়স্থান যেখানে ইমেলগুলি সফলভাবে পাঠানো না হওয়া পর্যন্ত রাখা হয়৷
আউটলুক এবং জিমেইলের মতো ইমেল প্রোগ্রামগুলি ইনবক্স, আউটবক্স, সেন্ট, স্প্যাম ইত্যাদি ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করে তাদের মেলবক্সগুলিকে সংগঠিত করে৷ এটি মেলবক্সটিকে আরও ব্যবহারকারী-বান্ধব করে তোলে এবং আপনাকে আপনার ইমেলগুলি সহজে নেভিগেট করতে দেয়৷
৷এটি আপনাকে একটি ইমেল সফলভাবে পাঠানো হয়েছে কিনা বা কোন ত্রুটি হয়েছে কিনা তাও দেখতে দেয়৷
আপনি যখন একটি ইমেল পাঠান, তখন আরও বিশদে যা ঘটে তা এখানে রয়েছে:
- আপনি আপনার ইমেল প্রোগ্রাম (যেমন Microsoft Outlook) ব্যবহার করে ইমেল রচনা করেন, তারপর পাঠান নির্বাচন করুন।
- ইমেল ক্লায়েন্ট আউটবক্স ফোল্ডারে আপনার ইমেল সংরক্ষণ করে যখন এটি বহির্গামী মেল সার্ভারের সাথে একটি সংযোগ স্থাপন করে। এটি একটি সিম্পল মেল ট্রান্সফার প্রোটোকল (SMTP) নামে পরিচিত এবং এতে বহির্গামী মেল পাঠানোর জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য রয়েছে৷
- আউটগোয়িং ইমেল সার্ভার প্রাপকের মেল সার্ভারের সাথে সংযোগ করে এবং ইমেলটি তাদের ইনবক্সে আসে।
- একবার ইমেল বার্তাটি সফলভাবে পাঠানো হলে, এটি আপনার পাঠানো ফোল্ডারেও প্রদর্শিত হবে। এটি দেখায় যে ইমেলটি আর মুলতুবি নেই এবং সফলভাবে স্থানান্তরিত হয়েছে৷ ৷
যদি কোনো কারণে বার্তাটি পাঠানো না যায় - বলুন ইমেল ক্লায়েন্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের সাথে একটি সংযোগ স্থাপন করতে পারেনি - তাহলে ইমেলটি আউটবক্স ফোল্ডারে থাকবে, এবং Outlook ইমেল ক্লায়েন্ট পরবর্তী সময়ে এটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করবে৷
সাধারণত, এই সমস্যাটি শুধুমাত্র ওয়েব অ্যাপের পরিবর্তে Microsoft Outlook 365 সংস্করণ ব্যবহারকারী ব্যক্তিদের প্রভাবিত করবে।
আউটবক্সের "আউটবক্সে আটকে থাকা ইমেল" ত্রুটি কীভাবে ঠিক করবেন
আপনার ইমেল আউটবক্স ফোল্ডারে আটকে থাকলে, এর মানে হল যে MS Outlook এটি পাঠাতে সক্ষম হয়নি। ভুল অ্যাকাউন্ট সেটিংস, বড় সংযুক্তি এবং ইন্টারনেট সংযোগ সমস্যা সহ অনেক কারণে একটি আটকে থাকা ইমেল ঘটতে পারে।
এই ত্রুটিটি কীভাবে ঠিক করবেন তা এখানে:
1. আউটলুক পুনরায় চালু করুন
কিছু আউটলুক ত্রুটি কেবল অ্যাপটি পুনরায় চালু করে ঠিক করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি "একটি অজানা ত্রুটি ঘটেছে৷ 0x80040119 বা 080040600" বার্তাটি পান, তাহলে আপনার একটি দূষিত .ost বা .pst ফাইল থাকতে পারে (এই ফাইলগুলি Outlook ব্যবহার করে)৷ আউটলুক রিস্টার্ট করলে এই সমস্যাগুলো দূর করা যায়।
- আউটলুক বন্ধ করুন। কোনো আউটলুক প্রক্রিয়া অবশিষ্ট নেই তা নিশ্চিত করতে, টাস্ক ম্যানেজার খুলতে Ctrl + Shift + Esc টিপুন, outlook.exe (বা Microsoft Outlook) ডান-ক্লিক করুন এবং শেষ প্রক্রিয়া নির্বাচন করুন।
- আউটলুক শুরু করুন এবং ইমেল পাঠানো হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
2. বড় সংযুক্তিগুলি সরান
Microsoft Outlook অ্যাপটি খুলুন এবং আপনার Outlook অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন যদি আপনি ইতিমধ্যে না থাকেন। তারপর:
- পাঠান/পান নির্বাচন করুন> অফলাইনে কাজ করুন। এটি আউটলুককে অফলাইন মোডে রাখবে যাতে ইমেল প্রদানকারী স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার আউটবক্স থেকে ইমেলগুলি পাঠানোর চেষ্টা না করে৷
- নেভিগেশন প্যানে আউটবক্স নির্বাচন করুন এবং আপনার ড্রাফ্ট ফোল্ডারে বার্তাটি টেনে আনুন।
- এটি খুলতে বার্তাটিতে ডাবল ক্লিক করুন, তারপর সংযুক্তিটি মুছুন। আপনি একটি ত্রুটি পেতে পারেন যে আউটলুক বার্তা প্রেরণ করার চেষ্টা করছে। যদি তাই হয়, আউটলুক বন্ধ করুন এবং এটি পুনরায় চালু করুন৷
- ধাপ 1-3 পুনরাবৃত্তি করুন।
- আপনি একবার সংযুক্তি মুছে ফেললে, এটি নিষ্ক্রিয় করতে পাঠান/প্রাপ্তি> আবার অফলাইনে কাজ করুন নির্বাচন করুন৷
- সমস্ত পাঠান নির্বাচন করুন।
3. আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংস চেক করুন
আউটবক্স ফোল্ডারে থাকা ইমেলগুলির আরেকটি সাধারণ কারণ হল "সংযুক্ত হলে অবিলম্বে পাঠান" সেটিংটি বন্ধ থাকে৷ এটি পরীক্ষা করতে:
- Microsoft Outlook খুলুন।
- ফাইল ট্যাবে, বিকল্প নির্বাচন করুন।
- আউটলুক বিকল্পের অধীনে, উন্নত নির্বাচন করুন। তারপর, পাঠান এবং গ্রহণ করুন বিভাগে, সংযুক্ত হলে অবিলম্বে প্রেরণের পাশের চেকবক্সে টিক দিন।
- ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
আপনি যদি Outlook 2007 বা 2003-এর মতো আউটলুকের পুরোনো সংস্করণ ব্যবহার করেন, তাহলে টুল মেনু নির্বাচন করুন, তারপর মেল সেটআপ নির্বাচন করুন। সংযুক্ত হলে অবিলম্বে পাঠান এর পাশের চেকবক্সে টিক দিন, তারপর ওকে টিপুন।
4. আপনার ইন্টারনেট সংযোগ এবং এক্সচেঞ্জ মোড পরীক্ষা করুন
আপনার ইমেল আউটবক্সে আটকে যাওয়ার আরেকটি কারণ হল যে আপনার ডিভাইসটি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত নেই, অথবা কিছু মাইক্রোসফ্ট আউটলুককে মেল সার্ভারের সাথে সংযোগ করতে বাধা দিচ্ছে। আপনি Outlook অ্যাপের নীচে-ডান কোণে স্ট্যাটাস বার দেখে এটি পরীক্ষা করতে পারেন।
যদি এটি "অফলাইনে কাজ করা" বলে, তাহলে পাঠান/প্রাপ্তি ট্যাবে যান এবং ইন্টারনেটে Outlook এর সংযোগ পুনরায় চালু করতে ওয়ার্ক অফলাইন বোতামটি চালু এবং বন্ধ করুন৷
এটি ঠিক করতে, নিশ্চিত করুন যে আপনার ইন্টারনেট সঠিকভাবে কাজ করছে। যদি তা হয়, তাহলে আপনার Microsoft Exchange সেটিংসের কারণে সংযোগ সমস্যা হতে পারে। যদি আপনার Microsoft Exchange ইমেল অ্যাকাউন্ট ক্যাশড এক্সচেঞ্জ মোডে সেট করা থাকে, তাহলে এটিকে একটি অনলাইন মোড প্রোফাইলে পরিবর্তন করুন এবং দেখুন আপনার মেল পাঠানো হয় কিনা৷
এটি করতে:
- আউটলুক খুলুন, তারপর ফাইল> অ্যাকাউন্ট সেটিংস> অ্যাকাউন্ট সেটিংস টিপুন।
- একটি উইন্ডো আসবে। ইমেল ট্যাবে, পরিবর্তন নির্বাচন করুন…
- আরো সেটিংস নির্বাচন করুন৷ ৷
- উন্নত ট্যাবটি নির্বাচন করুন এবং ক্যাশড এক্সচেঞ্জ মোড ব্যবহার করুন টিক মুক্ত করুন৷
5. অপ্রয়োজনীয় অ্যাড-ইন নিষ্ক্রিয় করুন
আপনি আপনার আউটবক্সে একটি ইমেল খুললে, আউটলুক এটিকে "পড়ুন" হিসাবে চিহ্নিত করবে। কিছু অ্যাড-ইন, যেমন বিজনেস কন্টাক্ট ম্যানেজার (বিসিএম), সোশ্যাল কানেক্টর, এবং এক্সবনি আউটবক্স থেকে এই ধরনের ইমেল পাঠানো থেকে বিরত রাখার জন্য পরিচিত, যদিও এর কারণ অজানা।
যদি এটি ঘটে থাকে, আপনি অ্যাড-ইনগুলি অক্ষম করতে পারেন এবং দেখতে পারেন যে ইমেলটি এখন পাঠায় কিনা৷ অন্যথায়, আপনি কেবল আউটবক্স থেকে আপনার ড্রাফ্ট ফোল্ডারে ইমেলটি টেনে আনতে পারেন, তারপরে আবার পাঠান টিপুন৷
6. মেল সার্ভার প্রমাণীকরণ কনফিগার করুন
যদি মেল সার্ভারের সাথে প্রমাণীকরণ কাজ না করে বা ভুলভাবে কনফিগার করা হয়, এটি ইমেল পাঠানোর সময় সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। এটি ঠিক করতে:
- ফাইল> অ্যাকাউন্ট সেটিংস> অ্যাকাউন্ট সেটিংস টিপুন।
- ইমেল নির্বাচন করুন এবং আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে ডাবল-ক্লিক করুন।
- আউটগোয়িং সার্ভার ট্যাবে, নিশ্চিত করুন যে সেটিংস, ব্যবহারকারীর নাম, এবং পাসওয়ার্ড আপনার ইমেল প্রদানকারীর দ্বারা প্রস্তাবিতগুলির সাথে মেলে৷ এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে "প্রয়োজনীয় সুরক্ষিত পাসওয়ার্ড প্রমাণীকরণ (SPA)" টিক চিহ্নমুক্ত করা হয়েছে যদি না আপনার মেল সার্ভারের স্পষ্টভাবে এটির প্রয়োজন হয়৷
- উন্নত ট্যাবে, সেটিংস আপনার মেল প্রদানকারীর দ্বারা প্রস্তাবিত সেটিংগুলির সাথে মেলে কিনা তা পরীক্ষা করুন৷ আপনাকে আপনার সার্ভারের জন্য প্রয়োজনীয় পোর্ট নম্বরগুলি খুঁজে বের করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, SMTP সংযোগ সাধারণত TCP পোর্ট 465-এ কাজ করে।
দ্রষ্টব্য:এই সেটিংটি শুধুমাত্র Outlook 2013 এবং Outlook 2016-এ উপলব্ধ। Outlook 365-এ এটি পরিবর্তন করতে, আপনাকে একটি নতুন ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে উন্নত সেটআপ ব্যবহার করতে হতে পারে।
7. আউটলুক মেরামত টুল চালান
ইনবক্স মেরামত টুল (SCANPST.EXE) আউটলুক ডেটা ফাইলের ত্রুটিগুলি মেরামত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে (যা শেষ হয় .pst বা .ost)৷ এটি আউটবক্সে আটকে থাকা ইমেলগুলির সাথে যেকোন সমস্যা দূর করতে পারে৷ এই টুলটি ব্যবহার করতে, Outlook বন্ধ করুন এবং আপনার Outlook সংস্করণের উপর নির্ভর করে নিম্নলিখিত অবস্থানগুলির মধ্যে একটিতে নেভিগেট করুন:
- আউটলুক 2019:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
- আউটলুক 2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
- আউটলুক 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
- আউটলুক 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
- আউটলুক 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12
তারপর:
- SCANPST.EXE এ ডাবল ক্লিক করুন।
- আপনি স্ক্যান করতে চান এমন আউটলুক ডেটা ফাইল ব্রাউজ করুন এবং সনাক্ত করুন নির্বাচন করুন৷ ৷
- স্টার্ট টিপুন।
- যদি টুলটি ত্রুটি খুঁজে পায়, সেগুলি ঠিক করার চেষ্টা করতে মেরামত নির্বাচন করুন৷ ৷
- সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, Outlook পুনরায় চালু করুন এবং এটি এখন কাজ করে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
আউটবক্স সমস্যা সমাধান করা
যখন আপনার Outlook আউটবক্স কাজ করা শুরু করে, আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটি ঠিক করতে হবে — বিশেষ করে যদি আপনি ব্যবসার জন্য Outlook ব্যবহার করেন। সৌভাগ্যবশত, আউটলুক ব্যবহারকারীরা এই হতাশাজনক ত্রুটির জন্য অনেক সমাধান আবিষ্কার করেছেন। আশা করি, এই নির্দেশিকাটির সাহায্যে, আপনি আপনার আউটবক্স সমস্যার সমাধান করেছেন!
