মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের কাস্টম ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারগুলি আপনাকে ইমেলগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে, আপনার ইনবক্সকে ডিক্লাটার করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার অনুমতি দেয়৷ এই টিউটোরিয়ালটি ডেস্কটপ এবং মোবাইল উভয় ডিভাইসের জন্য Outlook-এ ফোল্ডার তৈরি এবং পরিচালনার প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আপনাকে গাইড করবে।
Windows এবং macOS-এর জন্য Outlook-এ ফোল্ডার তৈরি করুন
Windows এবং macOS-এর জন্য Microsoft Outlook অ্যাপের সাহায্যে, আপনি সহজেই আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে কাস্টম ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার যোগ করতে পারেন এবং ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয় নিয়মের মাধ্যমে বার্তাগুলি তাদের মধ্যে স্থানান্তর করতে পারেন৷
Microsoft Outlook এ ফোল্ডার তৈরি করুন
Microsoft Outlook এ একটি কাস্টম ফোল্ডার তৈরি করতে:
- সাইডবারে ইমেল অ্যাকাউন্টে ডান-ক্লিক করুন।
- নতুন ফোল্ডার বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷ ৷
- একটি ফোল্ডারের নাম টাইপ করুন এবং এন্টার টিপুন।
Microsoft Outlook এ সাব-ফোল্ডার তৈরি করুন
Microsoft Outlook এ একটি সাব-ফোল্ডার তৈরি করতে:
- একটি ডিফল্ট ফোল্ডার (যেমন, ইনবক্স বা পাঠানো আইটেম) বা সাইডবারে একটি কাস্টম ফোল্ডারে ডান ক্লিক করুন৷
- নতুন ফোল্ডার নির্বাচন করুন৷ ৷
- সাব-ফোল্ডারের নাম দিন এবং এন্টার টিপুন।
দ্রষ্টব্য:আপনি একটি মূল ফোল্ডারের মধ্যে একাধিক সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন৷
৷আউটলুকে ফোল্ডারের মধ্যে বার্তা সরান
আপনি ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপের মাধ্যমে আউটলুকের একটি কাস্টম ফোল্ডারে একটি ইমেল স্থানান্তর করতে পারেন; শুধু ক্লিক করুন এবং বার্তাটি টেনে আনুন এবং সাইডবারের ফোল্ডারে ছেড়ে দিন। একাধিক ইমেল হাইলাইট করতে Ctrl/Cmd কী চেপে ধরে রাখুন এবং সেগুলিকে একই সাথে সরান।
বিকল্পভাবে, আপনি করতে পারেন:
- আপনি যে ইমেল (বা ইমেলগুলি) সরাতে চান তা নির্বাচন করুন৷ ৷
- ডান-ক্লিক করুন এবং সরান সাব-মেনুতে কাস্টম ফোল্ডার নির্বাচন করুন। ফোল্ডারটি তালিকাভুক্ত না হলে, ফোল্ডার নির্বাচন করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং সরান আইটেম পপ-আপ উইন্ডোতে ফোল্ডারটি বেছে নিন।
দ্রষ্টব্য:মূল অবস্থান থেকে ইমেল বা ইমেলগুলিকে ফোল্ডারে সরানোর পরিবর্তে সরানোর সাব-মেনুতে ফোল্ডারে অনুলিপি করুন বিকল্পটি ব্যবহার করুন৷
কাস্টম নিয়মের সাথে ফোল্ডারে Outlook ইমেলগুলি সরান
আপনি Outlook এ নিয়ম সেট আপ করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলিকে কাস্টম ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের থেকে সমস্ত আগত ইমেল একটি কাস্টম ফোল্ডারে সরাতে চান:
- ইনবক্স ফোল্ডারটি খুলুন, প্রেরকের কাছ থেকে একটি ইমেল ডান-ক্লিক করুন এবং নিয়ম> নিয়ম তৈরি করুন নির্বাচন করুন। এটি নিয়ম তৈরি করুন ডায়ালগ আনতে হবে।
- {প্রেরকের নাম] এবং পাঠানোর পাশের চেক বক্সগুলি সক্রিয় করুন৷ তারপরে, সেন্ট টু ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন এবং প্রেরকের কাছ থেকে ইমেলগুলি গ্রহণকারী ইমেল অ্যাকাউন্টটি চয়ন করুন৷
- ফোল্ডার বক্সে আইটেম সরান সক্রিয় করুন, আপনি যে কাস্টম ফোল্ডারটিতে Outlook ইমেলগুলি সরাতে চান সেটি বেছে নিন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷
বিভিন্ন আউটলুক নিয়ম এবং ফাংশন তৈরি এবং পরীক্ষা করতে, হোম ট্যাব নির্বাচন করুন এবং আরও> নিয়ম> নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন। ম্যাকের জন্য আউটলুকে, মেনু বারে টুলস> নিয়ম নির্বাচন করুন। Outlook-এ নিয়ম সেট আপ এবং ব্যবহার সম্পর্কে আরও জানুন।
আউটলুকে কাস্টম ফোল্ডার পরিচালনা করুন
Microsoft Outlook-এ কাস্টম ফোল্ডারগুলি অ্যাপের সাইডবারে ডিফল্ট ফোল্ডারগুলির পাশাপাশি প্রদর্শিত হয় এবং সেগুলি পরিচালনা করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে৷
- একটি ফোল্ডার সরান:ফোল্ডার তালিকার উপরে বা নীচে একটি ফোল্ডারে ক্লিক করুন এবং টেনে আনুন এবং আপনি যখন দুটি অন্যান্য আইটেমের মধ্যে একটি বিভাজন রেখা দেখতে পান তখন ছেড়ে দিন। অথবা, এটিকে সাব-ফোল্ডার হিসাবে যুক্ত করতে অন্য ফোল্ডারে ছেড়ে দিন৷
- একটি ফোল্ডার পুনঃনামকরণ করুন:ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন, পুনঃনামকরণ নির্বাচন করুন এবং একটি নতুন নাম যোগ করুন৷
- একটি ফোল্ডার মুছুন:ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন এবং ফোল্ডার মুছুন নির্বাচন করুন। ভিতরে থাকা যেকোনো বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসল অবস্থানে চলে যাবে। আপনি ফোল্ডার এবং এর বিষয়বস্তু মুছে ফেলতে চাইলে, সমস্ত মুছুন নির্বাচন করুন৷ ৷
- পছন্দের তালিকায় একটি ফোল্ডার যুক্ত করুন:ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন এবং সহজে অ্যাক্সেসের জন্য এটিকে সাইডবারের পছন্দসই বিভাগে সরাতে পছন্দসইগুলিতে যুক্ত করুন নির্বাচন করুন৷
আউটলুক ওয়েব অ্যাপে ফোল্ডার তৈরি করুন
আউটলুকের ওয়েব সংস্করণে ফোল্ডার তৈরি করা ডেডিকেটেড ডেস্কটপ প্রোগ্রামের মতই কিন্তু ইউজার ইন্টারফেসে কিছু পার্থক্য রয়েছে।
Outlook.com এ ফোল্ডার তৈরি করুন
Outlook.com এ একটি ফোল্ডার তৈরি করতে:
- Outlook.com ওয়েব অ্যাপ খুলুন।
- সাইডবারে নিচে স্ক্রোল করুন এবং নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন নির্বাচন করুন।
- একটি নাম লিখুন এবং সংরক্ষণ নির্বাচন করুন৷ ৷
Outlook.com-এ সাব-ফোল্ডার তৈরি করুন
Outlook.com-এ একটি সাবফোল্ডার তৈরি করতে:
- সাইডবারে একটি ডিফল্ট বা কাস্টম ফোল্ডারে ডান-ক্লিক করুন।
- নতুন সাবফোল্ডার তৈরি করুন নির্বাচন করুন৷ ৷
- সাব-ফোল্ডারের নাম দিন এবং সংরক্ষণ নির্বাচন করুন।
আউটলুকের ফোল্ডারে আইটেমগুলি সরান
আপনি ড্র্যাগ এবং ড্রপ ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স থেকে একটি কাস্টম ফোল্ডারে আইটেমগুলি সরাতে পারেন৷ অথবা, বার্তাটিতে ডান ক্লিক করুন এবং সরান সাব-মেনুতে ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন।
আপনি একাধিক আইটেম নির্বাচন এবং সরাতে পারেন। Ctrl/Cmd কী ধরে রাখুন এবং নির্বাচন মোডে প্রবেশ করতে একটি ইমেল নির্বাচন করুন। তারপরে, আপনি যে বার্তাটি চান তা চেক করুন এবং টেনে আনুন এবং ড্রপ করুন বা সরান প্রসঙ্গ মেনু বিকল্পটি ব্যবহার করুন৷
নিয়ম সহ ফোল্ডারে ইমেল বার্তা সরান
Outlook.com আপনাকে এমন নিয়ম তৈরি করতে দেয় যা একটি পরিচিতি থেকে একটি কাস্টম ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারে নতুন বার্তা স্থানান্তর করতে পারে। একটি নিয়ম তৈরি করতে:
- প্রেরকের কাছ থেকে একটি ইমেল ডান-ক্লিক করুন এবং উন্নত ক্রিয়া নির্বাচন করুন> নিয়ম তৈরি করুন৷
- ফোল্ডারটি নির্দিষ্ট করুন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
অতিরিক্ত নিয়ম তৈরি করতে এবং উন্নত বিকল্পগুলি দেখতে, স্ক্রিনের উপরের-ডান কোণে গিয়ার আইকনটি নির্বাচন করুন এবং সমস্ত Outlook সেটিংস দেখুন> মেল> নিয়মগুলিতে যান৷
নাম পরিবর্তন করুন, মুছুন বা পছন্দের ফোল্ডার যোগ করুন
Outlook.com এর ডেস্কটপ কাউন্টারপার্টের মতো বেশ কিছু ফোল্ডার পরিচালনা এবং কাস্টমাইজেশন বিকল্প সরবরাহ করে।
- একটি ফোল্ডার সরান:আপনি Outlook.com সাইডবারে ফোল্ডারগুলিকে উপরে বা নীচে সরাতে পারবেন না, তবে সাবফোল্ডার তৈরি করতে আপনি সেগুলিকে অন্য ফোল্ডারের ভিতরে টেনে আনতে পারেন৷
- একটি ফোল্ডার পুনঃনামকরণ করুন:ডান-ক্লিক করুন এবং একটি নাম পরিবর্তন বা সম্পাদনা করতে পুনঃনামকরণ নির্বাচন করুন৷
- একটি ফোল্ডার মুছুন:ফোল্ডারটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং Outlook সাইডবার থেকে ফোল্ডারটি সরাতে ফোল্ডার মুছুন নির্বাচন করুন। আপনি ফোল্ডার এবং এর সমস্ত ইমেল বার্তা মুছে ফেলতে চাইলে খালি ফোল্ডার নির্বাচন করুন৷
- ফোল্ডারটিকে ফেভারিটে যুক্ত করুন:ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন এবং সাইডবারের ফেভারিট বিভাগের মধ্যে ফোল্ডারটি অন্তর্ভুক্ত করতে পছন্দসইগুলিতে যুক্ত করুন নির্বাচন করুন৷
Android এবং iOS-এর জন্য Outlook-এ ফোল্ডার তৈরি করুন
আইফোন এবং অ্যান্ড্রয়েডের জন্য মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য নতুন ফোল্ডার তৈরি করা কিছুটা বিভ্রান্তিকর হতে পারে কারণ অ্যাপটি একটি সরল পদ্ধতি অফার করে না। পরিবর্তে, আপনাকে অবশ্যই:
- ইমেল অ্যাকাউন্টের মধ্যে একটি ইমেল দীর্ঘক্ষণ প্রেস করুন এবং সরান আইকনে আলতো চাপুন।
- স্ক্রীনের উপরের ডানদিকে নতুন ফোল্ডার আইকনে আলতো চাপুন।
- ফোল্ডারটির নাম দিন এবং তৈরি করুন আলতো চাপুন৷ ৷
সামনের দিকে, আপনি এইভাবে আইটেমগুলিকে কাস্টম ফোল্ডারে সরাতে পারেন:
- একটি ইমেল দীর্ঘক্ষণ প্রেস করুন বা একাধিক বার্তা চয়ন করুন৷ ৷
- মুভ আইকনে ট্যাপ করুন।
- ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন৷ ৷
সাবফোল্ডার তৈরি করতে, আপনাকে অবশ্যই Outlook.com ব্যবহার করতে হবে, কারণ মোবাইল অ্যাপটিতে এই বৈশিষ্ট্যটির অভাব রয়েছে৷ একই স্বয়ংক্রিয় নিয়ম প্রযোজ্য; এগুলিকে ওয়েব ইন্টারফেসে তৈরি করুন এবং সেগুলি আপনার মোবাইলে কাজ করবে৷
৷অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএসের জন্য আউটলুক আপনাকে ফোল্ডারগুলিকে পছন্দসই হিসাবে চিহ্নিত করার অনুমতি দেওয়া ছাড়া ফোল্ডার পরিচালনার বিকল্পগুলি বৈশিষ্ট্যযুক্ত করে না। এটি করতে, আউটলুক মেনু খুলুন, সম্পাদনা আইকনে আলতো চাপুন এবং ফোল্ডারের পাশে তারকা চিহ্নে আলতো চাপুন৷
আপনার Microsoft Outlook অভিজ্ঞতা কাস্টমাইজ করুন
কাস্টম আউটলুক ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করে আপনার ডেস্কটপ এবং মোবাইল ডিভাইসে কার্যকর ইমেল পরিচালনার দিকে দীর্ঘ পথ যেতে পারে। আপনি সুবিধাজনকভাবে আপনার ইনবক্সকে শ্রেণীবদ্ধ করতে, অগ্রাধিকার দিতে এবং ডিক্লাটার করতে পারেন, এটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে ফোকাস করা সহজ করে তোলে৷ আরও ভাল ইমেল সংস্থার জন্য স্বয়ংক্রিয় নিয়মগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না৷
৷