মাইক্রোসফট আউटलুকে কাস্টম ফোল্ডার ও সাবফোল্ডার আপনাকে ইমেইল ক্যাটাগরাইজ করতে, ইনবক্স ডিক্লাটার করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো প্রায়োরিটি দিতে সাহায্য করে। এই টিউটোরিয়াল আপনাকে ডেস্কটপ ও মোবাইল ডিভাইস উভয়ের জন্য আউटलুকে ফোল্ডার তৈরি ও পরিচালনার প্রক্রিয়ায় গাইড করবে।
উইন্ডোজ ও ম্যাকের জন্য আউटलুকে ফোল্ডার তৈরি করুন
উইন্ডোজ ও ম্যাকের জন্য মাইক্রোসফট আউटलুক অ্যাপের মাধ্যমে, আপনি সহজে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলোর জন্য কাস্টম ফোল্ডার ও সাবফোল্ডার যোগ করতে পারেন এবং মেসেজগুলো ম্যানুয়ালি বা অটোমেটেড রুলস দিয়ে সরাতে পারেন।
মাইক্রোসফট আউटलুকে ফোল্ডার তৈরি করুন
মাইক্রোসফট আউटलুকে একটি কাস্টম ফোল্ডার তৈরি করতে:
- সাইডবারে ইমেইল অ্যাকাউন্টে রাইট-ক্লিক করুন।
- নিউ ফোল্ডার অপশন বেছে নিন।
- একটি ফোল্ডার নাম টাইপ করুন এবং এন্টার চাপুন।
মাইক্রোসফট আউटलুকে সাব-ফোল্ডার তৈরি করুন
মাইক্রোসফট আউटलুকে একটি সাব-ফোল্ডার তৈরি করতে:
- সাইডবারে একটি ডিফল্ট ফোল্ডার (যেমন ইনবক্স বা সেন্ট আইটেমস) বা একটি কাস্টম ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন।
- নিউ ফোল্ডার বেছে নিন।
- সাব-ফোল্ডারকে নাম দিন এবং এন্টার চাপুন।
নোট: আপনি একটি প্যারেন্ট ফোল্ডারের ভিতরে একাধিক সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন।
আউटलুকে মেসেজ ফোল্ডারهای درمیয়ে সরান
আপনি একটি ইমেইল কাস্টম ফোল্ডারে ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে সরাতে পারেন; শুধু মেসেজে ক্লিক করুন, ড্র্যাগ করুন এবং সাইডবারের ফোল্ডারের ওপর রিলিজ করুন। একাধিক ইমেইল একসাথে সিলেক্ট করে সরাতে Ctrl/Cmd কী ধরে রাখুন।
বিকল্পভাবে, আপনি এটি করতে পারেন:
- যে ইমেইল (বা ইমেইলগুলো) সরাতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
- রাইট-ক্লিক করুন এবং মুভ সাব-মেনুতে কাস্টম ফোল্ডার বেছে নিন। যদি ফোল্ডারটি লিস্টে না থাকে, তবে চুজ ফোল্ডার অপশন বেছে নিন এবং মুভ আইটেমস পপ-আপ উইন্ডোতে ফোল্ডারটি বেছে নিন।
নোট: মুভ সাব-মেনুর কপি টু ফোল্ডার অপশন ব্যবহার করুন ইমেইল বা ইমেইলগুলো মুভ করার বদলে কপি করতে।
কাস্টম রুলস দিয়ে আউटलুক ইমেইল ফোল্ডারগুলোর মধ্যে সরান
আপনি আউटलুকে রুলস সেট আপ করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলগুলো কাস্টম ফোল্ডারগুলোর মধ্যে সরাবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট প্রেরক থেকে আসা সব ইনকামিং ইমেইল একটি কাস্টম ফোল্ডারে সরাতে চান:
- ইনবক্স ফোল্ডার খুলুন, প্রেরক থেকে আসা একটি ইমেইলে রাইট-ক্লিক করুন এবং রুলস > ক্রিয়েট রুল বেছে নিন। এটি ক্রিয়েট রুল ডায়লগ খুলবে।
- ফ্রം {সেন্ডার নেম} এবং সেন্ট টু এর পাশে চেকবক্সগুলো সক্ষম করুন। তারপর সেন্ট টু ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন এবং প্রেরক থেকে ইমেইল পাওয়া ইমেইল অ্যাকাউন্টটি বেছে নিন।
- মув দ আইটেম টু ফোল্ডার বক্সটি সক্রিয় করুন, আপনি যে কাস্টম ফোল্ডারে আউटलুক ইমেইলগুলো সরাতে চান সেটি বেছে নিন এবং ওকে বেছে নিন।
বিভিন্ন আউटलুক রুলস ও ফাংশন তৈরি ও পরীক্ষা করতে, হোম ট্যাব বেছে নিন এবং মোর > রুলস > ম্যানেজ রুলস অ্যান্ড এলার্টস বেছে নিন। আউटलুক ফর ম্যাক-এ, মেনু বারে টুলস > রুলস বেছে নিন। আউटलুকে রুলস সেট আপ ও ব্যবহার সম্পর্কে আরও জানুন।
আউटलুকে কাস্টম ফোল্ডার পরিচালনা করুন
মাইক্রোসফট আউटलুকে কাস্টম ফোল্ডারগুলো অ্যাপের সাইডবারে ডিফল্ট ফোল্ডারগুলোর পাশে দেখা যায়, এবং এদের পরিচালনার বেশ কিছু উপায় আছে।
- ফোল্ডার সরান: ফোল্ডার লিস্টে একটি ফোল্ডার ক্লিক করে ড্র্যাগ করুন উপরে বা নিচে এবং রিলিজ করুন যখন দুটি আইটেমের মাঝে একটি ডিভাইডিং লাইন দেখেন। অথবা, অন্য একটি ফোল্ডারের ওপর রিলিজ করুন সেটিকে সাব-ফোল্ডার হিসেবে যোগ করতে।
- ফোল্ডার রিনেম করুন: ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন, রিনেম বেছে নিন এবং নতুন নাম দিন।
- ফোল্ডার ডিলিট করুন: ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন এবং ডিলিট ফোল্ডার বেছে নিন। ভিতরের মেসেজগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূল লোকেশনে চলে যাবে। আপনি যদি ফোল্ডার এবং এর কন্টেন্ট দুটোই মুছে ফেলতে চান, ডিলিট অল বেছে নিন।
- ফোল্ডার ফेভারিট লিস্টে যোগ করুন: ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন এবং অ্যাড টু ফেভারিটস বেছে নিন যাতে সাইডবারের ফেভারিটস সেকশনে সহজ অ্যাক্সেসের জন্য এসে যায়।
আউटलুক ওয়েব অ্যাপে ফোল্ডার তৈরি করুন
আউटलুক ওয়েব ভার্সনে ফোল্ডার তৈরি করা ডেস্কটপ প্রোগ্রামের মতোই কিন্তু ইউজার ইন্টারফেসে কিছু পার্থক্য আছে।
Outlook.com-এ ফোল্ডার তৈরি করুন
Outlook.com-এ একটি ফোল্ডার তৈরি করতে:
- Outlook.com ওয়েব অ্যাপ খুলুন।
- সাইডবারের নিচে স্ক্রোল করুন এবং ক্রিয়েট নিউ ফোল্ডার বেছে নিন।
- একটি নাম দিন এবং সেভ বেছে নিন।
Outlook.com-এ সাব-ফোল্ডার তৈরি করুন
Outlook.com-এ একটি সাবফোল্ডার তৈরি করতে:
- সাইডবারে একটি ডিফল্ট বা কাস্টম ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন।
- ক্রিয়েট নিউ সাবফোল্ডার বেছে নিন।
- সাব-ফোল্ডারকে নাম দিন এবং সেভ বেছে নিন।
আউटलুকে আইটেম ফোল্ডারগুলোর মধ্যে সরান
আপনি ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ ব্যবহার করে ইনবক্স থেকে আইটেমগুলো কাস্টম ফোল্ডারে সরাতে পারেন। অথবা, মেসেজে রাইট-ক্লিক করুন এবং মুভ সাব-মেনুতে ফোল্ডার বেছে নিন।
আপনি একাধিক আইটেমও সিলেক্ট করে সরাতে পারেন। Ctrl/Cmd কী ধরে একটি ইমেইল সিলেক্ট করুন সিলেকশন মোডে যেতে। তারপর চাওয়া মেসেজগুলো চেক করুন এবং ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন বা মুভ কনটেক্সচুয়াল মেনু অপশন ব্যবহার করুন।
রুলস দিয়ে ইমেইল মেসেজ ফোল্ডারগুলোর মধ্যে সরান
Outlook.com আপনাকে রুলস তৈরি করতে দেয় যা একটি কন্ট্যাক্ট থেকে আসা নতুন মেসেজগুলো কাস্টম ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারে সরাবে। একটি রুল তৈরি করতে:
- প্রেরক থেকে আসা একটি ইমেইলে রাইট-ক্লিক করুন এবং অ্যাডভান্সড অ্যাকশনস > ক্রিয়েট রুল বেছে নিন।
- ফোল্ডার নির্দিষ্ট করুন এবং ওকে বেছে নিন।
অতিরিক্ত রুলস তৈরি করতে এবং অ্যাডভান্সড অপশন দেখতে, স্ক্রিনের উপরের ডান কোণে গিয়ার আইকন বেছে নিন এবং ভিউ অল আউटलুক সেটিংস > মেইল > রুলস-এ যান।
ফোল্ডার রিনেম, ডিলিট বা ফেভারিটসে যোগ করুন
Outlook.com ডেস্কটপ কাউন্টারপার্টের মতো বেশ কিছু ফোল্ডার ম্যানেজমেন্ট ও কাস্টমাইজেশন অপশন প্রদান করে।
- ফোল্ডার সরান: আপনি Outlook.com সাইডবারে ফোল্ডারগুলো উপরে নিচে সরাতে পারবেন না, কিন্তু আপনি সেগুলো ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করে অন্য ফোল্ডারগুলোর ভিতরে সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন।
- ফোল্ডার রিনেম করুন: রাইট-ক্লিক করুন এবং রিনেম বেছে নিন নাম পরিবর্তন বা এডিট করতে।
- ফোল্ডার ডিলিট করুন: ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন এবং ডিলিট ফোল্ডার বেছে নিন আউटलুক সাইডবার থেকে ফোল্ডারটি সরাতে। এম্পটি ফোল্ডার বেছে নিন আপনি যদি ফোল্ডার এবং এর সব ইমেইল মেসেজ মুছে ফেলতে চান।
- ফোল্ডার ফেভারিটসে যোগ করুন: ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক করুন এবং অ্যাড টু ফেভারিটস বেছে নিন যাতে সাইডবারের ফেভারিটস সেকশনে ফোল্ডারটি অন্তর্ভুক্ত হয়।
অ্যান্ড্রয়েড ও iOS-এ আউटलুকে ফোল্ডার তৈরি করুন
আইফোন ও অ্যান্ড্রয়েডের জন্য মাইক্রোসফট আউटलুকে ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য নতুন ফোল্ডার তৈরি করা কিছুটা বিভ্রান্তিকর হতে পারে কারণ অ্যাপটি একটি সহজ পদ্ধতি অফার করে না। বরং, আপনাকে অবশ্যঃ
- ইমেইল অ্যাকাউন্টের ভিতরে একটি ইমেইল লং-প্রেস করুন এবং মুভ আইকনে ট্যাপ করুন।
- স্ক্রিনের উপরের ডান কোণে নিউ ফোল্ডার আইকনে ট্যাপ করুন।
- ফোল্ডারকে নাম দিন এবং ক্রিয়েট ট্যাপ করুন।
এখন থেকে, আপনি নিচের পদ্ধতিতে কাস্টম ফোল্ডারে আইটেম সরাতে পারেন:
- একটি ইমেইল লং-প্রেস করুন বা একাধিক মেসেজ বেছে নিন।
- মুভ আইকনে ট্যাপ করুন।
- ফোল্ডার বেছে নিন।
সাবফোল্ডার তৈরি করতে, আপনাকে Outlook.com ব্যবহার করতে হবে, কারণ মোবাইল অ্যাপে এই ফিচার নেই। একই কথা অটোমেটেড রুলসের জন্যও প্রযোজ্য; ওয়েব ইন্টারফেসে তৈরি করুন, সেগুলো আপনার মোবাইলেও কাজ করবে।
অ্যান্ড্রয়েড ও iOS-এ আউटलুক ফোল্ডার ম্যানেজমেন্ট অপশন দেয় না, শুধু ফোল্ডারগুলো ফেভারিট হিসেবে মার্ক করার অপশন দেয়। এটি করতে, আউटलুক মেনু খুলুন, এডিট আইকনে ট্যাপ করুন এবং ফোল্ডারের পাশে স্টার চিহ্নে ট্যাপ করুন।
আপনার মাইক্রোসফট আউटलুক অভিজ্ঞতা কাস্টমাইজ করুন
কাস্টম আউटलুক ফোল্ডার ব্যবহার ডেস্কটপ ও মোবাইল ডিভাইসে কার্যকর ইমেইল ম্যানেজমেন্টে বড় ভূমিকা পালন করে। আপনি সুবিধার সাথে ইমেইলগুলো ক্যাটাগরাইজ, প্রায়োরিটাইজ এবং ডিক্লাটার করতে পারেন, যাতে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলোর ওপর ফোকাস করা সহজ হয়। আরও ভালো ইমেইল অর্গানাইজেশনের জন্য অটোমেটেড রুলস ব্যবহার करना মনে রাখবেন।
