Excel এবং Google Sheets-এ VLOOKUP-এর প্রয়োজনীয় গাইড

Excel বা Google Sheets যথেষ্ট দিন ব্যবহার করলে, আপনি অবশ্যই VLOOKUP শব্দটির সামনে আসবেন। এটি কী এবং এটি কী করে? এই গাইডে, আমরা আলোচনা করব VLOOKUP কী করে, কীভাবে আপনি এটি ব্যবহার করে আপনার কাজ সহজ করতে পারেন, এবং Excel এবং Google Sheets-এ এটি সেরাভাবে কীভাবে ব্যবহার করবেন তার নির্দেশনা দেব।

আমরা VLOOKUP-এর চारों ओर ঘুরে এমন বিভিন্ন প্রশ্ন এবং সাধারণ ピットফলস/ভুলগুলোও নিয়ে আলোচনা করব যা আপনি কমান্ড ব্যবহার করার চেষ্টা করার সময় সম্মুখীন হতে পারেন।

VLOOKUP কী?

VLOOKUP – "ভার্টিক্যাল লুকআপ"-র সংক্ষিপ্ত রূপ – একটি ফাংশন যা Microsoft Excel-এ উদ্ভূত হয়েছে যা আপনাকে একটি কলামে একটি নির্দিষ্ট মান খুঁজে বের করতে দেয়, তারপর সেই ইনফরমেশন ব্যবহার করে একই সারি沿ে একটি ভিন্ন মান আনে।

উদাহরণস্বরূপ: আপনার তিনটি কলাম থাকতে পারে "নাম", "নম্বর", এবং "ঠিকানা" লেবেলের সাথে, এবং এই কলামগুলো তথ্য দিয়ে ভরা থাকতে পারে। VLOOKUP ব্যবহার করে, আপনি "নাম" কলামে একটি নির্দিষ্ট নাম খুঁজে বের করতে পারেন, তারপর সেই ইনফরমেশন ব্যবহার করে সেই নামের সাথে একই সারিতে পাওয়া একটি সংশ্লিষ্ট নম্বর বা ঠিকানা প্রদর্শন করতে পারেন। মনে রাখবেন, VLOOKUP কেস-সেনসিটিভ নয়।

হয়তো এটি ছোট ডেটা পুলে ব্যবহার করলে বিশেষ উপকারী মনে হয় না如前োক্ত উদাহরণে, কিন্তু এটি খুব কাজে আসে যখন আপনার শীটে প্রচুর পরিমাণ তথ্য থাকে এবং আপনি নির্দিষ্ট মানগুলো অন্য জায়গায় ব্যবহার করতে চান।

আপনি একটি মাস্টার লিস্ট তথ্যের তৈরি করতে পারেন একটি শীতে, তারপর পরবর্তী শীটগুলোতে VLOOKUP ব্যবহার করে মাস্টার লিস্ট থেকে ডেটা খেনচতে পারেন। তাহলে আপনাকে শুধু এক শীট আপডেট করতে হবে, এবং মানগুলো বাকি সব জায়গায় অটোমেটিক্যালি ফলো করবে।

সহজ ভাষায়, একটি VLOOKUP স্ট্রিং নিম্নরূপ:

=VLOOKUP( যে মানটি খুঁজতে চান, যে সেল রেঞ্জে খুঁজতে চান, যে কলাম নম্বরের মান দেখাতে চান, একজাক্ট বা অপ্রক্সিমেট ম্যাচ চান কিনা )

Excel এবং Google Sheets-এ VLOOKUP কীভাবে ব্যবহার করবেন

প্রথম দৃষ্টিতে, VLOOKUP স্ট্রিং ভয়ঙ্কর মনে হতে পারে, কিন্তু এটি আসলে দেখার চেয়ে অনেক সহজ, কারণ এই গভীর নির্দেশনায় দেখানো হবে।

1. আপনাকে একটি তথ্যের টেবিল দরকার যেখান থেকে ডেটা আনা যাবে। আমরা পূর্বে দেওয়া উদাহরণের মত আইডিয়া ব্যবহার করছি এবং তিনটি কলামের নিচে তথ্য যোগ করছি: নাম, ঠিকানা এবং ফোন নম্বর।

2. আমরা চাই যে নির্দিষ্ট ফিল্ডে যেই নাম থাকবে তার সংশ্লিষ্ট ফোন নম্বর আনা যাক। এই ক্ষেত্রে, আমরা "Iris Watson"-এর ফোন নম্বর আনা চাই।

3. স্ট্রিং শুরু করুন একটি খালি সেলে ডবল-ক্লিক করে এবং টাইপ করুন =VLOOKUP(। আপনি দেখবেন প্রথম প্রয়োজনীয় মান হল "lookup_value", যা আপনি ফোন নম্বর খুঁজে বের করার জন্য ব্যবহার করবেন।

4. যেহেতু আমরা ইতিমধ্যে আমাদের VLOOKUP-এর আগের সেলে "Iris Watson" নামটি যোগ করেছি, সেই সেলটিই আপনি lookup_value হিসেবে ব্যবহার করবেন। আপনার স্ট্রিং এখন এরকম দেখাবে: =VLOOKUP(e12,

5. পরবর্তী হল table_array। এটি সম্পূর্ণ তথ্যের টেবিল যেখান থেকে আপনি ডেটা আনা চান। সহজে সারাটি টেবিল হাইলাইট করুন যেখানে আপনার ডেটা অবস্থিত। এই ধাপে, আপনার স্ট্রিং এরকম দেখাবে: =VLOOKUP(e12,A1:C5,

6. আপনার স্ট্রিংয়ের তৃতীয় মান হল "col_index_number" বা কলাম ইন্ডেক্স নম্বর। এটি সেই কলামের নম্বর যেখান থেকে আপনি তথ্য বের করতে চাচ্ছেন। আমরা যে টেবিল অ্যারে সিলেক্ট করেছি, সেখানে "নাম" ১, "ঠিকানা" ২, এবং "ফোন নম্বর" ৩। যেহেতু আমরা একটি ফোন নম্বর VLOOKUP করতে চাই, আমাদের স্ট্রিং: =VLOOKUP(e12,A1:C5,3,

7. শেষে, আপনার স্ট্রিংয়ের শেষ অংশ হল আপনি একজাক্ট ম্যাচ চান কিনা অথবা অপ্রক্সিমেট ম্যাচ। আপনাকে TRUE টাইপ করতে হবে অপ্রক্সিমেটের জন্য এবং FALSE একজাক্টের জন্য। আমাদের কেসে, আমরা পরবর্তীটি বেছে নিলাম। আমাদের ফাইনাল স্ট্রিং: =VLOOKUP(E12,A1:C5,3,FALSE)

8. আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আমাদের VLOOKUP সফলভাবে "Iris Watson"-এর সংশ্লিষ্ট ফোন নম্বর আনে দিল।

নোট: এই গাইড Microsoft Excel ব্যবহার করে VLOOKUP দেখিয়েছে, কিন্তু আপনি Google Sheets-এ একই পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।

বহুতর মানদণ্ড ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার কীভাবে করবেন

VLOOKUP শুধু একটি মান আনার জন্য ডিজাইন করা, এবং একাধিক উৎস থেকে তথ্য লুক আপ করার জন্য অন্যান্য ফাংশন আছে—এটা মানে নয় যে আপনি VLOOKUP ব্যবহার করে একাধিক ক্রাইটেরিয়া খুঁজে বের করতে পারবেন না। একটি হেল্পার কলাম ব্যবহার করে, আপনি যুনিক আইডেন্টিফায়ার তৈরি করতে পারেন যা একাধিক সেল থেকে তথ্য সংরক্ষণ করে, তারপর VLOOKUPকে এই যুনিক আইডেন্টিফায়ারগুলো খুঁজে বের করার জন্য টইক করতে পারেন।

এটি সেসব কেসে উপকারী যেখানে একই মানয়ুক্ত একাধিক সেল থাকে। ধরুন, আমাদের টেবিলে "Iris Watson" নামে একাধিক সেল আছে। সাধারণ পরিস্থিতিতে, VLOOKUP লিস্টে প্রথম "Iris Watson"-কে পেলে তার মান আনে দেবে, কিন্তু আপনি অন্য একটি খুঁজছেন হতে পারেন।

হেল্পার কলামের ব্যবহার দিয়ে, আপনার একটি যুনিক আইডেন্টিফায়ার থাকবে যা VLOOKUP-এর সাহায্য করবে আপনার শীটের বিভিন্ন "Iris Watson" গুলোকে আলাদা করতে।

এই উদাহরণে, আমরা VLOOKUP ব্যবহার করছি একটি ঠিকানা প্রদর্শন করার জন্য ফোন নম্বরের বদলে। আমরা শীটে দ্বিতীয় "Iris Watson" যোগ করলাম ভিন্ন ঠিকানা এবং ফোন নম্বর সহ।

1. প্রথমে আমরা একটি হেল্পার কলাম তৈরি করলাম যা "নাম" এবং "ফোন নম্বর" সেলগুলোকে কম্বাইন করে একটি যুনিক আইডেন্টিফায়ার তৈরি করতে। আমরা CONCATENATE ফাংশন ব্যবহার করলাম, যা শুধু ভিন্ন সেল থেকে স্ট্রিং কম্বাইন করে। আপনার স্ট্রিং এরকম দেখাবে: =CONCATENATE(B2," | ",D2) আমরা পাইপ "|" সিম্বল এবং কিছু স্পেস যোগ করলাম নাম এবং ফোন নম্বরের মধ্যে বুঝতে সুবিধার জন্য। আপনি এই ফাংশন সম্পর্কে আরো জানতে চাইলে, CONCATENATE কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি নিয়ে আমাদের আর্টিকেল দেখুন।

2. একবার সফলভাবে ক্যাটেনেট হলে, হাইলাইটেড সেলের নিচে ডান কোণে ক্লিক করুন এবং হেল্পার কলামের অন্যান্য সেলগুলোর নিচে ড্র্যাগ করুন। এটি সেগুলোর ওপর একই ক্যাটেনেশন অ্যাপ্লাই করবে।

3. VLOOKUP-এর জন্য আপনাকে দুটি ফিল্ড দরকার। আমরা "নাম" এবং "নম্বর" লুকআপ ফিল্ড এবং একটি "ঠিকানা" ফিল্ড যোগ করলাম যা VLOOKUP ফলাফল দেখাবে।

4. আমরা চাই VLOOKUP "নাম" এবং "নম্বর" সার্চ ফিল্ডে প্রদত্ত ইনফরমেশন কম্বাইন করুক এমনভাবে যাতে সেগুলো আমাদের হেল্পার কলামে ব্যবহৃত ফরম্যাটের সাথে মিলে যায়। তাহলে VLOOKUP হেল্পার কলামে যুনিক আইডেন্টিফায়ারটি স্পট করতে পারবে এবং সংশ্লিষ্ট ঠিকানা আনে দেবে।

এটি আমাদের প্রাথমিক স্ট্রিং ছিল: =VLOOKUP(F9&" | "&F10,

F9 এবং F10 হল আমাদের "নাম" এবং "ঠিকানা" সার্চ ফিল্ড যথাক্রমে, এবং & সিম্বল ক্যাটেনেটের মতো কাজ করে দুটি ফিল্ডকে জোড়া দিয়ে। স্ট্রিংয়ের " | " অংশটি আমাদের হেল্পার কলামে ব্যবহৃত একই ডিভাইডার।

5. আপনাকে এখন শুধু VLOOKUP ফর্মুলার বাকি অংশ ফলো করতে হবে। টেবিল অ্যারে সিলেক্ট করতে হবে, কলাম ইন্ডেক্স নম্বর ইনপুট করতে হবে এবং একজাক্ট ম্যাচ সেট করতে হবে। আমাদের এন্ড স্ট্রিং: =VLOOKUP(F9&" | "&F10,A1:D6,3,FALSE)

6. আপনি দেখবেন শুধু নাম বা ঠিকানা সার্চ ফিল্ডে দিয়ে চলে না। উভয়ই পূরণ করতে হবে একটি সফল লুকআপের জন্য। নিচে আপনি দুটি ভিন্ন VLOOKUP ফলাফল দেখতে পাচ্ছেন যেহেতু আমাদের দুটি ভিন্ন "Iris Watson" আছে। আপনি সেকেন্ড সার্চ ফিল্ডে কোন ফোন নম্বর দেন সেটির উপর নির্ভর করে আপনি ভিন্ন ফলাফল পাবেন।

VLOOKUP কি INDEX-MATCH-से ভালো?

এই প্রশ্ন Microsoft Excel-এর প্রারম্ভিক দিন থেকেই तीব্র বিতর্কের বিষয়। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে, আমাদের বুঝতে হবে INDEX-MATCH আসলে কী। INDEX এবং MATCH দুটি আলাদা ফাংশন যা প্রায়শই কম্বাইন করা হয় VLOOKUP-এর চেয়ে আরও ভার্সাটাইল লুকআপ সিস্টেম তৈরি করতে।

MATCH ফাংশন ব্যবহার করা হয় যখন আপনি একটি সেল রেঞ্জের ভিতর একটি নির্দিষ্ট মানের পজিশন নম্বর খুঁজতে চান। INDEX, অন্যদিকে, টেবিল অ্যারে বা সেল রেঞ্জ থেকে একটি মান প্রদর্শন করার জন্য দুটি সম্ভাব্য ফরম্যাট ব্যবহার করে। দুটোকে কম্বাইন করে, MATCH ফাংশন ব্যবহার করে প্রদত্ত ইনফরমেশনের পজিশন নম্বর নির্ধারণ করা যায়, তারপর INDEX সেই পজিশন নম্বর ব্যবহার করে মান রিটার্ন করে।

দুটোর মধ্যে কোনটি ভালো সেটি নির্ভর করে কে ফাংশনটি ব্যবহার করছে। VLOOKUP নতুন ব্যবহারকারীদের এবং মিড-টিয়ার Excel বা Google Sheets ব্যবহারকারীদের প্রতি খুব বান্ধব, কারণ এটি সেট আপ এবং ব্যবহার করা অনেক সহজ। কিন্তু INDEX-MATCH অনেক বেশি ফ্লেক্সিবল এবং আরও বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহার করা যায়।

দিনের শেষে, অনেক বেশি মানুষ VLOOKUP ব্যবহার করা জানে INDEX-MATCH-এর চেয়ে, তাই যদি শীটটি অনেক নন-এডভান্সড ব্যবহারকারী অ্যাক্সেস করে, তবে VLOOKUP সম্ভবত ভালো পিক। কিন্তু শীটটি এক্সপার্টদের জন্য হলে, INDEX-MATCH সম্ভবত পথ।

VLOOKUP ব্যবহার করার সময় সাধারণ Dos এবং Don'ts

VLOOKUP ফাংশন لأول বার ব্যবহার করার সময় কিছু ভুল করা লজ্জার বিষয় নয়। অধিকাংশ Excel ভেটারানরা তাদের জীবনের কিছু সময় এখানে রইলেন। VLOOKUP ট্রাই করার সময় মনে রাখার কিছু কথা:

১. DO নিশ্চিত করুন যে Lookup_Value আপনার টেবিলের প্রথম কলামে আছে।

VLOOKUP এই অনুমানের ওপর কাজ করে যে আপনার lookup_value আপনার টেবিল অ্যারেতে প্রথম কলামে আছে। এটি শুধু তথ্য প্রদর্শন করতে পারে যদি সেই মানটি একই সারির একটি পরবর্তী সেলে থাকে। আপনার lookup_value অন্য জায়গায় রাখলে, ফাংশনটি ব্যর্থ হবে।

২. DON'T FALSE ব্যবহার করা ভুলে যান একজাক্ট ম্যাচের জন্য।

আপনার VLOOKUP স্ট্রিংয়ের শেষ অংশ আপনাকে নির্দেশ করতে দেয় মানটি FALSE একজাক্ট ম্যাচের জন্য বা TRUE আংশিক ম্যাচের জন্য। অনেক ব্যবহারকারী ভুলে TRUE ব্যবহার করেন, যা অ্যাকুরেট ফলাফলের পরিবর্তে ভুল ফলাফল দিতে পারে, অথবা তারা কোনো মান সেট করা ভুলে যান।

৩. DO কলাম ইন্ডেক্স নম্বর ডাবল-চেক করুন।

VLOOKUP কী প্রদর্শন করবে সেটি বড় নির্ভর করে আপনি স্ট্রিং টাইপ করার সময় সঠিক "col_index_num" সেট করেছেন কিনা। "col_index_num" বা কলাম ইন্ডেক্স নম্বর হল আপনার টেবিল অ্যারেতে প্রতিটি কলামের জন্য সেট করা সংখ্যাগত মান। প্রথম কলামের মান ১ মाना হয়, দ্বিতীয় ২, এবং এভাবে। আপনার স্ট্রিংয়ে ভুল "col_index_num" মান ইনপুট করলে, ফাংশন সম্পূর্ণ ভিন্ন ফলাফল দেখাবে।

৪. DO F4 ব্যবহার করুন ফর্মুলা অন্য সেলে কপি করার সময়।

VLOOKUP-এর সবচেয়ে উপকারী জিনিসগুলোর মধ্যে একটি হল আপনি ফর্মুলাটি নিচে ড্র্যাগ করে বিভিন্ন সেলে কপি করতে পারেন। সমস্যা হল, ফাংশন স্ট্রিংয়ে নির্দিষ্ট মানগুলোও নিচে শিফট হয়ে যায়, পুরো ফর্মুলা বিড়াল করে। এটি রোধ করতে, আপনার ফর্মুলার মানগুলোর ওপর কーソর রেখে F4 কী চাপুন। এটি সেগুলোকে অ্যাবসোলিউট ভ্যালুতে পরিণত করবে যা ফর্মুলা কপি হলে শিফট হবেন না।

সাধারণ VLOOKUP এরর এবং কীভাবে সেগুলো ঠিক করবেন

VLOOKUP ব্যবহার করার সময় আপনি যে সবচেয়ে সাধারণ এরর পাবেন সেটি হল "#NA" এরর, যদিও উল্লেখযোগ্য যে এই এরর আসার وراء অনেক কারণ থাকতে পারে।

১. আপনার Lookup_value আপনার টেবিল অ্যারের প্রথম কলামে নেই।

VLOOKUP-এর সবচেয়ে বড় সীমাবদ্ধতা হল এটি শুধু আপনার টেবিল অ্যারের সবচেয়ে প্রথম কলামে মান খুঁজে বের করতে পারে। আপনার lookup_value সেখানে না থাকলে, এটা #NA এরর দেবে। এর সমাধান হলে, আপনি আপনার ফর্মুলা টইক করে অন্য কলাম রেফারেন্স করতে পারেন বা আপনার কলামগুলো সরিয়ে lookup_value সঠিক জায়গায় আনতে পারেন।

২. VLOOKUP একজাক্ট ম্যাচ খুঁজে পাচ্ছে না।

আপনার VLOOKUP ফর্মুলার শেষ মান হল আপনার range_lookup আর্গুমেন্ট যা আপনি TRUE সেট করেন অপ্রক্সিমেট ম্যাচের জন্য বা FALSE একজাক্টের জন্য। আপনি যদি এই আর্গুমেন্ট FALSE সেট করেন, এবং VLOOKUP একজাক্ট ম্যাচ খুঁজে পায় না, তবে আপনি #NA এরর পাবেন।

আপনি যদি নিশ্চিত হন আপনার lookup_value-এ ম্যাচ থাকা উচিত, তবে আপনার টেবিল অ্যারেতে তথ্যগুলো ডাবল-চেক করুন নিশ্চিত করতে যে সব কিছু সঠিকভাবে ফরম্যাট করা এবং অনচাহার স্পেস নেই। নন-প্রিন্টিং ক্যারেক্টারও VLOOKUP-কে আইটেমগুলো সঠিকভাবে খুঁজে বের করতে বাধা দিতে পারে।

৩. অত্যধিক বড় ফ্লোটিং পয়েন্ট নম্বর

অসলে, ফ্লোটিং পয়েন্ট নম্বর হল দশমিক পয়েন্টযুক্ত নম্বর। VLOOKUP-এ, আপনার একটি ফিগার থাকলে যেটার দশমিকের পর খুব বেশি নম্বর আছে, তবে আপনি #NA এরর পাবেন। এটি ঠিক করা সহজ: আপনার নম্বরটি সর্বোচ্চ পাঁচ দশমিক স্থান পর্যন্ত রাউন্ড আপ করুন, এবং এটি কাজ করবে। আপনি ROUND ফাংশন ব্যবহার করে এটি করতে পারেন।

প্রশ্নোত্তর

১. range_lookup আর্গুমেন্ট খালি রেখে দিলে কী হয়?

একটি VLOOKUP স্ট্রিংয়ের চতুর্থ আর্গুমেন্ট – যেটি "TRUE" বা "FALSE" সেট করা উচিত – ঐচ্ছিক মনে হয়। এটি "TRUE" সেট করলে মানে আপনার VLOOKUP অপ্রক্সিমেট ম্যাচ খুঁজবে, কিন্তু "FALSE" মানটি একজাক্ট হওয়া বাধ্য করে। বিষয় হল, আপনি যদি এই আর্গুমেন্ট খালি রেখে দেন, VLOOKUP এটি ডিফল্টভাবে "TRUE" সেট করে দেয়, যা আপনার কাঙ্খিত ফলাফল বিড়ালাতে পারে।

২. VLOOKUP ব্যবহারের বিকল্পগুলো কী?

VLOOKUP ফাংশন ব্যবহারের সেরা বিকল্প হবে INDEX-MATCH কম্বো। মনে রাখবেন, তবে, এই ফাংশন কম্বিনেশন কিছুটা কঠিন শিখতে যেহেতু আপনাকে দুটি ভিন্ন ফাংশন মাষ্টার করতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে সেগুলো সঠিকভাবে একসাথে কাজ করে।

৩. কি কলামের বদলে সারি অনুযায়ী মান খুঁজে বের করা যায়?

হ্যাঁ। Excel এবং Google Sheets-এ HLOOKUP বা "হরিজন্টাল লুকআপ" ব্যবহার করে করা যায়। এই ফাংশন আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সারি থেকে মান লুক আপ করতে দেয়, তারপর একই কলামে কিন্তু ভিন্ন সারি থেকে একটি মান প্রদর্শন করে।

আপনি যদি আপনার সার্চ একক সারি বা কলামে সীমাবদ্ধ রাখতে চান, তবে LOOKUP ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন।