কোম্পানি ও ব্র্যান্ড গুগল ফর্মস টেমপ্লেট ব্যবহার করে বিভিন্ন কারণে ডেটা সংগ্রহ করে — কাস্টমার ফিডব্যাক, সার্ভে, জব অ্যাপ্লিকেশন, খরচ ট্র্যাকিং, ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন, পার্টি আমন্ত্রণ, এবং ইভ্যালুয়েশন ফর্ম।
ফর্ম টেমপ্লেট ব্যবহার করে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু না করলে সময় বাঁচা যায়। গুগল ফর্মস টেমপ্লেট ব্যবহারকারীদের সেকশন যোগ বা বাদ দিয়ে সহজে এডিট করার সুযোগ দেয়।
গুগল ফর্মস টেমপ্লেট কীভাবে পাবেন
গুগল ফর্ম টেমপ্লেট অ্যাক্সেস করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- আপনার গুগল একাউন্টে লগইন করুন
- গুগল ফর্মস (Google Forms)-এ যান
- টেমপ্লেট গ্যালারি (Template Gallery)-এ ক্লিক করুন
- এটি পুরো টেমপ্লেট গ্যালারি খুলবে যা এডুকেশন (Education), পার্সোনাল (Personal) এবং ওয়ার্ক (Work) — এই তিন ক্যাটাগরিতে বিভক্ত।
গুগল ফর্মসের সেরা টেমপ্লেটগুলো কোনগুলো? এই আর্টিকেলে দশটি সেরা টেমপ্লেট নিয়ে আলোচনা করা হবে।
১. কন্ট্যাক্ট ফর্ম (Contact Forms)
কন্ট্যাক্ট ফর্ম হলো সবচেয়ে বেসিক এবং ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত ফর্ম, যা ওয়েবসাইট ভিজিটরদের কন্ট্যাক্ট ইনফরমেশন সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত হয়।
গুগলের ফর্ম টেমপ্লেট থেকে কন্ট্যাক্ট ফর্ম তৈরি করা 상대적으로 সহজ। কাস্টোমাইজেবল ইন্টারফেস ব্যবহারকারীদের ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে ফর্ম এলিমেন্ট সাজাতে দেয়।
অতিরিক্তভাবে, ফর্ম পার্টস ইভেন্ট বা অ্যাকশন অনুযায়ী সাজানো যায়।
যেহেতু গুগল ফর্মস গুগল শিটসের সাথে ইন্টিগ্রেটেড, স্প্রেডশিটে ডেটা দেখলে বিশ্লেষণ করা সহজ হয়।
২. ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন (Event Registration)
গুগল ফর্মসে যান এবং ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন (Event Registration) টেমপ্লেটে ক্লিক করুন।
টেমপ্লেটের কিছু প্রশ্ন আপনার ইভেন্টের জন্য উপযোগী হতে পারে, অন্যগুলো নাও হতে পারে। কোনো আইটেম পরিবর্তন করতে চাইলে সেটিতে ক্লিক করে অপশনগুলো দেখুন।
প্রশ্ন পরিবর্তন করতে চাইলে সাজেস্ট করা টেক্সটে ক্লিক করে এডিট করুন যাতে প্রাসঙ্গিক হয়।
ফিল্ড 네ম-এ ক্লিক করলে গুগলের অটোমেটিক্যালি জেনারেট করা রিকমেন্ডেড আンサー টাইপগুলো দেখাবে।
প্রতিটি কুয়েশ্চন বক্সের নিচে আপনি ডুপ্লিকেট, ডিলিট, অপশনাল বা রিকোয়ার্ড করা, ডেসক্রিপশন যোগ করা, বা রেসপন্স ভ্যালিডেশনের জন্য কريتেরিয়া যোগ করা — এই সব করতে পারবেন।
সেটিংস সম্পূর্ণ করুন যাতে সাবমিশন রিসিভ করতে পারেন। ফর্মের উপরের ডান কোণে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন।
জেনারেল সেটিংস ট্যাব:
- ফর্ম পূরণ করার সবার ইমেইল ঠিকানা অটোমেটিক্যালি সংগ্রহ করতে দেয় (বক্সে টিক দিন)
- প্রতি ব্যক্তির জন্য রেসপন্স লিমিট ১ করে দেয়
- রেসপন্ডেন্টদের সাবমিশন এডিট করতে দেয়
- টেক্সট রেসপন্সের সমারি চার্ট আকারে দেখতে দেয়
প্রেজেন্টেশন সেটিং ট্যাবে সাবমিশনের পর দেখানো প্রি-ফিল্ড মেসেজ থাকবে। সাজেস্ট করা মেসেজ ব্যবহার করুন বা আপনার ইভেন্টের জন্য কাস্টোমাইজ করুন।
ফর্মের লুক পরিবর্তন করতে হেডার ইমেজ, থিম কালার, ব্যাকগ্রাউন্ড কালার এবং ফন্ট স্টাইল এডিট করতে পারেন।
ইমেইল, ওয়েব বা ল্যান্ডিং পেজে এম্বেড করা, বা লিংক শেয়ার করে ফর্ম পাঠান বা শেয়ার করুন।
লোকেরা রেসপন্স দিতে শুরু করলে রেসপন্সেস (Responses) ট্যাবে ক্লিক করে তথ্য দেখুন।
রেসপন্স ট্যাব থেকে স্প্রেডশিট তৈরি করতে হয়েgreen প্লাস সাইন ক্লিক করে ক্রিয়েট অ নিউ স্প্রেডশিট (Create a New Spreadsheet) বেছে নিন।
গুগল ফর্মস ছোট ইভেন্টের জন্য উপকারী। কিন্তু বড় ইভেন্টের জন্য এটি সেরা চয়েস নয় কারণ এটি পেমেন্ট প্রসেস করতে পারে না।
অতিরিক্তভাবে, ইভেন্টের দিনে আপনাকে প্রিন্ট করা অ্যাটেন্ডি লিস্ট থেকে ম্যানুয়ালি প্রতিটি পার্টিসিপ্যান্ট চেক অফ করতে হবে।
৩. ইভেন্ট ফিডব্যাক সার্ভে (Event Feedback Survey)
ইভেন্টের পর দর্শকরা কতটুকু সন্তুষ্ট ছিলেন সেটা জানা ভবিষ্যতের ইভেন্ট উন্নতির জন্য মূল্যবান।
গুগল প্রশ্নগুলো সাজেস্ট করে এবং রেটিং চায়, যथा:
- ইভেন্টের সাথে সন্তুষ্টি
- আপনার চাকরির জন্য প্রাসঙ্গিকতা ও সহায়তা
- ইভেন্ট থেকে মূল টেকওয়ে (Key takeaways)
ফর্মের সব এলিমেন্ট, হেডার সহ, কাস্টোমাইজেবল। ফর্ম পেইজে রেসপন্স ট্র্যাক করুন এবং গুগল শিটসে স্প্রেডশিটে পাঠান।
৪. অর্ডার ফর্ম (Order Forms)
ব্যবসায়ী বাহ্যিক সাপ্লায়ার থেকে পণ্য বা সার্ভিস অর্ডার করার সময় অর্ডার ফর্ম ব্যবহার করে যাতে সঠিক পণ্য পান।
গুগলের সাজেস্ট করা কিছু প্রশ্ন:
- আপনি কি নতুন বা পুরনো কাস্টমার?
- পণ্যের প্রোডাক্ট নম্বর লিখুন
- পণ্যের অপশন: রঙ, আকার, পরিমাণ
- কন্ট্যাক্ট ইনফরমেশন
গুগল ফর্মস টেমপ্লেট এডিটর দিয়ে আপনার ব্যবসার জন্য অর্ডার ফর্ম কাস্টোমাইজ করুন।
৫. কাস্টমার ফিডব্যাক (Customer Feedback)
আপনার ব্যবসা সফল হলে কাস্টমারদের সন্তুষ্ট ও খুশি রাখা জরুরি। কাস্টমার ফিডব্যাক ফর্ম কোম্পানিগুলোকে স্ট্রাঙ্গ কাস্টমার সার্ভিস বজায় রাখার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য দেয়।
আপনার কাস্টমারদের জন্য নির্দিষ্ট প্রশ্নের তালিকা তৈরি করুন যাতে কনস্ট্রাক্টিভ ফিডব্যাক পাওয়া যায় এবং ভ্যাগ রেসপন্স এড়ানো যায়।
যৌক্তিক পরামর্শ ও চিন্তায় গমন করা বর্তমান কাস্টমারদের চাহিদা পূরণ এবং নতুন কাস্টমার আকর্ষণ করতে সাহায্য করে।
৬. জব অ্যাপ্লিকেশন (Job Application)
জব অ্যাপ্লিকেশন টেমপ্লেট ব্যবহার করলে হায়ারিং ম্যানেজারদের অ্যাপ্লিক্যান্টদের তুলনা করা সহজ হয়।
পদবীর চাহিদা অনুযায়ী প্রশ্নগুলো এডিট ও কাস্টোমাইজ করুন। সব অ্যাপ্লিকেশনের জন্য একই ফরম্যাট ব্যবহার করলে সবার স্কিল ও অভিজ্ঞতা তুলনা করা সহজ হয়।
৭. টাইম অফ রিকোয়েস্ট (Time Off Request)
গুগল ফর্মস টাইম অফ রিকোয়েস্টের জন্য ব্যবহার করার একটি সুবিধা হলো সাবমিট করা ফর্ম থেকে স্প্রেডশিট তৈরি করা যায়।
স্প্রেডশিটে কর্মীদের রিকোয়েস্ট ট্র্যাক করুন যাতে প্রয়োজনে কভারেজ থাকে।
টাইম অফের কারণ অন্তর্ভুক্ত করুন (যেমন: অসুস্থতা, ব্যক্তিগত, শোক) যাতে টাইম অফ ট্র্যাক করা যায়।
৮. ওয়ার্ক রিকোয়েস্ট (Work Request)
ওয়ার্ক রিকোয়েস্ট টেমপ্লেট ডিফল্টভাবে নিচ সার্ভিস কোম্পানিগুলোর জন্য: হিটিং/এসি, প্লাম্বিং, এবং পেস্ট কন্ট্রোল।
কন্ট্যাক্ট ইনফরমেশনের বাইরেও সাজেস্ট করা কিছু প্রশ্ন:
- প্রায়োরিটি (Priority)
- ডিউ ডেট (Due date)
- আরও বিস্তারিত (More details)
ফর্মটি যেকোনো প্রোডাক্ট বা সার্ভিস প্রদানকারী ব্যবসার জন্য এডিট ও কাস্টোমাইজ করা যায়।
৯. পার্টি আমন্ত্রণ (Party Invitations)
পারিবারিক বা ব্যবসায়িক পার্টি হলে গুগল পার্টি আমন্ত্রণ টেমপ্লেট ব্যবহার করে ফর্ম তৈরি করুন।
নাম এবং কতজন আসবে এই 曲目 প্রশ্নের বাইরেও গুগল সাজেস্ট করে যে প্রতিটি ব্যক্তি কী আনবে এবং কোনো ডায়েটারি রেস্ট্রিকশন আছে কিনা।
১০. কোর্স ইভ্যালুয়েশন (Course Evaluation)
কাস্টমার ও ইভেন্ট ফিডব্যাক ফর্মের মতোই, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান কোর্স ইভ্যালুয়েশন ব্যবহার করে কোর্স কন্টেন্ট এবং ইনস্ট্রাক্টরের গুণগত মান নির্ণয় করে।
গুগল ফর্ম টেমপ্লেটের সুবিধা ও অসুবিধা
গুগল ফর্মস টেমপ্লেট ফর্ম ডিজাইন করা, বিতরণ করা এবং সংগৃহীত ডেটা গাদার করা সহজ করে দেয়। উপরের সব ফর্ম একই প্রসেস ও ধাপ অনুসরণ করে। আমরা উপরে ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ফর্মের জন্য ডিটেইলস আউটলাইন করেছি।
প্রসেস সারমর্ম:
- একটি টেমপ্লেট বেছে নিন
- আপনার চাহিদা অনুযায়ী কাস্টোমাইজ করুন
- সেটিংসের অপশন বেছে নিন
- প্রেজেন্টেশন ট্যাবে প্রগ্রেস বার, কুয়েশ্চন অর্ডার শাফল করা, এবং কনফারমেশন মেসেজ এডিট করা থাকে
- ফর্ম বিতরণ (Send form) — ইমেইল, ওয়েব বা ল্যান্ডিং পেজে এম্বেড, বা লিংক শেয়ার
- রেসপন্স আসার সাথে সাথে দেখুন। সামারি ভিউতে গ্রাফিক্যাল ফরম্যাটে ডেটা দেখুন। অথবা একক রেসপন্ডেন্টের সাবমিট করা ডেটা দেখুন।
যেহেতু গুগল ফর্মস টেমপ্লেট অনলাইন টুল, একই ফর্মে একাধিক লোক রিয়েল-টাইমে শেয়ার ও কলাবোরেট করতে পারে।
এটি ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ট্র্যাক করতে এবং কাস্টমার রিলেশনশিপ লিস্ট ম্যানেজ করতে খুব সহায়ক। অতিরিক্তভাবে, গুগল বেসিক কন্ডিশনাল লজিক ফিচার দেয়। অর্থাৎ রেসপন্ডেন্ট যেসব রেসপন্স সিলেক্ট করবে তার উপর ভিত্তি করে অটোমেটিক্যালি ফর্ম সেকশন স্কিপ করতে পারবে।
তবে, আপনার চাহিদা খুব জটিল হলে আরও সফিস্টিকেটেড ফর্ম বিল্ডার দরকার হতে পারে। গুগল যদি কিছু লজিক কুয়েশ্চন দেয়, তবে সেটা খুব বেসিক এবং নির্দিষ্ট কুয়েশ্চন টাইপের জন্য কাজ করে। বেশি পেজ বা কুয়েশ্চন 가진 জটিল সার্ভে জন্য এটি ভালো কাজ করে না।
গ্রাফিক্যাল এডিটর ডিজাইন ফিচার সীমিত এবং অন্য ফর্ম বিল্ডারের মতো অপশন নেই। কিন্তু দামে এই টুলটি বিট করা যায় না, তাই একবার গুগলের ফর্ম টেমপ্লেট ট্রাই করে দেখুন আপনার চাহিদা পূরণ হয় কিনা।
আপনি কীভাবে গুগল ফর্মস এবং গুগল ফর্ম টেমপ্লেট ব্যবহার করছেন? কমেন্টে জানান।
