মাইক্রোসফট ফর্মস ব্যবহার করার পদ্ধতি

রিমোট ওয়ার্কে তীব্র বৃদ্ধির কারণে অনেক 고용주를 ক্লাউড-ভিত্তিক সফটওয়্যার সমাধানের দিকে ধাক্কা দিয়েছে। এর মানে আগের চেয়ে অনেক বেশি মানুষের মাইক্রোসফট অফিস ৩৬৫ স্যুটের অ্যাপ্লিকেশনগুলোর অ্যাক্সেস আছে, যার মধ্যে মাইক্রোসফট ফর্মস। মাইক্রোসফট ফর্মস একটি অনলাইন-ওনلی অ্যাপ যা আপনি কুইজ, সার্ভে, এবং অন্যান্য ধরনের ফর্ম তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।

আপনার যদি প্রিমিয়াম অফিস ৩৬৫ অ্যাকাউন্ট না থাকে, তবে আপনি একটি ফ্রি মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টে সাইন আপ করে মাইক্রোসফট ফর্মস ব্যবহার করতে পারেন। নিচে, আমরা আপনাকে মাইক্রোসফট ফর্মস কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি নিয়ে যাব, যার মধ্যে: কীভাবে একটি ফর্ম তৈরি করবেন, রেসপন্স কালেক্ট করবেন, এবং ফলাফল অ্যাক্সেস করবেন।

একটি মাইক্রোসফট ফর্ম তৈরি করার পদ্ধতি

forms.office.com-এ লগ ইন করে শুরু করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে, আপনি একটি ফর্ম বা কুইজ তৈরি করতে বেছে নিতে পারেন, অথবা মাইক্রোসফট দ্বারা প্রদত্ত ফ্রি বা প্রিমিয়াম টেমপ্লেটগুলোর একটি ব্যবহার করতে পারেন।

New Form তৈরি করে শুরু করুন এবং এটিকে একটি শিরোনাম এবং विवরণ দিন। আপনি চাইলে ফর্মের হেডারে একটি ছবি যোগ করতে পারেন।

প্রশ্নের ধরন

Add new বাটন সিলেক্ট করুন এবং একটি প্রশ্নের ধরন বেছে নিন। মাইক্রোসফট ফর্মস প্রশ্নের ধরনের একটি প্রকার সরবরাহ করে। নোট: আপনি যেকোনো প্রশ্ন কপি, ডিলিট, সরানো, সাবটাইটেল যোগ, বা রিকোয়ার রেসপন্স করতে পারেন।

Choice। স্ট্যান্ডার্ড মাল্টিপল চয়েস প্রশ্নের জন্য এই প্রশ্নের ধরন ব্যবহার করুন। অপশনগুলোর মধ্যে রয়েছে উত্তর শাফল করা, ছবি বা ভিডিও যোগ করা, এবং উত্তর ড্রপ-ডাউন লিস্ট, রেডিও বাটন, বা চেকবক্স হিসেবে প্রদর্শন করা (একাধিক উত্তরের জন্য)।

Text। লিখিত উত্তর প্রয়োজনীয় প্রশ্নের জন্য এই ধরন ব্যবহার করুন। অপশনগুলোর মধ্যে রয়েছে লম্বা উত্তর অনুমতি দেওয়া এবং ছবি বা ভিডিও যোগ করা।

Rating। এই প্রশ্নের ধরন রেসপন্ডেন্টদের একটি স্কেলে রেটিং দেওয়ার জন্য বলে। অপশনগুলোর মধ্যে রয়েছে ছবি বা ভিডিও যোগ করা। স্কেলে দুই থেকে দশ লেভেল থাকতে পারে, এবং আপনি নাম্বার স্কেল বা স্টার সিম্বলগুলির মধ্যে বেছে নিতে পারেন।

Date। উত্তর একটি তারিখ হলে এই প্রশ্নের ধরন ব্যবহার করুন।

Ranking। রैंकিং প্রশ্নের ধরন রেসপন্ডেন্টদের আপনার প্রদত্ত অপশনগুলো ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করে র‍্যাঙ্ক করার অনুমতি দেয়। আপনি ছবি বা ভিডিও এবং দশ অপশন পর্যন্ত যোগ করতে পারেন।

Likert। এই প্রশ্নের ধরন Rating-এর সাথে মিলত। একটি Likert প্রশ্ন রেসপন্ডেন্টদের একটি স্টেটমেন্টের সাথে কতটুকু সেটি সম্মত বা অসম্মত সেটি ইন্ডিকেট করতে বলে।

File Upload। এই প্রশ্নের ধরন শুধু যেসব ব্যবহারকারীর OneDrive for Business অ্যাকাউন্ট আছে তাদের জন্য উপলব্ধ। এই প্রশ্নের ধরন বেছে নেলে আপনার OneDrive for Business-এ একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি হবে, এবং রেসপন্ডেন্টরা সেখানে তাদের ফাইল আপলোড করবে।

Net Promoter Score®। Rating প্রশ্নের ধরনের মতোই, মাইক্রোসফট বলে এই ধরনের প্রশ্নগুলো "NPS стандар্ডের সাথে প্রি-সেট, কিন্তু আপনি কাস্টোমাইজ করতে পারেন আপনার যদি স্পেশাল রিকোয়ারমেন্ট থাকে। আপনি এই প্রশ্নের ধরন ব্যবহার করলে, আপনাকে একটি সামারি পেজ এক্সেস मिलবে যা ওভারঅল স্কোর এবং ডিস্ট্রিবিউশন দেখাবে।"

Add a new section। আপনি যদি আপনার ফর্মের মধ্যে সেকশন তৈরি করতে চান তবে এই অপশন বেছে নিন। আপনি সেকশন যোগ, ডিলিট, এবং সরাতে পারেন প্রশ্নের মতোই।

যেকোনো সময়, আপনি আপনার ফর্ম রেসপন্ডেন্টদের কীভাবে দেখাবে সেটি দেখতে পারেন Preview-এ ক্লিক করে।

ব্রাঞ্চিং

মাইক্রোসফট ফর্মস আপনাকে কোয়েশ্চন লজিক প্রয়োগ করতে দেয় (তারা এটিকে "ব্রাঞ্চিং" বলে)। মোর অপশন আইকনে ক্লিক করুন এবং Add branching সিলেক্ট করুন। আপনি যে প্রশ্নে ব্রাঞ্চিং প্রয়োগ করতে চান সেটিতে নেভিগেট করুন, এবং প্রতিটি সম্ভাব্য উত্তরের জন্য, আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন রেসপন্ডেন্টকে পরবর্তী কোন প্রশ্নে নির্দেশিত করা হবে।

আপনার মাইক্রোসফট ফর্মকে সুন্দর করা

Theme সিলেক্ট করুন আপনার ফর্মের লুক এবং ফিল স্পাইস আপ করার কিছু অপশন देखने জন্য।

আপনি করতে পারেন:

1. মাইক্রোসফটের প্রস্তাবিত Theme ideas-এ থেকে একটি বেছে নিন
2. আপনার ফর্মের এলিমেন্টের জন্য একটি প্রধান রঙ বেছে নিন
3. আপনার পছন্দের একটি ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ খুঁজে বের করুন বা আপলোড করুন

আপনি যদি তৃতীয় অপশন বেছে নেন, তবে আপনি কিংবা বিং-এ একটি ছবি সার্চ করতে পারেন অথবা আপনার OneDrive অ্যাকাউন্ট বা আপনার কম্পিউটার থেকে আপনার নিজস্ব ছবি আপলোড করতে পারেন। আপনি ক্রিয়েটিভ কমন্স লাইসেন্স দিয়ে ট্যাগ করা শুধু সেসব ইমেজ সার্চ রেজাল্টে পাওয়া যাবে সেটিও বেছে নিতে পারেন, যা খুব هان্ডি। আপনি যে ছবিটি বেছে নিয়েছেন সেটিকে আপনার ফর্মের ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ হিসেবে সেট করতে Add বাটন চাপুন।

মনে রাখবেন, আপনি সবসময় Preview সিলেক্ট করে দেখতে পারেন আপনার ফর্ম কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইসে রেসপন্ডেন্টদের কীভাবে দেখাবে।

আপনার ফর্ম শেয়ার করা এবং রেসপন্স পাওয়া

Send বাটন ক্লিক করুন আপনার ফর্ম ডিস্ট্রিবিউশনের জন্য প্রস্তুত করতে। সেখান থেকে, আপনি ফর্মের লিঙ্ক কপি করতে পারেন, একটি QR কোড জেনারেট করতে পারেন, এম্বেড কোড কপি করতে পারেন, ইমেইল মাধ্যমে ফর্ম লিঙ্ক শেয়ার করতে পারেন, বা ফেসবুক বা টুইটারে পোস্ট করতে পারেন।

আপনি যদি একটি প্রিমিয়াম মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টে লগ ইন থাকেন, তবে আপনি কে আপনার ফর্মে রেসপন্স দিতে পারবে সেটি লিমিট করার অতিরিক্ত উপায় দেখবেন।

অপশনগুলো হলো:

• যেউ কেউ রেসপন্স দিতে পারে
• শুধু আমার প্রতিষ্ঠানের লোকজন রেসপন্স দিতে পারে
• আমার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট লোকজন রেসপন্স দিতে পারে

আপনি আপনার ফর্ম কেউ অন্যের সাথে টেমপ্লেট হিসেবে শেয়ার করার জন্য একটি লিঙ্কও জেনারেট করতে পারেন।

আপনার ফর্ম প্রিন্ট করতে, More options আইকন এবং Print form সিলেক্ট করুন।

রেসপন্স দেখা

Responses ট্যাব দেখুন রেসপন্সের একটি ড্যাশবোর্ড পেতে। মাইক্রোসফট আপনাকে কিছু বেসিক ডেটা দেয়, যেমন কতগুলো রেসপন্স আপনার আছে, রেসপন্ডেন্টদের ফর্ম কমপ্লিট করতে গড় কত সময় লেগেছে, এবং ফর্মটি এক্টিভ নাকি ক্লোজড।

আপনি যদি More options আইকন সিলেক্ট করেন, তবে আপনি সব রেসপন্স ডিলিট করতে পারেন, একটি সামারি প্রিন্ট করতে পারেন, বা অন্যদের সাথে শেয়ার করার জন্য একটি সামারি লিঙ্ক তৈরি করতে পারেন।

View results বাটন সিলেক্ট করুন প্রতিটি إندিভিজুয়াল রেসপন্স ক্লিক থ্রু করতে। অথবা, Open in Excel সিলেক্ট করুন ফর্ম রেসপন্সগুলো একটি স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট করতে। Responses ড্যাশবোর্ড প্রতিটি প্রশ্নের রেসপন্স সারমর্মে দেখায়, প্রায়শে চার্টে রেজাল্ট প্রদর্শন করে।

ফর্ম তৈরি করার অন্যান্য টুলস

মাইক্রোসফট ফর্মস অধিকাংশ ওয়ার্কপ্লেস এবং ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য যথেষ্ট রবাস্ট, কিন্তু এটি শহরে একমাত্র খেলোয়াড় নয়। আপনি অন্যান্য টুলস যেমন SurveyMonkey vs. Google Forms আমাদের তুলনা পড়তে পারেন, বা 10 best Google forms templates সম্পর্কে জানতে পারেন, অথবা কিভাবে টেবিল দিয়ে একটি ফিলেবল গুগল ডক্স ফর্ম তৈরি করবেন সেটিও শিখতে পারেন।