যদি আপনি ম্যাকএ ডকুমেন্ট, স্প্রেডশিট বা প্রেজেন্টেশনে কোলাবরেট করার পরিস্থিতিতে পড়েন, তবে এটি করার বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। পেজ, 넘برز এবং কিনোট সবই ঘরে বসেই কাজ করলে বা অফিসে কাজ করলে কোলাবরেশনের জন্য চমৎকার ফিচার অফার করে।
জিনিসগুলো আপনার জন্য সহজ করতে, এই টিউটোরিয়াল আপনাকে এই ফিচারগুলোর মাধ্যমে গাইড করবে যাতে ডকুমেন্টে একসাথে কাজ করা সহজ হয়।
অন্যদের ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো
আপনি যখন ডকুমেন্টে কোলাবরেট করতে চান, তখন প্রথম কাজ হলো আপনার পার্টিসিপ্যান্ট(রা)কে আমন্ত্রণ জানানো। আপনার ম্যাক শেয়ার মেনু সেটিংসের উপর নির্ভর করে আপনার কাছে কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে। এবং তিনটি অ্যাপ্লিকেশনের জন্য প্রক্রিয়াটি একই।
- আপনি যে ডকুমেন্ট, ওয়ার্কবুক বা প্রেজেন্টেশন শেয়ার করতে চান সেটি খুলুন।
- টুলবারের Collaborate বাটনে ক্লিক করুন বা মেনু বারের থেকে Share > Collaborate With Others সিলেক্ট করুন।
- আপনি কীভাবে শেয়ার করতে চান সেটি বেছে নেওয়ার আগে, Share Options-এ ক্লিক করুন। কে ফাইলটি এক্সেস করতে পারবে এবং আপনি কী পারমিশন দিতে চান সেটি বেছে নিন। Who can access-এর জন্য সুপারিশ করা সেটিং হলো Only people you invite। এবং Permission-এর জন্য Can make changes সিলেক্ট করুন যদি না আপনি চান যে ব্যক্তিটি শুধু ডকুমেন্ট দেখতে পাবে, এডিট করতে পারবে না।
- আপনার পার্টিসিপ্যান্ট(রা)কে আমন্ত্রণ জানানোর পদ্ধতি সিলেক্ট করুন, Share-এ ক্লিক করুন এবং প্রম্পটগুলো ফলো করে প্রক্রিয়া পুরা করুন।
আপনার শেয়ার অপশন পরিবর্তন করা
যদি আপনি উপরের ধাপ ৩-এ ভুল শেয়ার অপশন বেছে নেওয়া থাকেন বা পরে সেগুলো পরিবর্তন করতে চান, তবে এটা কয়েক ক্লিকে করা যায়।
- শেয়ার করা ডকুমেন্টটি খুলুন এবং টুলবারের Collaborate বাটনে বা মেনু বারের Share > Collaboration Details-এ ক্লিক করুন।
- একক পার্টিসিপ্যান্টের অপশন এডজাস্ট করতে, তাদের নামের পাশে More (তিন ডট) বাটনে ক্লিক করুন এবং আপনার পরিবর্তন করুন।
- সকল পার্টিসিপ্যান্টের জন্য অপশন এডজাস্ট করতে, Share Options সেকশন এক্সপ্যান্ড করুন এবং আপনার পরিবর্তন করুন।
পাসওয়ার্ড দিয়ে ডকুমেন্ট সুরক্ষিত করা
আপনার ডকুমেন্টে সংবেদনশীল ডেটা থাকতে পারে এবং যদিও আপনি শুধু লিংকवाले লোকদের এক্সেস দিয়েছেন, তবুও আপনি অতিরিক্ত সুরক্ষা চান। আপনি দ্রুত একটি পাসওয়ার্ড সেট করতে পারেন যা সকল পার্টিসিপ্যান্টকে ডকুমেন্ট খোলার সময় দিতে হবে।
- শেয়ার করা ডকুমেন্টটি খুলুন এবং মেনু বারের থেকে File > Set Password-এ ক্লিক করুন।
- Password এবং Verify দিন।
- ঐচ্ছিকভাবে আপনি Password Hint দিতে পারেন এবং Remember this password in my keychain বক্সে টিক দিতে পারেন।
- Set Password-এ ক্লিক করুন।
পাসওয়ার্ড সুরক্ষা কোলাবরেশনের জন্য আবশ্যিক নয়, কিন্তু এটি গোপনীয় ডকুমেন্টের জন্য একটি অপশনাল ফিচার হিসেবে মনে রাখা যেতে পারে।
দেখুন কে ডকুমেন্ট এডিট করছে
যেহেতু আপনি এবং আপনার পার্টিসিপ্যান্টরা একসাথে রিয়েল-টাইমে ডকুমেন্ট এডিট করতে পারেন, তাই কার্যকলাপ দেখার কিছু সহজ উপায় রয়েছে।
প্রথমে, আপনি ডকুমেন্ট এডিট করছেন এমন ব্যক্তির নাম সামান্য সময় দেখাবে।
দ্বিতীয়, Collaborate বাটনে বা মেনু বারের Share > Collaboration Details-এ ক্লিক করুন এবং ব্যক্তির নামের পাশের রঙিন ডট সিলেক্ট করুন। তিনি যে জায়গা এডিট করছেন সেটি দেখাবে। এবং আপনি লক্ষ্য করবেন যে প্রতিটি পার্টিসিপ্যান্টকে স্বয়ংক্রিয়ভাবே আলাদা রঙ অ্যাসাইন করা হয়েছে।
রিয়েল-টাইম কোলাবরেশন পেজ, 넘برز এবং কিনোটে একটি চমৎকার ফিচার। কিন্তু আপনি যদি ইন্টারনেট কানেকশন হারিয়ে ফেলেন, তবে আপনি অফলাইনেও ডকুমেন্ট এডিট করতে পারেন!
অফলাইন ডকুমেন্ট এডিট করা
আপনি যদি ইন্টারনেট ছাড়া কোনো জায়গায় থাকেন বা হঠাৎ কানেকশন হারিয়ে ফেলেন, তবে পেজ, 넘برز এবং কিনোটে একটি শেয়ারড ডকুমেন্ট এডিট করা চালু রাখতে পারেন। এবং এই ফিচারের ভালো দিক হলো এটি ডিফল্টরূপে ইনেবল থাকে। তাই আপনাকে কিছু অন করার চিন্তা করতে হবে না।
যখন আপনি ডকুমেন্ট এডিট করছেন এবং কানেকশন হারিয়ে ফেলেন, তবে আপনি একটি সংক্ষিপ্ত মেসেজ দেখবেন যা বলছে আপনি অফলাইন আছেন কিন্তু এডিট করতে পারছেন। এবং যখন কানেকশন ফিরে আসবে, তবে আপনি জানাবেন।
আপনি যে অফলাইন এডিটগুলো করবেন সেগুলো কমপক্ষে ৩০ দিন সংরক্ষিত থাকবে এবং iCloud-এ রিকানেক্ট হওয়ার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপলোড হয়ে যাবে। আপনি যদি এই আপলোডগুলোর স্ট্যাটাস চেক করতে চান, তবে মেনু বারের থেকে View > Show Sync Status-এ ক্লিক করুন।
অফলাইন এডিটের বিষয়ে একটা কথা মনে রাখতে হবে; যেমন অ্যাপল ব্যাখ্যা করে:
আপনি যদি অফলাইনে কোনো অবজেক্ট, কিনোট স্লাইড বা 넘برز শিট এডিট করে থাকেন যেটি আপনার সহযোগী ডিলিট করে দিয়েছে, তবে আপনি অনলাইনে ফিরে আসায় এবং ডকুমেন্ট iCloud-এ সিঙ্ক হলে সেই এডিটগুলো ডকুমেন্টে থাকবে না।
কোলাবরেটর যোগ বা সরানো
আপনার যদি আরেকজন পার্টিসিপ্যান্ট যোগ করতে হয় বা একক বা সকল পার্টিসিপ্যান্টের সাথে কোলাবরেশন বন্ধ করতে হয়, তবে প্রতিটি কাজ সহজ।
প্রতিটি অপশনের জন্য, Collaborate বাটনে বা মেনু বারের Share > Collaboration Details-এ ক্লিক করুন এবং তারপর নিচের কাজগুলো করুন:
পার্টিসিপ্যান্ট যোগ করুন: Add People-এ ক্লিক করুন এবং প্রাথমিক পার্টিসিপ্যান্টদের আমন্ত্রণ জানানোর মতো একই ধাপ ফলো করুন।
পার্টিসিপ্যান্ট সরান: তাদের নামের পাশে More (তিন ডট) বাটনে ক্লিক করুন এবং Remove Access সিলেক্ট করুন।
সকল পার্টিসিপ্যান্টের সাথে শেয়ারিং বন্ধ করুন: Collaborate বাটন ব্যবহার করলে Stop Sharing-এ ক্লিক করুন বা মেনু বারের Share > Collaboration Details ব্যবহার করলে Share Options > Stop Sharing-এ ক্লিক করুন।
পেজ, 넘برز এবং কিনোটে কোলাবরেশন সম্পর্কে নোটস
ম্যাকএ পেজ, 넘برز এবং কিনোটে ডকুমেন্টে কোলাবরেশন করার সময় কয়েকটি বিষয় মনে রাখতে হবে।
- আপনাকে macOS Mojave বা তার পরবর্তী ভার্সন ব্যবহার করতে হবে।
- আপনাকে পেজ, 넘برز বা কিনোট ভার্সন ১০.০ বা তার পরবর্তী ব্যবহার করতে হবে।
- আপনাকে iCloud-এ সাইন ইন করতে হবে এবং আপনার ম্যাকএ iCloud Drive ইনেবল করতে হবে।
প্রোডাক্টিভিটি টুলগুলোর কোলাবরেশনের কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
- ৫০ MB-এর চেয়ে বড় মিডিয়া ফাইল এডিট করা যাবে না।
- স্টাইল তৈরি, সরানো বা রি-অর্ডার করা যাবে না।
- ল্যাঙ্গুয়েজ এবং রিজন সেটিংস পরিবর্তন করা যাবে না।
- রিজন বা সেলের মতো জিনিসের জন্য কাস্টম ফরম্যাট পরিবর্তন করা যাবে না।
কোলাবরেশনের সাথে অ্যাপ-স্পেসিফিক কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে এবং অন্যান্য ডিভাইস বা iCloud.com ব্যবহার করে পার্টিসিপ্যান্টদের জন্য কিছু অতিরিক্ত প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। আপনি যদি প্রয়োজন হয় তবে অ্যাপল কোলাবরেশন সাপোর্ট পেজ চেক আউট করতে পারেন।
কাস্টম স্টাইল, ল্যাঙ্গুয়েজ এবং রিজন সেটিংস এবং আরও বিষয়ে বিস্তারিত জানতে, পেজ, 넘برز এবং কিনোটের জন্য আমাদের অ্যাডভান্সড টিপস দেখুন।
ম্যাকএ কোলাবরেশন সহজ
যখন আপনি অন্যদের সাথে কাজ করেন যারা সবাই একটি ডকুমেন্ট, স্প্রেডশিট বা স্লাইডশোতে অংশ নিতে হবে, তবে ম্যাকএ পেজ, 넘برز এবং কিনোট কোলাবরেশন সহজ করে দেয়।
অন্যদের সাথে কাজ করার আরও উপায় জানতে, জিমেইলের সাথে ব্যবহারযোগ্য কোলাবরেশন টুলস বা কিভাবে কোলাবরেটিভ গুগল ম্যাপস তৈরি করা যায় সেটি দেখুন।
