কিভাবে নিশ্চিত করবেন যে আপনি আর কোনো টাস্ক ভুলবেন না

আপনি একটি সুনির্দিষ্ট ব্যক্তি। আপনি আপনার ক্যালেন্ডারে আপকামিং ইভেন্ট যোগ করেন, Trello-এ ক্যারিয়ার প্ল্যান করেন, এবং Gmail-এ একটি সभ্য লেবেলিং সিস্টেম আছে যাতে আপনি সবসময় জবাব দেন। এবং尽管如此, আপনার টু-ডু লিস্ট চেক করলে, সেখানে অন্যান্য জায়গা থেকে কিছু টাস্ক এখনো যোগ হয়নি।

হ্যাঁ, আপনি ম্যানুয়ালি এই জায়গাগুলো থেকে আইটেম আপনার টু-ডু লিস্টে যোগ করার একটি সিস্টেম বানাতে পারেন, কিন্তু এটি সময় বেয়াদব করে। আদর্শভাবে, এটি স্বয়ংক্রিয় হতে হবে। তখন আপনি আপনার সৃষ্ট সেরা Todoist ফিল্টারসহ টু-ডু লিস্ট চেক করলে, সব ضرুরী জিনিস সেখানে থাকবে এবং আপনি আর কিছু মিস করবেন না।

Todoist কীভাবে একটি মেমরি ক্যাপচারিং টুল হিসেবে ব্যবহার করলে কোনো টাস্ক ভুলবেন না, সেটা দেখিয়ে দিচ্ছি।

ক্যালেন্ডার ইভেন্টের জন্য প্রস্তুত থাকুন

আপনার পুরো জীবন যদি Google Calendar-এ প্ল্যান করা থাকে, তবে সেটি থেকে নির্দিষ্ট আইটেম দিয়ে আপনার টু-ডু লিস্ট ট্রিগার করা বুদ্ধিমত্তাপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, যখন একটি মিটিং আসছে এবং আপনাকে আগে থেকেই প্রস্তুতি নিতে হবে। এতে কিছু প্ল্যানিং লাগে, এবং এটি করার দুটি উপায় আছে।

প্রথমে, আপনার গুরুত্বপূর্ণ ক্যালেন্ডারগুলোর জন্য রিমাইন্ডার নোটিফিকেশন সেট করুন। আপনার ক্যালেন্ডার লিস্টে ক্যালেন্ডারে যান, ডানদিকের তীরে ক্লিক করুন এবং Edit Notifications বেছে নিন। আমি আমার একটা সেট করেছি যাতে ইভেন্টের এক সপ্তাহ আগে ইমেইল পাঠায়, কিন্তু আপনি অন্য টাইমফ্রেম পছন্দ করতে পারেন। আমি আমার ইমেইল খুব ফিল্টার করি তাই আমি এগুলো আসলে দেখি না, কিন্তু সেটা পয়েন্ট নয়। পয়েন্ট হলো একবার সেই ইমেইল ইনবক্সে হিট করলে আমি সেটা দিয়ে কুল জিনিস করতে পারি।

দ্বিতীয় ধাপ হলো Gmail-এ একটি ফিল্টার সেট আপ করা যাতে আপনি যে ইভেন্টগুলোতে ফোকাস করছেন সেগুলো ক্যাচ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি calendar-notification@google.com থেকে আসা ইমেইলে সাবজেক্টে "meeting" শব্দ থাকলে ক্যাচ করার ফিল্টার সেট করবেন। এটিই হবে আপনার মিটিং-এর এক সপ্তাহ আগে টু-ডু লিস্ট আইটেম ট্রিগার করার পদ্ধতি।

এখন, এখান থেকে আপনার Todoist টু-ডু লিস্টে একটি নতুন টু-ডু আইটেম পাওয়ার দুটি উপায় আছে।

প্রথম উপায় হলো ফিল্টারকে একটি নির্দিষ্ট প্রজেক্টের প্রাইভেট ইমেইল ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করার জন্য সেট করা। আমি আসলে এর জন্য একটি নতুন প্রজেক্ট বানাতে পারতাম, যেকোনো "Meeting Preparation" নামে। এই অপশনটি শুধু Todoist প্রিমিয়ামের জন্য কাজ করে, কারণ শুধু প্রিমিয়াম ব্যবহারকারীরা ইমেইল মাধ্যমে নতুন টাস্ক গ্রহণ করতে পারেন। এছাড়া mail-noreply@google.com এবং calendar-notification@google.com-কে আপনার Todoist "Accept Email" লিস্টে যোগ করতে হবে এবং সেটআপ ভেরিফাই করতে হবে।

দ্বিতীয় অপশন সবার জন্য উপলব্ধ এবং খুব সহজ সেট আপ করা, কিন্তু এতে Gmail এবং Todoist উভয়কেই IFTTT-এ লিঙ্ক করা লাগে, যা সবার পছন্দ নয়। কিন্তু ধাপগুলো সহজ।

1. Gmail ফিল্টার সেট করুন যাতে মিটিং রিমাইন্ডারগুলোর একটি নির্দিষ্ট লেবেল যোগ হয়।
2. এই উদ্দেশ্যে শুধু ব্যবহৃত একটি ইউনিক লেবেল বেছে নিন।
3. IFTTT রেসিপি সেট আপ করুন যাতে সেই লেবেলে নতুন ইমেইল আসলে ট্রিগার হয়।
4. সেটি আপনার নির্দিষ্ট Meeting Preparation প্রজেক্টে একটি নতুন টু-ডু আইটেম ট্রিগার করতে সেট করুন।
5. আপনি আপনার সাবজেক্ট লাইনে টেক্সট প্রিফিক্স বা অ্যাপেন্ড করতে পারেন (দুঃখের কথা সাবজেক্ট এডিট করা যায় না)।

আমি "Prepare for" টেক্সট প্রিফিক্স করি, যা আমার জন্য বুঝতে পেরোনো। আপনি টাস্ক প্রায়োরিটি এবং ডিউ ডেটও সেট করতে পারেন, অথবা এমন একটি নোট সেট করতে পারেন যাতে ট্রিগার করান ইমেইলের বডি থাকে। আপনি যদি আপনার টাস্কে লেবেল যোগ করতে চান তবে @Post বা @Phone সহ টেক্সট অ্যাপেন্ড করতে পারেন।

নোট: আপনি যদি Todoist ব্যবহার না করেন, তবে আপনি একই IFTTT আইডিয়া ব্যবহার করে iOS Reminders, Evernote বা Toodledo-তে টাস্ক তৈরি করতে পারেন। অথবা, আপনি প্রথম মেথড ব্যবহার করে যেকোনো টু-ডু লিস্ট সিস্টেমে টাস্ক তৈরি করতে পারেন যা ইমেইল গ্রহণ করে, যেমন Remember The Milk।

Google Calendar থেকে আর কী ট্রিগার সেট করা যায়?

প্রেরণা নিন – এই সিস্টেমের সাথে আরও অনেক কিছু করা যায়।

• আপনার যদি জন্মদিনের জন্য একটি ক্যালেন্ডার থাকে, তবে একটি টাস্ক সেট করুন যা আপনাকে উপহার কেনা মনে করাবে।
• আপনার ঘরে সায়াপো থাকলে, তাদের আগমনের জন্য টুরিস্ট এক্টিভিটি এবং অন্যান্য জিনিস প্রস্তুত করার টাস্ক ট্রিগার করুন।
• আপনার বাচ্চাদের ভ্যাকসিনেশন শিডিউল ট্র্যাক করলে, অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য কল করার টাস্ক ট্রিগার করুন।
• আপনি যে পার্টিগুলোতে যাচ্ছেন সেগুলোর জন্য প্রস্তুত থাকতে চাইলে, উপহার এবং শেয়ার করা খাবার প্রস্তুত করার টাস্ক ট্রিগার করুন।

আমি কনসার্ট এবং গিগের জন্য Google Calendar নোটিফিকেশন পাই যাতে নতুন টু-ডু আইটেম ট্রিগার হয়, আমাকে আমার সুর ও পোশাক সাজাতে মনে করাতে (কারণ এটি সবসময় ভিন্ন হয়)। আর একটি আইডিয়া হলো আপনি যা "To-Do" লেবেল করুন সেটি Gmail-এ যেতে দিন, কিন্তু আমি এটি একটু ওভারদ টপ মনে করি।

আপনি যেসব ক্যালেন্ডার সাবস্ক্রাইব করেছেন এবং সেগুলো কীভাবে সাহায্য করতে পারে সেটা বিবেচনা করুন। আপনি যদি আপনার Last.fm ক্যালেন্ডার সাবস্ক্রাইব করেন, যা আপনাকে জানায় যখন আপনার প্রিয় ব্যান্ডগুলো লোকালি খেলছে, তবে আপনি আপনার উল্ট্রা-ফেভারিট ব্যান্ডের গিগের টিকেট কেনার টাস্ক ট্রিগার করতে পারেন। আপনি যদি পাবলিক হ oliday ক্যালেন্ডার বা স্কুল হোলিডে ক্যালেন্ডার সাবস্ক্রাইব করেন, তবে আপনি উৎসব বা চাইল্ডকെയার প্রস্তুত করার টাস্ক ট্রিগার করতে পারেন। আপনি যদি কবিতা প্রতিযোগিতা বা ম্যারাথনের জন্য প্রতিযোগিতা ক্যালেন্ডার সাবস্ক্রাইব করেন, তবে আপনি প্রতিযোগিতায় অংশ নিশ্চিত করার টাস্ক সেট করতে পারেন।

Trello কার্ড বা Basecamp টাস্ক Todoist-এ আনুন

আপনি কি সাধারণ ব্রেইনস্টর্মিং, ব্লগ প্ল্যানিং, কাজের টাস্ক, বা আপনার সমগ্র জীবন পরিকল্পনার অন্য একটি দৃষ্টিভঙ্গির জন্য Trello ব্যবহার করেন? আপনার Trello বোর্ডের জন্য একটি ক্যালেন্ডার পান। সাইডবারে যান, Menu ড্রপডাউনে ক্লিক করুন, তারপর Power Ups বেছে নিন এবং আপনি ক্যালেন্ডার সেটআপ দেখতে পাবেন।

Basecamp এবং অন্যান্য অনেক টু-ডু লিস্ট সার্ভিসে iCal ফিড পাওয়া সম্ভব।

এই iCal ফিডটি Google Calendar-এ সাবস্ক্রাইব করুন; Basecamp বা Trello-এ ডিউ ডেট সেট করুন এবং এটি আপনার Google Calendar-এ প্রদর্শিত হবে। এটি নোটিফিকেশন ট্রিগার করে যা একটি টাস্ক Gmail এবং Todoist-এ পাঠায়, যাতে আপনি টাস্কটি সম্পন্ন করতে ভুলবেন না।

এই সিস্টেমটি বিশেষ করে ভালো যদি আপনার সহকর্মীরা Trello বা Basecamp-এ সহযোগিতামূলকভাবে প্ল্যান করেন, কিন্তু আপনি আপনার অ্যাসাইন করা ডেডলাইন মিস করতে চান না। আপনি সহজে Gmail ফিল্টার ফাইন-টিউন করতে পারেন যাতে শুধু আপনাকে অ্যাসাইন করা টাস্ক ক্যাচ করে।

একটি কিলার স্টুডেন্ট হ্যাক

ছাত্ররা এই সিস্টেম ব্যবহার করে আগামী পরীক্ষা বা অ্যাসাইনমেন্ট জমা দেওয়ার তারিখের জন্য আগে থেকেই টাস্কের একটি সেট ট্রিগার করতে পারেন। আপনি ক্যালেন্ডার থেকে এক মাস আগে নোটিফিকেশন পাঠানোর সেটিং করতে পারেন, তারপর সেটি থেকে টাস্কের একটি সিরিজ সেট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি লো প্রায়োরিটি টাস্ক সেট করতে পারেন অবিলম্বে অ্যাসাইনমেন্ট রিসার্চ করার জন্য, কিছু সপ্তাহ পরে একটি হাই প্রায়োরিটি টাস্ক আউटलাইন প্রস্তুত করার জন্য, আরও একটু পরে একটি হাই প্রায়োরিটি টাস্ক ড্রাফট সম্পূর্ণ করার জন্য, এবং অবশেষে একটি হাই প্রায়োরিটি টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট করা ও জমা দেওয়া নিশ্চিত করার জন্য।

তারপর কিছুই মিস না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, ডিউ ডেটের এক সপ্তাহ আগে আরেকটি নোটিফিকেশন ট্রিগার করতে পারেন যাতে চেক করা যায় এটি করা ও জমা দেয়া হয়েছে। এইভাবে, ডিউ ডেটের নিকটে যা যোগ হয় সেটাও আপনি মিস করবেন না।

Todoist এবং IFTTT-এ আপনি আর কী করতে পারেন?

যেহেতু সैकড় آخرون IFTTT ইন্টিগ্রেশন আছে, Todoist-এর সাথে অনেক সম্ভাবনা রয়েছে। এমনকি প্রতিদিনের রিমাইন্ডার যেমন আপনার গাড়িতে উইন্টার সারভাইভাল কিট আছে কিনা চেক করার টাস্ক যখন আবহাওয়া বলে বরফ পড়বে (বা বিপরীতভাবে, আপনার গাড়িতে সার্ফবোর্ড থাকবে যখন সূর্যের আলো থাকবে)।

কিন্তু বিষয়টি উল্টো করে, Todoist থেকে IFTTT ট্রিগার করালে কিছু কুল জিনিস করা যায়, যেমন স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার বসকে রিপোর্ট ইমেইল করা।

আপনি Todoist কীভাবে IFTTT, Gmail এবং Google Calendar-এ ইন্টিগ্রেট করেছেন? আপনি কি কাজ ও বিনোদের জন্য একাধিক টু-ডু লিস্টের মাঝপথে আটকে পড়েছেন? আপনার সেরা হ্যাকগুলো আমাদের বলুন!