আমরা একটি নির্দিষ্ট গ্রোসারি স্টোরের বিক্রয় রিপোর্ট ব্যবহার করব। এই ডেটাসেটে সেলস রেপ, অর্ডার ডেট, পণ্যের নাম, এবং তাদের সংশ্লিষ্ট বিক্রয় পরিমাণ যথাক্রমে B, C, D, এবং E কলামে রয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে বিভিন্ন ধরনের COUNT ফাংশন কীভাবে ব্যবহার করবেন
কারণ ও সমাধান ১ – COUNT ফর্মুলা থাকা সেলগুলো Text ফরম্যাটে থাকলে
এই কেসে, আমরা D16 সেলে মোট সেলস রেপের সংখ্যা কাউন্ট করব। এর জন্য, আমরা D16 সেল সিলেক্ট করে নিচের ফর্মুলা লিখলাম।
তবে, এটি প্রত্যাশিত আউটপুট দেয় না। আমরা ম্যানুয়ালি সেলস রেপ কাউন্ট করলে ১০ আসবে, কিন্তু আউটপুট সেলে এই সংখ্যা দেখাচ্ছে না।
D17 সেলেও একই সমস্যা হচ্ছে। এর কারণ হল এই সেলগুলোর অনুচিত ফরম্যাটিং।
- D16:D17 রেঞ্জের সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
আপনি দেখতে পাবেন Number গ্রুপের Number Format ড্রপ-ডাউন বক্সে সেলগুলো Text ফরম্যাটে। এই কারণে এক্সেলে COUNT ফাংশন কাজ করছে না। তাহলে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে সমস্যাটি সমাধান করি।
ধাপসমূহ:
- D16:D17 রেঞ্জের সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- Home ট্যাবে যান।
- Number Format বক্সের ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
- ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে General ফরম্যাট বেছে নিন।
তবে, ফলাফল একই থাকে। শিটে কোনো পরিবর্তন হয়নি।
আউটপুট আপডেট করতে,
- D16 সেলে যান।
- সেলে ডাবল-ক্লিক করুন বা F2 চাপুন।
- তারপর ENTER চাপুন।
এখন, D16 সেলে আপডেট করা এবং সঠিক আউটপুট দেখতে পাচ্ছি।
এভাবে D17 সেলের ফলাফলও আপডেট করুন। কিন্তু অনেক আউটপুট সেল থাকলে এটি খুব টাইম কনসামিং। কিভাবে এটা পার করব?
আপনি এক্সেলের Find and Replace ফিচার ব্যবহার করে এই পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
- CTRL+F চাপায় Find and Replace উইজার্ড খুলুন।
- Replace ট্যাবে যান।
- Find what বক্সে সমান চিহ্ন (=) লিখুন।
- Replace with বক্সেও সমান চিহ্ন (=) লিখুন।
- Replace All বাটনে ক্লিক করুন।
এটি পপ-আপ করবে: “All done. We made 2 replacements”।
আপনি দেখতে পাবেন দুটি আউটপুট সেল, D16 এবং D17, সঠিক ফলাফল দেখাচ্ছে।
এই পদ্ধতিতে, আপনি বিভিন্ন সেলের আউটপুট একসাথে ফিক্স করতে পারেন, যা অনেক সময় ও পরিশ্রম বাঁচায়।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সেলের ভেতর সংখ্যা কীভাবে কাউন্ট করবেন
কারণ ও সমাধান ২ – যদি Calculation Option Manual সেট করা থাকে
এখানে, আমরা মোট দিনের সংখ্যা এবং বিক্রয় পরিমাণের উপস্থিতি কাউন্ট করে মোট সেলস রেপ খুঁজতে চাই।
- D16 সেল সিলেক্ট করে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
- ENTER কী চাপুন।
- D16 সেলের ডান নিচের কোণে করসর আনায় এটি প্লাস (+) চিহ্নের মতো দেখাবে। এটি Fill Handle টুল।
- টুলটি E16 সেল পর্যন্ত ড্র্যাগ করুন ফর্মুলা কপি করতে।
তবে, এটি ভুল ফলাফল দেখাচ্ছে। আমরা Sales কলামে ম্যানুয়ালি সেল কাউন্ট করলে ৮টি সেল ভ্যালু পাই, কিন্তু আমাদের ফর্মুলা সেটিকে ১০ হিসাব করছে।
কেন হচ্ছে এটা? এর কারণ হল Calculation Option-এর কার্যকলাপ। এখানে Calculation Option Manual সেট করা আছে। তাই এই ওয়ার্কবুকে এখন Fill Handle কাজ করছে না। তাই আমাদের অবিলম্বে এটিকে পরিবর্তন করতে হবে এই ত্রুটি দূর করতে। নিচের সহজ ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- Formulas ট্যাবে যান।
- Calculation গ্রুপের Calculation Options ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।
- অপশন থেকে Automatic বেছে নিন।
E16 সেলের আউটপুট ১০ থেকে ৮ এ পরিবর্তন হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ৫টি সবচেয়ে বেশি ফ্রিকোয়েন্ট নাম্বার কীভাবে খুঁজবেন
কারণ ও সমাধান ৩ – যখন সেলগুলো টেক্সট ধারণ করে
এখানে, আমরা D16 এবং D17 সেলে যথাক্রমে মোট সেলস রেপ এবং মোট পণ্য সংখ্যা খুঁজতে চceledাম। মোট সেলস রেপ কাউন্ট করতে নিচের ছবি অনুসরণ করুন।
এই ডেটাসেটে মোট ১০ জন সেলস রেপ রয়েছে। কিন্তু ফর্মুলা D16 সেলে ০ আউটপুট দিচ্ছে। সমস্যাটি কোথায়?
আমাদের প্রক্রিয়ায় কোনো সমস্যা নেই। মূল কারণ হল COUNT ফাংশন টেক্সট ভ্যালু উপেক্ষা করে, এবং সকল আর্গুমেন্ট টেক্সট ভ্যালু। তাই নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করি।
ধাপসমূহ:
- B5:B14 রেঞ্জের সেলগুলো সিলেক্ট করুন যাদের কাউন্ট করতে চাইলাম।
এখন, Status Bar-এ নজর দিন; আপনি মোট ১০ কাউন্ট পাবেন।
তবে, সেরা সমাধান হল COUNTA ফাংশন ব্যবহার করা।
- D16 সেলে যান এবং নিচের ফর্মুলা লিখুন:
- ENTER চাপুন।
D17 সেলের আউটপুটের জন্যও একই করুন।
কারণ ও সমাধান ৪ – যখন একটি ফর্মুলা টেক্সট ভ্যালু রিটার্ন করে
COUNT ফাংশন অন্য ফর্মুলার টেক্সট আউটপুটের সাথে ও কম্প্যাটিবল নয়। এখানে আমরা এই বিষয়ে আলোচনা করব। এখন দেখা যাক।
IF ফাংশন ব্যবহার করে, আমরা চেক করব কোন অর্ডার ডেট Preferred Date-এর পরে এবং কোনটি না। TRUE-এর জন্য ১ এবং FALSE-এর জন্য ০ রিটার্ন পাব।
- F5 সেল সিলেক্ট করে নিচের ফর্মুলা পেস্ট করুন:
- ENTER চাপুন।
আমরা Formula Column- থেকে মোট দিনের সংখ্যা কাউন্ট করব। এর জন্য নিচের কাজগুলো করুন।
- D16 সেল সিলেক্ট করে নিচের ফর্মুলা লিখুন:
- ENTER চাপুন।
এখানে ফলাফল ০ দেখাচ্ছে। কিন্তু আসলে ফলাফল হওয়া উচিত ১০। কেন হচ্ছে এটা?
মূল কারণ হল F5:F14 রেঞ্জের সেলগুলোর আউটপুট। নিচের ছবি দেখে স্পষ্ট বুঝতে পারবেন।
উপরোক্ত ছবিতে ফর্মুলাতে ১ এবং ০ ডিজিটের চারপাশে ডবল কোটেশন চিহ্ন আছে। তাই রিটার্ন হওয়া আউটপুটগুলো টেক্সট ভ্যালু হিসেবে বিবেচিত হচ্ছে। COUNT ফাংশনও কাজ করত যদি ফর্মুলা নাম্বার ভ্যালু রিটার্ন করত। তাহলে দেখি কীভাবে এটা ফিক্স করতে পারি।
ধাপসমূহ:
- F5 সেলের ফর্মুলা থেকে ডবল কোটেশন চিহ্নগুলো সরিয়ে দিন।
এখন, F5:F14 রেঞ্জের সেলগুলোর আউটপুট নাম্বার ভ্যালু। COUNT ফাংশনও D16 সেলে সঠিক ফলাফল আউটপুট হিসেবে দিচ্ছে।
অভ্যাস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
অনুশীলনের জন্য নিচের এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।
বিনামূল্যে অ্যাডভান্সড এক্সেল এক্সারসাইজ ও সমাধান পান!
