এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি সম্পর্কে শিখব। আমরা ডেটা এন্ট্রির বেসিক, ফর্ম তৈরি, এবং এরর হ্যান্ডলিং নিয়ে আলোচনা করব।
ডেটা এন্ট্রি বলতে এক্সেল ワークশিটে ডেটা এন্টার করার প্রক্রিয়াকে বোঝায়। এটি তখন গুরুত্বপূর্ণ যখন আমাদের ডেটা সঠিকভাবে ট্র্যাক রাখতে হয় এবং ডেটা দক্ষতার সাথে ম্যানেজ করতে চাই।
ডেটা এন্ট্রি ফর্ম এই ক্ষেত্রে একটি গেম চেঞ্জার। এই ফর্ম ডেটা এন্ট্রি টাস্ককে অনেক স্মুথ করে দিয়েছে এবং ওয়ার্কশিটে ডেটা যোগ, এডিট, বা সার্চ করার মতো উপযোগী ফাংশনালিটি যোগ করেছে একটি অর্গানাইজডভাবে।

প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
এক্সেলে টেক্সট বা নম্বর কীভাবে এন্টার করবেন
- সেল B12-এ ক্লিক করুন নম্বর টাইপের ডেটা লিখতে।

- সেল B12-এ নম্বরটি টাইপ করুন এবং Tab কী চাপুন সেল C12-এ যেতে।

- সেল C12-এ টেক্সট টাইপের ডেটা লিখুন।

- টেক্সট টাইপের ডেটা সেল C12-এ ইনসার্ট হয়েছে।

- এভাবে সেল B12:F12-এ ডেটা এন্টার করুন।

- সেল B13-এ যেতে ENTER চাপুন।

- ফলস্বরূপ, B13 এখন এক্টিভ সেল।

- পুরনো ID সেল B13-এ নতুন লাইনে রাখতে হবে।

- ALT + ENTER কী একসাথে চাপুন সেল B13-এ নতুন লাইন যোগ করতে।

- নতুন লাইনে সেল B13-এ পুরনো ID টাইপ করুন।

এক্সেলে ফিক্সড ডেসিমাল পয়েন্ট সহ নম্বর এন্টার করুন
- File-এ ক্লিক করুন।

- Home >> Options-এ নেভিগেট করুন।

- Advanced মেনুতে, নিচের ছবির মতো সেটিংস চেক করুন।

- এখন ওয়ার্কশিটে যেকোনো জায়গায় নম্বর লিখলে, শেষ দুটি ডিজিটের পরে ডেসিমাল পয়েন্ট আসবে।
- সেল F12-এ 17568 টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন।

- ফলস্বরূপ, সেল F12-এ 175.68 দেখাবে।

- আপনি যদি 2 কে -2 দিয়ে রিপ্লেস করেন, তবে আপনি যা টাইপ করবেন তার পরে অটোমেটিক্যালি দুটি শূন্য যোগ হয়ে যাবে।
- নিচের ছবির মতো করে চেক করুন এই ফিচারটি।

- এখন সেল F13-এ 1 টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন।

- দেখুন, ১ এর পরে দুটি শূন্য, তাই নম্বরটি হলো ১০০।

এক্সেলে তারিখ বা সময় এন্টার করুন
- ডিফল্টলি, এক্সেলে ডেট ফরম্যাট MM/DD/YYYY। আমাদের সেপারেটর হিসেবে "/" চিহ্ন ব্যবহার করতে হবে।
- সেল D13-এ 6/6/2023 টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন। ডেটা সেলে যোগ হয়েছে।

- এক্সেলে ১২ ঘন্টার HH:MM টাইম ফরম্যাটে শেষে AM-এর জন্য a এবং PM-এর জন্য p টাইপ করতে হবে।
- সেল E13-এ 9:10 a টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন।

- ফলস্বরূপ, সেল E13-এ 9:10 AM দেখাচ্ছে।

একসাথে একাধিক সেলে ডেটা এন্টার করুন
- আমরা একসাথে একাধিক সেলে ডেটা এন্টার করতে পারি।
- উদাহরণস্বরূপ, সেল F12 এবং F13-এ একসাথে 100 এন্টার করতে হবে।

- প্রথমে সেল F12 সিলেক্ট করুন, Ctrl কী ধরে রাখুন, এবং সেল F13-এ ক্লিক করুন যাতে দুটোই সিলেক্ট হয়।

- সেল F13-এ 100 টাইপ করুন এবং Ctrl + ENTER একসাথে চাপুন।

- ফলস্বরূপ, সেল F12 এবং F13-এ একসাথে 100 এন্টার হয়েছে।

একসাথে একাধিক ওয়ার্কশিটে ডেটা এন্টার করুন
- আমরা একসাথে একাধিক ওয়ার্কশিটেও ডেটা এন্টার করতে পারি।
- উদাহরণস্বরূপ, Backup2 এবং Backup3 হলো Multiple Worksheets নামক ওয়ার্কশিটের দুটি ব্যাকআপ এবং আমাদের এই ওয়ার্কশিটগুলতে একসাথে ডেটা এন্টার করতে হবে।

- Multiple Worksheets এক্টিভ ওয়ার্কশিট থাকলে, Ctrl কী ধরে Backup2 এবং Backup3 ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করুন।

- ফলস্বরূপ, তিনটি ওয়ার্কশিট সিলেক্টেড।

- Multiple Worksheets ওয়ার্কশিটের সেল F13-এ 175 টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন যাতে সিলেক্টেড ওয়ার্কশিটগুলতে একসাথে ভ্যালু এন্টার হয়।

- সিলেক্টেড ওয়ার্কশিটগুলতে একসাথে ভ্যালু এন্টার হয়ে গেলে, এখন সিলেক্টেড সেলগুলো আনগ্রুপ করতে পারি।
- Multiple Worksheets নামক ওয়ার্কশিটে রাইট-ক্লিক করুন এবং Ungroup Sheets সিলেক্ট করুন।

- এখন Backup2 ওয়ার্কশিট চেক করুন এবং দেখুন সেল F13-এ 175 আছে। Backup3 ওয়ার্কশিটের জন্যও একই।

এক্সেলে ওয়ার্কশিট সেটিংস এবং সেল ফরম্যাট পরিবর্তন করুন
আমাদের ডিফল্ট ওয়ার্কশিট সেটিংস এবং সেল ফরম্যাট আমাদের ইউজ কেস অনুযায়ী পরিবর্তন করতে হয়। এতে ENTER কী-এর ডিরেকশন পরিবর্তন, সেলের প্রস্থ পরিবর্তন, র্যাপ টেক্সট, এবং নম্বর ফরম্যাটিং অন্তর্ভুক্ত।
1. ENTER কী-এর ডিরেকশন পরিবর্তন করুন
- File সিলেক্ট করুন।

- Options-এ যান।

- Advanced-এ যান, ড্রপ-ডাউন অপশনে ক্লিক করুন, এবং ENTER কী-এর ডিরেকশন বেছে নিন।
- শেষে OK-এ ক্লিক করুন।

2. কলামের প্রস্থ পরিবর্তন করুন
- যে সেলগুলোর প্রস্থ কন্টেন্ট দেখানোর জন্য পর্যাপ্ত নয়, সেখানে ভ্যালু "####" হিসেবে দেখায়। সেল F13 এরকম একটি উদাহরণ।

- পূর্ণ কন্টেন্ট দেখানোর জন্য Autofit Column Width অ্যাপ্লাই করতে হবে।
- সেল F13 সিলেক্ট করুন, Home >> Format-এ নেভিগেট করুন এবং Autofit Column Width সিলেক্ট করুন।

- সেল F13 এখন কলম প্রস্থ অটোফিট হয়ে পূর্ণ কন্টেন্ট দেখাচ্ছে।

3. সেলে টেক্সট র্যাপ করুন
- যখন টেক্সট সেলের ডাইমেনশন চেয়ে বড় হয়, পূর্ণ টেক্সট দেখানোর জন্য র্যাপ করতে হয়।
- সেল F13-এ এই ফিচার ব্যবহার করব।

- সেল C13 সিলেক্ট করুন এবং Wrap Text সিলেক্ট করুন।

- ফলস্বরূপ, সেল C13-এ পুরো নাম দেখাচ্ছে।

4. একটি নম্বরকে টেক্সট হিসেবে ফরম্যাট করুন
- কখনও কখনও আমাদের নম্বরকে টেক্সট হিসেবে ফরম্যাট করতে হয়। নিচের কেসে, আমাদের Employee ID টেক্সট হিসেবে ট্রিট করা উচিত যদিও এটা নম্বর जैसा দেখে।
- সেল B13 সিলেক্ট করুন এবং নিচের ছবির মতো ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।

- ডেটা টাইপ হিসেবে Text সিলেক্ট করুন।

- এখন সেল B13-এ 1009 টাইপ করলে, এটি টেক্সট হিসেবে ফরম্যাট হবে।

এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করুন
স্মুথ ডেটা এন্ট্রি এক্সপেরিয়েন্সের জন্য ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করতে হবে। এটি দ্রুত ডেটা এন্ট্রি সক্ষম করে এবং ডেটা এন্ট্রি টাইম উল্লেখযোগ্যভাবে কমায়, বিশেষ করে বড় ডেটাসেটের সাথে কাজ করলে।
এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কী?
ডেটা এন্ট্রি ফর্ম হলো একটি টাইপের ফর্ম যা এক্সেল অটোমেটিক্যালি জেনারেট করে ডেটা এন্ট্রি টাস্ক সহজ করতে। আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে পারি। এই কেসে, সকল কলাম হেডার একটি সিঙ্গল ডায়ালগ বক্সে লেবেল হিসেবে আসে। এখানে ধাপে ধাপে প্রসিডিউর শিখব।
1. এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কুইক এক্সেস টুলবারে যোগ করুন
- যদি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কুইক এক্সেস টুলবারে না থাকে, তবে Customize Quick Access Toolbar-এ ক্লিক করুন এবং More Commands সিলেক্ট করুন।

- নিচের ছবির মতো Form-কে Quick Access Toolbar-এ অ্যাড করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।

- ফলস্বরূপ, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম Quick Access Toolbar-এ যোগ হয়েছে।

2. ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করুন
- ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে, প্রথমে একটি টেবিল তৈরি করতে হবে। ডেটাসেটের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন (B12 এই কেসে)।

- Create Table উইন্ডো পপ আপ করলে OK-এ ক্লিক করুন।

- ফলস্বরূপ, একটি টেবিল তৈরি হবে।

- টেবিলের যেকোনো সেলে ক্লিক করুন (এই কেসে সেল B12) এবং নিচের ছবির মতো Form আইকনে ক্লিক করুন।

- ফলস্বরূপ, কলাম হেডারগুলো ফর্মের লেবেল হিসেবে একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি হবে।

3. রেকর্ড যোগ, সার্চ, আপডেট, বা রিস্টোর করুন
- ডেটা এন্ট্রি ফর্মে New-এ ক্লিক করুন নতুন এন্ট্রি যোগ করতে।

- প্রয়োজনীয় তথ্য উপযুক্ত ফিল্ডে টাইপ করুন এবং অবশেষে ENTER চাপুন যাতে নতুন রেকর্ড ওয়ার্কশিটে যোগ হয়।

- দেখুন, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে নতুন রেকর্ড ওয়ার্কশিটে যোগ হয়েছে।

- ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে ওয়ার্কশিটে সার্চ করা যায়।
- Criteria-এ ক্লিক করুন নতুন সার্চ ফিল্ড খোলার জন্য।

- সার্চ কিওয়ার্ড লিখুন (এই কেসে 1007) এবং Find Next-এ ক্লিক করুন।

- ফলস্বরূপ, ডেটা ফর্মে সার্চ রেজাল্ট দেখাচ্ছে যা ওয়ার্কশিট ডেটাসেটের সাথে এক্স্যাক্ট মॅাচ।

- ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে ওয়ার্কশিটের সেল ভ্যালু আপডেট করা যায়।
- উদাহরণস্বরূপ, Employee ID 1007-এর বিপরীতে Total Sales ভ্যালু আপডেট করতে হবে।

- পুরনো ভ্যালু সিলেক্ট করুন, নতুন ভ্যালু টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন ওয়ার্কশিটে ভ্যালু আপডেট করতে।
- দেখুন ভ্যালু ওয়ার্কশিটে আপডেট হয়েছে।

- আমরা প্রয়োজন হলে প্রিভিয়াস ভ্যালু রিস্টোরও করতে পারি যদি না ENTER কী চাপা হয়।

- প্রাথমিক ভ্যালু রিস্টোর করতে Restore-এ ক্লিক করুন।

- ফলস্বরূপ, প্রাথমিক ভ্যালু রিস্টোর হয়েছে।

4. ডেটা এন্ট্রি ফর্মে ডেটা ভ্যালিডেশন
আমরা ডেটা এন্ট্রি ফর্মে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করতে পারি। কিন্তু এজন্য, ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করার আগে ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করতে হবে।
- যে কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করতে চাই (এই কেসে কলাম D), সিলেক্ট করুন, Data-এ নেভিগেট করুন, এবং Data Validation সিলেক্ট করুন।

- আমাদের ডেটাকে শুধু ২০২৩ সালের মধ্যে সীমাবদ্ধ করতে হবে।
- তাই, নিচের ছবির মতো Settings বেছে নিন, এবং এন্ডে Input Message-এ নেভিগেট করুন।

- Title এবং Input message সঠিকভাবে লিখুন এবং Error Alert-এ যান।

- এখানেও Title এবং Error message লিখুন এবং OK-এ ক্লিক করুন ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করতে।

- এখন আগে বর্ণিত ধাপগুলো ফলো করে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করুন।
- এরপর, ডেটা ভ্যালিডেশন কাজ করছে কিনা চেক করতে, একটি রেকর্ডের বছর 2022 করুন এবং ENTER চাপুন।

- যেহেতু বছর ২০২৩ নয়, তাই এরর মেসেজ পপ আপ হয়েছে।
- এটি মানে ডেটা ভ্যালিডেশন সঠিকভাবে কাজ করছে।

5. ডেটা এন্ট্রি ফর্মে ফর্মুলা
আমরা ডেটা এন্ট্রি ফর্মে ফর্মুলা ব্যবহার করতে পারি। উদাহরণস্বরূপ, সেলস টার্গেট ১০০ এর বেশি এবং আমরা চেক করতে চাই কর্মীরা সেলস টার্গেট পেয়েছে কিনা।
- সেল G5-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন এবং ENTER চাপুন।
=IF([@[Total Sales]]>100,"Yes","No")

- ফলস্বরূপ, পুরো "Target Reached" কলামে একই ফর্মুলা থাকবে।

- এখন সেল B12 সিলেক্ট করুন এবং ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার জন্য Form-এ ক্লিক করুন।

- নতুন ডেটা ইনসার্ট করতে New-এ ক্লিক করুন।

- নতুন এন্ট্রির জন্য ডেটা টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন।

- ফলস্বরূপ, নতুন ডেটা ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট হয়েছে, এবং Target Reached ফর্মুলা দিয়ে অটোমেটিক্যালি ক্যালকুলেট হয়েছে।

6. একটি বাটন ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খুলুন
ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার জন্য, ডেটাসেটের যেকোনো সেলে ক্লিক করে Form অপশন সিলেক্ট করতে হয়। এই প্রসেস কাজ করে, তবে আরও সুবিধাজনক হবে যদি একটি বাটন অ্যাসাইন করি যাতে जबই ওই বাটনে ক্লিক করব, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খুলবে।
- Button নামক ওয়ার্কশিটে রাইট-ক্লিক করুন এবং View Code সিলেক্ট করুন কোড উইন্ডো খোলার জন্য।

- কোড উইন্ডোতে নিচের কোড লিখুন ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার জন্য।
Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub

- নোট করুন এই ম্যাক্রো তখন কাজ করবে যখন আমরা Database-কে namedRange হিসেবে অ্যাসাইন করি।
- এখন Insert >> Shapes-এ যান এবং নিচের ছবির মতো একটি শেপ সিলেক্ট করুন ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করতে।

- শেপে রাইট-ক্লিক করুন এবং Assign Macro সিলেক্ট করুন।

- ম্যাক্রো নাম সিলেক্ট করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন যাতে শেপে ক্লিক করলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খুলে।

- এখন শেপে ক্লিক করুন চেক করতে কাজ করছে কিনা।
- নিচের ছবি থেকে দেখতে পাচ্ছি এটি পরফেক্টলি কাজ করছে এবং ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খুলছে।

7. ডেটা এন্ট্রি ফর্ম সংক্রান্ত সমস্যা
ডেটা এন্ট্রি ফর্মের সাথে কিছু সমস্যা আছে। এখানে ডেটা এন্ট্রি এরর চেক করার উপায় এবং ফিক্সগুলো আলোচনা করব।
- ডেটা ফর্মে খুব বেশি ফিল্ড
যদি ডেটাসেটে ৩২-এর বেশি কলাম হেডার থাকে, তবে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম যোগ করার চেষ্টা করলে এই এরর মেসেজ পপ আপ হয়।

সমাধান: এই সমস্যা ফিক্স করার জন্য সর্বোচ্চ ৩২ কলাম হেডার সহ ডেটাসেট ব্যবহার করুন।
- টেবিল বা ডেটাবেস এক্সটেন্ড করা সম্ভব নয়
যদি টেবিল শেষ হওয়ার ঠিক পরে ডেটা থাকে, এবং ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে নতুন ডেটা যোগ করার চেষ্টা করলে এই এরর মেসেজ দেখায়।

সমাধান: টেবিল শেষ হওয়ার পর কমপক্ষে একটি ব্ল্যাঙ্ক সারো রাখুন এই সমস্যা ফিক্স করার জন্য।
- ভুল কার্সর পজিশনিং
আমরা টেবিলের বাইরের একটি সেল সিলেক্ট করে Form-এ ক্লিক করলে এই এরর হয়।

সমাধান: টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন এবং তারপর Form-এ ক্লিক করুন এই এরর এড়াতে।
- ডেটাবেস বা টেবিল রেঞ্জ ভ্যালিড নয়
এই এরর হয় যদি ওয়ার্কবুকে database নামে একটি নেমড রেঞ্জ থাকে।

সমাধান: নেমড রেঞ্জের নাম database ছাড়া যেকোনো কিছু রাখুন এই এরর ফিক্স করার জন্য।
মাইক্রোসফট ফর্মস তৈরি করুন
স্মুথ ডেটা এন্ট্রি এক্সপেরিয়েন্সের জন্য আমরা মাইক্রোসফট ফর্মস তৈরি করতে পারি। যদি আমাদের এক গ্রুপ মানুষ থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে হয়, তবে আমরা একটি মাইক্রোসফট ফর্ম তৈরি করে ফর্ম লিংক সেট মানুষের সাথে শেয়ার করতে পারি।
- OneDrive-এ, New >> Forms survey-এ যান।

- ফিল্ড যোগ করতে Add new-এ ক্লিক করুন।

- অনুযায়ী ফর্ম তৈরি করুন। ফর্মটি এমনে দেখাবে।

- Collect responses অপশনে ক্লিক করুন এবং Copy link করুন লিংক কপি করতে যাতে আপনি সংশ্লিষ্ট গ্রুপের সাথে শেয়ার করতে পারেন।

- Responses-এ ক্লিক করুন রেসপন্স দেখতে।

- রেসপন্স ডিটেইলস দেখতে পাচ্ছি। Open in Excel-এ ক্লিক করুন রেসপন্স এক্সেল ফাইলে খোলার জন্য।

- এক্সেল ফাইলে সংগ্রহ করা রেসপন্স দেখতে পাচ্ছি।

এভাবে আমরা মাইক্রোসফট ফর্মস তৈরি এবং ব্যবহার করতে পারি ডেটা এন্ট্রি উদ্দেশ্যে।
মনে রাখবেন
- ডেটাসেটের সকল কলাম হেডার সহ একটি টেবিল তৈরি করুন।
- টেবিল তৈরি করার আগে ফর্মুলা অ্যাপ্লাই করুন।
- VBA কোডে "database" বা "Database" নেমড রেঞ্জ হিসেবে ব্যবহার করুন।
প্রশ্নোত্তর
১. এক্সেলে এন্ট্রির টাইপগুলো কী?
এক্সেলে চারটি টাইপের ডেটা এন্ট্রি রয়েছে। সেগুলো হলো টেক্সট, নম্বর, লজিক, এবং এরর।
২. এক্সেলে কতগুলো এন্ট্রি থাকে?
আপনি COUNT ফাংশন ব্যবহার করে ডেটাসেটে এন্ট্রির কাউন্ট পেতে পারেন।
৩. এক্সেলে কতগুলো সেল থাকে?
প্রতি ওয়ার্কশিটে এক্সেলে ১৭,১৭৯,৮৬৯,১৮৪টি সেল থাকে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি সম্পর্কে সবকিছু আলোচনা করেছি। আমরা জনপ্রিয় ডেটা টাইপ এবং বিভিন্ন ধরনের ফরম্যাটিং কভার করেছি। আমরা এখানে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করেছি। আলোচনায় ডেটা এন্ট্রি ফর্মের সমস্যার সমাধানও অন্তর্ভুক্ত। একটু প্র্যাকটিস করলে, আমরা বিশ্বাস করি, আপনি এক্সেলে ডেটা এন্ট্রিতে দক্ষ হয়ে যাবেন যদি এই আর্টিকেলটি সঠিকভাবে ফলো করেছেন। কোনো সমস্যা হলে কমেন্ট সেকশনে জানান। Team Exceldemy আপনাকে সাহায্য করার জন্য থাকবে। শুভ দিন!
এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি: নলেজ হাব
- How to Automatically Insert Timestamp Data Entries in Excel\
- How to Create a Data Log in Excel
- How to Record Time of Data Entry in Excel
<< Go Back to Learn Excel
Get FREE Advanced Excel Exercises with Solutions!