বেশিরভাগ এক্সেল ব্যবহারকারীরা ফাংশন, সূত্র, চার্ট এবং তারপরে ডেটা কপি এবং পেস্ট করার জন্য কিছু সাধারণ শর্টকাট সহ এক্সেল শেখা শুরু করে। কিন্তু সবচেয়ে বড় উৎপাদনশীলতা লাফ সাধারণত শর্টকাট থেকে আসে—বিশেষ করে যেগুলি মাউসের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে সরিয়ে দেয়। দৈনন্দিন কাজে এক্সেল ব্যবহার করার সময়, শর্টকাট কাজকে সহজ করে তোলে।
এই টিউটোরিয়ালে, আমরা 5টি এক্সেল শর্টকাট দেখাব যা বেশিরভাগ লোকেরা দেরিতে আবিষ্কার করে।
1. Ctrl + Shift + তীর কী:তাৎক্ষণিকভাবে বাস্তব পরিসীমা নির্বাচন করুন
হাজার হাজার সারি দিয়ে স্ক্রোল করা বেদনাদায়ক এবং সময়সাপেক্ষ। আপনি Ctrl + Shift + তীর ব্যবহার করে অবিলম্বে ডেটার প্রান্তে যেতে পারেন কী।
ধরুন আপনার একটি বড় টেবিল আছে (শত/হাজার সারি)। আপনাকে একটি সম্পূর্ণ কলাম বিভাগ, সারিগুলির একটি ব্লক নির্বাচন করতে হবে বা স্ক্রল না করে দ্রুত সরাতে হবে৷
ব্যবহার করার ধাপ:
- আপনার ডেটাসেটের ভিতরে ক্লিক করুন
- Ctrl + Shift + টিপুন ↓ (নিচে) সেই কলামের শেষ পূর্ণ কক্ষে নিচে নির্বাচন করতে
- Ctrl + Shift + → (ডান দিকে) টিপুন সেই সারির শেষ পূর্ণ কক্ষটি নির্বাচন করতে
- একটি সম্পূর্ণ ডেটাসেট নির্বাচন করতে আপনি উভয় দিক একত্রিত করতে পারেন
- Ctrl + Shift + ↓ টিপুন , তারপর এখনও নির্বাচিত থাকা অবস্থায় Ctrl + Shift + → টিপুন
- অথবা Ctrl + A টিপুন
ধরুন আপনি বিক্রয় এবং খরচ কলামে একটি মুদ্রা বিন্যাস প্রয়োগ করতে চান:
- Ctrl + Shift + ↓ টিপুন এবং → বিক্রয় এবং খরচ উভয় কলাম নির্বাচন করতে
- এখন Ctrl + Shift + $ টিপুন (মুদ্রা) অথবা ফরম্যাটিং প্রয়োগ করুন
সম্পূর্ণ কলাম/সারি নির্বাচন করুন:
- Ctrl + Space৷ → সম্পূর্ণ কলাম নির্বাচন করুন
- Shift + Space → সম্পূর্ণ সারি নির্বাচন করুন
প্রো টিপ: কলামের ভিতরে ফাঁকা ঘর থাকলে, এক্সেল প্রথম ফাঁকায় থামে। পরবর্তী ভরা অঞ্চলে ঝাঁপ দিতে আবার তীর কী টিপুন; সেই দিক থেকে ডেটার শেষে পৌঁছানোর জন্য পুনরাবৃত্তি করুন৷
2. ফ্ল্যাশ ফিল (Ctrl + E):আপনার ব্যক্তিগত ডেটা সহকারী
ফ্ল্যাশ ফিল হল এক্সেলের স্মার্ট ফিচারগুলির মধ্যে একটি—এটি একটি মাইন্ড রিডার তৈরি করার মতো মনে হয়৷ এটি আপনার ডেটার প্যাটার্নগুলিকে চিনতে পারে এবং বাকিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করে৷
ধরা যাক আপনার পুরো নামের একটি কলাম আছে, এবং আপনি শুধুমাত্র প্রথম নামগুলো বের করতে চান।
- সূত্র লেখার পরিবর্তে, প্রথম পূর্ণ নামের পাশের ঘরে শুধু "Ayan" টাইপ করুন
- Ctrl + E টিপুন
- Excel প্যাটার্ন চিনতে পারে এবং প্রথম নাম দিয়ে সম্পূর্ণ কলাম পূরণ করে
এটি ডেটা একত্রিত করার জন্যও কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে একটি আইডি এবং একটি বিক্রেতার জন্য পৃথক কলাম থাকে:
- টাইপ করা শুরু করুন 1001_Ayan ট্রেডার্স একটি নতুন কলামে
- Ctrl + E টিপুন , এবং দেখুন এক্সেল বাকিটা সম্পূর্ণ করুন
এটি ফোন নম্বর ফরম্যাটিং, ইমেল ঠিকানা তৈরি, তারিখ পুনর্বিন্যাস এবং অগণিত অন্যান্য প্যাটার্ন পরিচালনা করে৷
প্রো টিপ: ফ্ল্যাশ ফিল এক্সেল 2013-এ চালু করা হয়েছিল। মাইক্রোসফ্ট 365-এ, এক্সেল একটি সনাক্ত করা প্যাটার্নের উপর ভিত্তি করে বাকি এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজেস্ট করতে পারে; এন্টার টিপুন গ্রহণ করতে।
3. Ctrl + Shift + L:তাৎক্ষণিকভাবে ফিল্টার (চালু/বন্ধ) টগল করুন
সহজে বাছাই এবং অনুসন্ধানের জন্য আপনার ডেটা শিরোনাম থেকে দ্রুত ফিল্টার যোগ করুন বা সরান। ফিল্টারগুলি আপনাকে মেনু বা ফিতা ছাড়াই বড় ডেটাসেটের মাধ্যমে স্লাইস করতে দেয়। দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তনগুলি এড়াতে এগুলিকে টগল করুন—স্থায়ীভাবে দৃশ্য পরিবর্তন না করে বিশ্লেষণের জন্য দুর্দান্ত৷
ব্যবহার করার ধাপ:
- আপনার ডেটাসেটের ভিতরে ক্লিক করুন
- Ctrl + Shift + L টিপুন
- ফিল্টার করতে ড্রপডাউন তীরগুলি ব্যবহার করুন
- এগুলি সরাতে আবার টিপুন
আপনি শুধুমাত্র "মুলতুবি" অর্ডার দেখতে চান:
- Ctrl + Shift + L টিপে ফিল্টার চালু করুন
- স্থিতি প্রসারিত করুন কলাম ড্রপডাউন>> মুলতুবি নির্বাচন করুন
- আপনি মুলতুবি থাকা অর্ডারগুলির জন্য ফিল্টার করা সারি পাবেন
- যদি আপনি Ctrl + Shift + L চাপেন আবার, এটি ফিল্টারগুলিকে সরিয়ে দেবে
4. F4:শেষ ক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন
F4 আপনাকে দ্রুত আপনার সাম্প্রতিক সম্পাদনা বা বিন্যাস পরিবর্তনকে অন্যান্য কক্ষে প্রতিলিপি করতে দেয়, ক্লিকগুলি সংরক্ষণ করে এবং পুনরাবৃত্তি হ্রাস করে৷ এটি অবিশ্বাস্যভাবে দরকারী, তবুও অনেকে এটি দেরিতে আবিষ্কার করে৷
৷ব্যবহার করার ধাপ:
- একটি ক্রিয়া সম্পাদন করুন, যেমন একটি সেল ফর্ম্যাট করা (যেমন, "মুলতুবি" এর জন্য লাল হাইলাইট)
- অন্য একটি ঘর বা পরিসর নির্বাচন করুন
- F4 টিপুন অবিলম্বে একই ক্রিয়া প্রয়োগ করতে
একই সীমানা প্রয়োগ করা বা বাল্ক সারি মুছে ফেলার মতো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য এটি একটি বিশাল সময়-সংরক্ষণকারী। একটি সূত্র সম্পাদনা করার সময়, F4 এছাড়াও আপেক্ষিক এবং পরম রেফারেন্সের মধ্যে টগল করে (যেমন, $A$1 )।
প্রো টিপ: যদি আপনার F4 কী কাজ করে না, Fn + F4 টিপুন শেষ ক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করতে৷
5. Ctrl + T:একটি পরিসরকে একটি টেবিলে রূপান্তর করুন
Ctrl + T দিয়ে আপনার ডেটাকে একটি Excel টেবিলে রূপান্তর করা হচ্ছে এমন বৈশিষ্ট্যগুলি আনলক করে যা বেশিরভাগ লোকেরা এমনকি জানেন না। এই শর্টকাটটি অবিলম্বে একটি নির্বাচিত পরিসরকে একটি ফর্ম্যাট করা টেবিলে পরিণত করে, স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারিং, বাছাই এবং আপনার ডেটার সাথে প্রসারিত গতিশীল সূত্রের মতো বৈশিষ্ট্যগুলিকে সক্ষম করে৷
ব্যবহার করার ধাপ:
- Ctrl + A টিপুন সমস্ত ডেটা নির্বাচন করতে (হেডার সহ)
- Ctrl + T টিপুন
- চেক করুন "আমার টেবিলে হেডার আছে" যদি প্রযোজ্য হয়
- ঠিক আছে ক্লিক করুন
আপনি যখন নতুন সারি যোগ করেন তখন টেবিলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রসারিত হয়। টেবিল কলামে সূত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে কপি ডাউন. ফিল্টার বোতাম অবিলম্বে প্রদর্শিত হবে. ডেটা একটি কাঠামোগত রেফারেন্স সিস্টেম পায় যা সূত্রগুলিকে পাঠযোগ্য করে তোলে, যেমন =SUM(SalesData[Sales]) =SUM(E2:E151) এর পরিবর্তে .
টেবিলগুলি চার্টগুলিকে গতিশীল করে তোলে। যখন আপনার টেবিল বৃদ্ধি পায়, তখন আপনার চার্টগুলি পরিসর সামঞ্জস্য না করেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। অনেক লোক ম্যানুয়ালি রেঞ্জ সামঞ্জস্য করতে, সূত্রগুলি কপি করতে এবং চার্টের উত্সগুলি আপডেট করতে কয়েক বছর ব্যয় করে — যখন তারা প্রথম দিন থেকে টেবিল ব্যবহার করতে পারত।
বোনাস:Ctrl + G (বা F5) নেভিগেট করতে/একজন পাওয়ার ব্যবহারকারীর মতো "গোতে" খুলতে
আপনি সহজেই এতে যান খুলতে পারেন৷ ডায়ালগ বক্স তাৎক্ষণিকভাবে একটি সেল/রেঞ্জে যেতে বা বিশেষ কক্ষ নির্বাচন করতে।
বিশেষে যান: এতে যান এর ভিতরে উইন্ডো, বিশেষ… ক্লিক করুন এবং আপনি নির্বাচন করতে পারেন:
- ফাঁকা
- সূত্র
- ধ্রুবক
- শুধুমাত্র দৃশ্যমান কক্ষ (ফিল্টার করার পরে খুব দরকারী)
- ত্রুটি
অনুপস্থিত মানগুলি দ্রুত পূরণ করুন (শূন্য)
ধরুন কলাম B-এ "বিভাগ" মান অনুপস্থিত আছে এবং আপনি সেগুলি "অজানা" দিয়ে পূরণ করতে চান:
- বিভাগ নির্বাচন করুন কলাম
- Ctrl + G টিপুন>> বিশেষ… নির্বাচন করুন
- ফাঁকা বেছে নিন>> ঠিক আছে টিপুন
- টাইপ করুন অজানা
- Ctrl + এন্টার টিপুন (একবারে সমস্ত নির্বাচিত ফাঁকা ঘর পূরণ করে)
শুধুমাত্র দৃশ্যমান কক্ষ কপি করুন (ফিল্টার করার পরে)
ফিল্টার করার পরে, সাধারণত অনুলিপি করা লুকানো কোষ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে এবং ভুল হতে পারে৷
- আপনার ডেটা ফিল্টার করুন
- ফিল্টার করা পরিসর নির্বাচন করুন
- Ctrl + G টিপুন>> বিশেষ… নির্বাচন করুন
- শুধুমাত্র দৃশ্যমান কক্ষ বেছে নিন
- কপি করুন ক্লিক করুন
- এখন পেস্ট করুন অন্য শীটে
আরো শর্টকাট টিপস:
- Ctrl + ` (গ্রেভ অ্যাকসেন্ট) টিপুন একযোগে সমস্ত সূত্র দেখাতে
- Alt + = টিপুন SUM ঢোকাতে সংলগ্ন ব্যাপ্তির জন্য দ্রুত সূত্রগুলি
- Ctrl + পেজ ডাউন টিপুন পরবর্তী শীটে যেতে, এবং Ctrl + Page Up আগের শীটে যেতে
উপসংহার
এই 5টি এক্সেল শর্টকাট যা বেশিরভাগ লোকেরা খুব দেরিতে আবিষ্কার করে। এগুলিকে শুরুতে খুব কমই শেখানো হয়, তবুও তারা মাউস নির্ভরতা হ্রাস করে, গতি এবং নির্ভুলতা উন্নত করে এবং এক্সেলকে অনায়াসে অনুভব করে। এই শর্টকাটগুলি শেখার সর্বোত্তম সময় ছিল যখন আপনি প্রথম এক্সেল ব্যবহার করা শুরু করেছিলেন — তবে এটি কখনই দেরি হয় না। পেশী মেমরি তৈরি করতে একটি ফাঁকা ওয়ার্কবুকে তাদের অনুশীলন করুন। আপনার ভবিষ্যত স্বয়ং আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে আর একটি বছর অপেক্ষা না করার জন্য৷
সমাধান সহ বিনামূল্যে উন্নত এক্সেল ব্যায়াম পান!