দক্ষতা উন্মোচন: ৫টি এক্সেল শর্টকাট যা আপনাকে এখনই জানা উচিত

বেশির ভাগ এক্সেল ব্যবহারকারী ফাংশন, ফর্মুলা, চার্ট, এবং তারপর কিছু সাধারণ শর্টকাট দিয়ে কপি-পেস্ট শিখতে শুরু করে। কিন্তু সবচেয়ে বড় প্রোডাক্টিভিটি লাফ সাধারণত শর্টকাট থেকে আসে—বিশেষ করে যেগুলো পুনরাবৃত্তিমূলক মাউস কাজ দূর করে। দৈনন্দিন কাজে এক্সেল ব্যবহার করার সময়, শর্টকাট কাজকে সহজ করে দেয়।

এই টিউটোরিয়ালে, আমরা ৫টি এক্সেল শর্টকাট দেখাব যা অধিকাংশ মানুষ দেরি করে আবিষ্কার করে।

১. Ctrl + Shift + Arrow Keys: বাস্তব রেঞ্জ তাত্ক্ষণিক সিলেক্ট করুন

হাজার হাজার সারি স্ক্রল করা কষ্টদায়ক এবং সময়সাপেক্ষ। আপনি Ctrl + Shift + Arrow কী ব্যবহার করে ডেটার প্রান্তে ঝাঁপিয়ে যেতে পারেন।

ধরুন আপনার একটি বড় টেবিল আছে (শত শত সারি)। আপনাকে একটি সম্পূর্ণ কলাম সেকশন, সারির ব্লক, বা স্ক্রল ছাড়া দ্রুত সরাতে হবে।

ব্যবহার পদ্ধতি:

• আপনার ডেটাসেটের ভিতরে ক্লিক করুন
• Ctrl + Shift + ↓ (নিচে) চাপুন সেই কলামের শেষ ভরা সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য
• Ctrl + Shift + → (ডানে) চাপুন সারির শেষ ভরা সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য
• আপনি উভয় দিক একসাথে কম্বাইন করে পুরো ডেটাসেট সিলেক্ট করতে পারেন
  • Ctrl + Shift + ↓ চাপুন, তারপর সিলেক্টেড অবস্থায় Ctrl + Shift + → চাপুন
  • অথবা Ctrl + A চাপুন

ধরুন আপনি Sales এবং Cost কলামে কারেন্সি ফরম্যাট প্রয়োগ করতে চান:

• Ctrl + Shift + ↓ এবং → চাপুন Sales এবং Cost উভয় কলাম সিলেক্ট করার জন্য
• এখন Ctrl + Shift + $ (Currency) চাপুন বা ফরম্যাটিং প্রয়োগ করুন

সম্পূর্ণ কলাম/সারি সিলেক্ট করুন:

• Ctrl + Space → সম্পূর্ণ কলাম সিলেক্ট করুন
• Shift + Space → সম্পূর্ণ সারি সিলেক্ট করুন

প্রো টিপ: কলামের ভিতরে ব্ল্যাঙ্ক সেল থাকলে, এক্সেল প্রথম ব্ল্যাঙ্কে থেমে যায়। একবার আরো অ্যারো কী চাপুন পরবর্তী ভরা অঞ্চলে যাওয়ার জন্য; সেই দিকের ডেটার শেষ পর্যন্ত পৌঁছাতে পুনরাবৃত্তি করুন।

২. ফ্ল্যাশ ফিল (Ctrl + E): আপনার ব্যক্তিগত ডেটা সহায়ক

ফ্ল্যাশ ফিল এক্সেলের স্মার্ট ফিচারগুলির একটি—এটি মনে হচ্ছে আপনার কাছে একটি মাইন্ড রিডার আছে। এটি আপনার ডেটায় প্যাটার্ন চিনে এবং বাকি অটোমেটিক পূরণ করে।

ধরুন আপনার কাছে পূর্ণ নামের একটি কলাম আছে, এবং আপনি শুধু প্রথম নাম বের করতে চান।

• ফর্মুলা লিখার বদলে, প্রথম পূর্ণ নামের পাশের সেলে সাদা "Ayan" টাইপ করুন
• Ctrl + E চাপুন
• এক্সেল প্যাটার্ন চিনে এবং পুরো কলামকে প্রথম নাম দিয়ে পূরণ করে

এটি ডেটা একত্রিত করার জন্যও কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার আলাদা কলামে একটি ID এবং একটি ভেন্ডর থাকে:

• নতুন কলামে 1001_Ayan Traders টাইপ করা শুরু করুন
• Ctrl + E চাপুন, এবং এক্সেল বাকিটা সম্পূর্ণ করতে দেখুন

এটি ফোন নম্বর ফরম্যাটিং, ইমেইল ঠিকানা তৈরি, ডেটা রিফরম্যাটিং, এবং অসংখ্য অন্যান্য প্যাটার্ন হ্যান্ডেল করে।

প্রো টিপ: ফ্ল্যাশ ফিল এক্সেল ২০১৩-এ পরিচয় করানো হয়েছিল। মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ, এক্সেল শেখা প্যাটার্নের ভিত্তিতে বাকি এন্ট্রি অটো-সাজেস্ট করতে পারে; Enter চাপুন গ্রহণ করার জন্য।

৩. Ctrl + Shift + L: ফিল্টার টগল (On/Off) তাত্ক্ষণিক

আপনার ডেটা হেডারের ফিল্টার দ্রুত যোগ বা সরান সহজ সোর্টিং এবং সার্চিং এর জন্য। ফিল্টার আপনাকে মেনু বা রিবন ছাড়া বড় ডেটাসেটের মধ্য দিয়ে কাটা দেয়। সেগুলো অফ করুন যাতে অকস্মাত পরিবর্তন এড়ানো যায়—স্থায়ী ভিউ পরিবর্তন ছাড়া বিশ্লেষণের জন্য عالی।

ব্যবহার পদ্ধতি:

• আপনার ডেটাসেটের ভিতরে ক্লিক করুন
• Ctrl + Shift + L চাপুন
• ড্রপডাউন অ্যারো ব্যবহার করে ফিল্টার করুন
• আবার চাপুন সেগুলো সরানোর জন্য

আপনি শুধু "Pending" অর্ডার দেখতে চান:

• Ctrl + Shift + L চাপুন ফিল্টার অন করার জন্য
• Status কলামের ড্রপডাউন প্রসারিত করুন >> Pending সিলেক্ট করুন

• আপনি পেন্ডিং অর্ডারগুলোর জন্য ফিল্টার করা সারিগুলো পাবেন
• আপনি আবার Ctrl + Shift + L চাপলে, ফিল্টারগুলো সরিয়ে যাবে

৪. F4: শেষ অ্যাকশন রিপিট করুন

F4 আপনাকে আপনার সাম্প্রতিক এডিট বা ফরম্যাটিং পরিবর্তন অন্য সেলগুলোর জুড়ে দ্রুত প্রতিলিপি করতে দেয়, ক্লিক বাঁচিয়ে দেয় এবং পুনরাবৃত্তি কমিয়ে দেয়। এটি অবিশ্বাস্যভাবে কার্যকর, কিন্তু অনেক মানুষ এটা দেরি করে খুঁজে পায়।

ব্যবহার পদ্ধতি:

• একটি অ্যাকশন করুন, যেমন একটি সেল ফরম্যাট করা (যেমন "Pending"-র জন্য লাল হাইলাইট)
• আরেকটি সেল বা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন
• F4 চাপুন একই অ্যাকশন তাত্ক্ষণিক প্রয়োগ করার জন্য

এটি একই বর্ডার প্রয়োগ করার মতো বাForce delete rows in bulk করার মতো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য বিশাল টাইম-সেভার। ফর্মুলা এডিট করার সময়, F4 রিলেটিভ এবং অ্যাবসোলিউট রেফারেন্সের মধ্যে টগল করতেও পারে (যেমন $A$1)।

প্রো টিপ: আপনার F4 কী কাজ না করলে, Fn + F4 চাপুন শেষ অ্যাকশন রিপিট করার জন্য।

৫. Ctrl + T: একটি রেঞ্জকে টেবিলে রূপান্তর করুন

আপনার ডেটাকে এক্সেল টেবিলে Ctrl + T দিয়ে রূপান্তর করলে অনেকেই না জানা ফিচার আনলক হয়। এই শর্টকাট তাত্ক্ষণিক একটি সিলেক্টেড রেঞ্জকে একটি ফরম্যাটেড টেবিলে পরিণত করে, অটোমেটিক ফিল্টারিং, সোর্টিং, এবং আপনার ডেটার সাথে বিস্তারিত ডাইনামিক ফর্মুলা সক্ষম করে।

ব্যবহার পদ্ধতি:

• Ctrl + A চাপুন সব ডেটা সিলেক্ট করার জন্য (হেডারসহ)
• Ctrl + T চাপুন
• “My table has headers” চেক করুন যদি প্রযোজ্য হয়
• OK ক্লিক করুন

টেবিল নতুন সারি যোগ করলে অটোমেটিক বিস্তারিত হয়। টেবিল কলামের ফর্মুলা অটোমেটিক নিচে কপি হয়। ফিল্টার বাটন তাত্ক্ষণিক দেখায়। ডেটা একটি স্ট্রাকচার্ড রেফারেন্স সিস্টেম পায় যা ফর্মুলাকে পঠনযোগ্য করে, যেমন =SUM(SalesData[Sales]) বদলে =SUM(E2:E151)।

টেবিল চার্টগুলোকেও ডাইনামিক করে। আপনার টেবিল বাড়লে, আপনার চার্টগুলো রেঞ্জ অ্যাডজাস্ট ছাড়া অটোমেটিক আপডেট হয়। অনেক মানুষ বছরের পর বছর ম্যানুয়ালি রেঞ্জ অ্যাডজাস্ট করে, ফর্মুলা নিচে কপি করে, এবং চার্ট সোর্স আপডেট করে—যখন তারা দিন এক থেকে টেবিল ব্যবহার করতে পারত।

বোনাস: Ctrl + G (অথবা F5) "Go To" খুলুন পাওয়ার ইউজারের মতো

আপনি সহজে Go To ডায়ালগ বক্স খুলতে পারেন একটি সেল/রেঞ্জে ঝাঁপিয়ে যেতে বা স্পেশাল সেল সিলেক্ট করতে।

Go To Special: Go To উইন্ডোর ভিতরে, Special… ক্লিক করুন এবং আপনি সিলেক্ট করতে পারেন:

• Blanks
• Formulas
• Constants
• Visible cells only (ফিল্টার করার পর খুব কাজে আসে)
• Errors

গুনো মান দ্রুত পূরণ করুন (Blanks)

ধরুন কলাম B-এ অনুপস্থিত "Category" মান আছে এবং আপনি সেগুলো "Unknown" দিয়ে পূরণ করতে চান:

• Category কলাম সিলেক্ট করুন
• Ctrl + G চাপুন >> Special… সিলেক্ট করুন

• Blanks বেছে নিন >> OK চাপুন

• Unknown টাইপ করুন
• Ctrl + Enter চাপুন (একসাথে সব সিলেক্টেড ব্ল্যাঙ্ক সেল পূরণ করে)

শুধু ভিজিবল সেল কপি করুন (ফিল্টার করার পর)

ফিল্টার করার পর, স্বাভাবিক কপি হিডেন সেলগুলোকেও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে এবং ভুল করতে পারে।

• আপনার ডেটা ফিল্টার করুন
• ফিল্টার করা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন
• Ctrl + G চাপুন >> Special… সিলেক্ট করুন
• Visible cells only বেছে নিন

• Copy ক্লিক করুন

• এখন অন্য শিটে Paste করুন

আরও শর্টকাট টিপস:

• Ctrl + ` (Grave Accent) চাপুন সব ফর্মুলা একসাথে দেখার জন্য
• Alt + = চাপুন আধারিত রেঞ্জের জন্য দ্রুত SUM ফর্মুলা লিখার জন্য
• Ctrl + Page Down চাপুন পরবর্তী শিটে যেতে, এবং Ctrl + Page Up চাপুন আগের শিটে যেতে

উপসংহার

এই ৫টি এক্সেল শর্টকাট যা অধিকাংশ মানুষ খুব দেরি করে আবিষ্কার করে। সেগুলো শুরুর দিকে কখনো শেখানো হয় না, তবুও সেগুলো মাউস নির্ভরতা কমায়, গতি এবং নির্ভুলতা বাড়ায়, এবং এক্সেলকে সহজ করে তোলে। এই শর্টকাটগুলো শিখতে সেরা সময় ছিল যখন আপনি প্রথমবার এক্সেল ব্যবহার শুরু করেছিলেন—কিন্তু এখনও দেরি হয়নি। একটি ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্কবুকে এগুলো প্র্যাক্টিস করুন মাংসপেশির স্মৃতি তৈরি করতে। আপনার ভবিষ্যতের আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে আর এক বছর অপেক্ষা না করার জন্য।

Get FREE Advanced Excel Exercises with Solutions!