এক্সেলে সাবটোটাল ইনসার্ট করার ধাপে ধাপে গাইড

এক্সেল ব্যাপকভাবে ছাত্র-ছাত্রী বা কর্মচারীদের গুরুত্বপূর্ণ সংখ্যাত্মক তথ্য সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। তাই বড় ডেটাসেট থেকে সাবটোটাল মানগুলোর একটি গ্রুপ বের করে ফেলা প্রয়োজন হয় যাতে প্রকৃত পরিস্থিতি বোঝা যায়। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে এক্সেলে সাবটোটাল ইনসার্ট করতে হয়।

সাবটোটাল কী?

গণনা অংশে যাওয়ার আগে, সাবটোটালের অর্থ জানি নেই।

সাধারণ অর্থে, সাবটোটাল বোঝায় একটি বড় গ্রুপের সেটের মধ্যে একটি সেটের মোট। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনি গত সেমিস্টারে ১০০ নম্বর পেয়েছেন, যেখানে গণিত কোর্সের নম্বর তিনটি ক্লাস টেস্ট থেকে আসে। প্রথম ক্লাস টেস্টে আপনি পেয়েছেন ১০, দ্বিতীয়ে ১৫, এবং শেষ ক্লাস টেস্টে ২০। এখন আপনি মোট ১০০ নম্বর中的 শুধু আপনার গণিতের নম্বর জানতে চান। এটি সহজে জানতে আপনি সাবটোটাল ব্যবহার করতে পারেন।

একইভাবে, এক্সেলে আপনি সাবটোটাল ফাংশন ব্যবহার করে বড় ডেটা সেটকে ছোট সেটে ভাগ করে তারপর SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, PRODUCT ইত্যাদি এক্সেল ফাংশনগুলো ব্যবহার করে আপনার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পেতে পারেন।

ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

আপনি এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেলে সাবটোটাল ইনসার্ট করার সবচেয়ে সহজ উপায়

এখানে আপনি শিখবেন এক্সেলে সাবটোটাল ইনসার্ট করার চূড়ান্ত উপায়। ধাপগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো:

ধাপ ১: সাবটোটাল ক্যাটাগরির রূপে যেই ডেটা রেঞ্জটি চান সেটি সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২: Data -> Subtotal ট্যাবে যান (Outline কমান্ড টুলে)।

ধাপ ৩: পপ-আপ Subtotal বক্সে,

• At each change in লেবেলের অধীনে, ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে সেই ক্যাটাগরির নাম সিলেক্ট করুন যানুযায়ী আপনি আপনার ডেটাসেটকে সর্ট করতে চান (আমাদের কেসে, আমরা নাম অনুযায়ী ডেটা সর্ট করতে চেয়েছিলাম, তাই আমরা ক্যাটাগরি হিসেবে Name বেছে নিলাম)।
• Use function লেবেলের অধীনে, ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে আপনার ডেটাসেটে প্রয়োগ করতে চাওয়া ফাংশনের নাম সিলেক্ট করুন (আমাদের কেসে, আমরা ডেটার যোগফল জানতে চেয়েছিলাম, তাই ফাংশন হিসেবে SUM বেছে নিলাম)।

আপনি Use function ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে স্ক্রলবার নিচে নেমে যেকোনো ফাংশন বেছে নিতে পারেন (নিচের ছবি দেখুন)।

• Add subtotal to লেবেলের অধীনে, যেসব নামের পাশে চেক বক্সে যেসব মান আছে সাবটোটাল ফলাফল জানতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন (আমাদের কেসে, আমরা প্রতিটি সদস্যের সাবটোটাল মান জানতে চেয়েছিলাম, তাই সাবটোটাল কলাম হিসেবে Name অপশন বেছে নিলাম)।
• যদি আপনার ইতিমধ্যে কোনো সাবটোটাল ফলাফল থাকে এবং আপনি সেটি সরাতে চান, তবে Replace current subtotals চেক বক্স সিলেক্ট করুন, অন্যথায় চেক বক্সটি ক্লিয়ার রাখুন (বোঝার জন্য fig. 1 & 2 দেখুন)।
• যদি প্রতিটি সাবটোটালের জন্য অটোম্যাটিক পেজ ব্রেক চান, তবে Page break between groups চেক বক্স সিলেক্ট করুন, অন্যথায় অচিহ্নিত রাখুন।
• যদি প্রতিটি ক্যাটাগরির নিচে সাবটোটাল ফলাফল চান, তবে Summary below data চেক বক্স সিলেক্ট করুন, অন্যথায় বক্সটি আনচেক করে রাখুন।
• OK ক্লিক করুন।

fig. 1: চিহ্নিত Replaced current subtotals চেক বক্স সহ সাবটোটাল মান

fig. 2: অচিহ্নিত Replaced current subtotals চেক বক্স সহ সাবটোটাল মান

এটি আপনার সম্পূর্ণ ডেটাসেটের সাবটোটাল ফলাফল প্রতিটি ক্যাটাগরির পাশাপাশি Grand Total-ও উত্পন্ন করবে।

Grand Total = সকল সাবটোটাল মানের যোগফল।

আরও পড়ুন: এক্সেলে সাবটোটাল সর্ট করা (দ্রুত ধাপ সহ)

সাবটোটাল সরান

যদি আপনার আর সাবটোটাল দরকার না থাকে, তাহলে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

ধাপ ১: ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২: Data -> Subtotal-এ যান।

ধাপ ৩: Subtotal পপ-আপ বক্সের নিচে বাম পাশ থেকে Remove All সিলেক্ট করুন।

এটি আপনার ডেটাসেটের সকল সাবটোটাল মান সরিয়ে দেবে।

আরও পড়ুন: পিভট টেবিলে সাবটোটাল সরানোর ৫টি উপকারী উপায়

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আপনি এক্সেলে সাবটোটাল ইনসার্ট করার সবচেয়ে কার্যকর ও সহজ উপায় শিখেছেন। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য খুব উপকারী হয়েছে। আপনার যদি কোনো প্রশ্ন থাকে তবে নিঃসংকোচ জিজ্ঞাসা করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেল পিভট টেবিলে একাধিক কলাম সাবটোটাল করা (সহজ ধাপ সহ)
• ফিল্টারসহ এক্সেলে SUBTOTAL ব্যবহার করা (দ্রুত ধাপ সহ)