কিভাবে একই সময়ে এক্সেল ওয়ার্কবুকগুলিতে সহ-লেখক এবং সহযোগিতা করবেন

অনলাইন সহ-লেখক একটি পরিষেবা যা ব্যবহার করে আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা একই নথিতে কাজ করতে পারেন। সাধারণত, নথি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করে এবং অন্যান্য সহ-লেখকদের দ্বারা করা পরিবর্তনগুলি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে দৃশ্যমান হয়। এটি ক্লাউড প্রযুক্তি ব্যবহার করে নথিতে কাজ করা সহজ করে তোলে। Microsoft Office 2016 রিয়েল-টাইম সহযোগিতা সক্ষম করেছে, এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা বাজারে বেশ সফল বলে মনে হচ্ছে। এটি Word এর ডেস্কটপ সংস্করণে সহ-লেখক সক্ষম করার সাথে শুরু হয়েছিল এবং এখন, লাইভ সহযোগিতা মাইক্রোসফ্ট অফিসের প্রধান জোর। বরং, বেশিরভাগ ব্যবহারকারী ইমেলের মাধ্যমে নথি তৈরি এবং ভাগ করার পরিবর্তে সম্পূর্ণরূপে অনলাইন সহ-লেখনার দিকে চলে গেছে৷

Excel-এ সহ-লেখক এবং সহযোগিতা করুন

Excel ব্যবহার করে দলের সহযোগিতা এবং সহ-লেখনার সাথে শুরু করার জন্য, আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করতে পারেন:

1] নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে Windows এবং Office 365 সাবস্ক্রিপশনের একটি আপ-টু-ডেট সংস্করণ রয়েছে। আপনি এই ফাইল ফর্ম্যাটগুলি ব্যবহার করবেন:.xlsm, .xlsx, বা .xlsb ফাইল৷ যদি আপনার একটি ভিন্ন বিন্যাস থাকে, তাহলে আপনি ফাইলটি খুলে এটি পরিবর্তন করতে পারেন, ফাইল> সেভ অ্যাজ> ব্রাউজ> সেভ এ ক্লিক করুন। যেমন প্রকার , তারপর প্রযোজ্য প্রকারে বিন্যাস পরিবর্তন করুন।

আপনার যদি সাবস্ক্রিপশন না থাকে, তাহলেও আপনি আপনার ব্যক্তিগত OneDrive-এ লগ ইন করে অনলাইনে নথি তৈরি করে সহযোগিতা করতে পারেন। যাইহোক, কার্যকারিতা সীমিত।

2] SharePoint-এ একটি ওয়ার্কশীট তৈরি বা আপলোড করুন , OneDrive , অথবা ব্যবসার জন্য OneDrive .

3] আপনি যদি একটি ফাইল আপলোড করার সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন, তাহলে শুধু ফাইলের নামটিতে ক্লিক করুন, এবং ওয়ার্কবুকটি একটি নতুন ব্রাউজারে খুলবে৷

4] Edit in Excel-এ ক্লিক করুন বিকল্প আপনি যদি Excel এর একটি সংস্করণ বেছে নেওয়ার জন্য একটি প্রম্পট পান, তাহলে Excel 2016 নির্বাচন করুন।

5] একবার ফাইলটি খোলে এবং আপনি দেখতে পান যে এটি এখনও সুরক্ষিত দৃশ্যে আছে , শুধু সম্পাদনা সক্ষম করুন এ ক্লিক করুন৷ ফাইলে পরিবর্তন করতে সক্ষম হতে।

6] শেয়ার এ ক্লিক করুন উইন্ডোর উপরের ডান কোণে পাওয়া বোতাম। লোকেদের আমন্ত্রণ জানান-এ বক্সে, শুধু আপনার দলের সদস্যদের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন যাদের সাথে আপনি সহযোগিতা করতে চান। প্রতিটি ইমেল ঠিকানা একটি সেমি-কোলন দিয়ে আলাদা করুন। সম্পাদনা করতে পারেন বেছে নিন এবং তারপর শেয়ার এ ক্লিক করতে এগিয়ে যান বোতাম

7] আপনি যাদের সাথে ফাইলটি শেয়ার করেছেন তারা ফাইলটির লিঙ্ক এবং এটি খুলতে অ্যাক্সেস সহ একটি ইমেল পাবেন। সহ-লেখক হতে, তাদের ওয়ার্কবুক সম্পাদনা করুন এ ক্লিক করতে হবে৷ এবং তারপর সম্পাদনা নির্বাচন করুন এক্সেলে।

8] একবার আপনি ফাইলটি খুললে, আপনি এক্সেল উইন্ডোর উপরের ডানদিকে আপনার আমন্ত্রিত সহযোগীর অবতার বা ছবি দেখতে পাবেন। তারা সাধারণত তাদের নিজস্ব সংরক্ষিত ছবি, অবতার বা G অক্ষরে প্রদর্শিত হবে যার অর্থ “অতিথি” বা তাদের নামের আদ্যক্ষর যদি কোনো নির্বাচিত প্রোফাইল ছবি না থাকে। আপনার নির্বাচনগুলি সবুজ রঙে হাইলাইট করা হবে যখন অন্য লোকেদের নির্বাচন হবে নীল, লাল, হলুদ বা বেগুনি রঙের মতো অন্যান্য রঙে।

একবার আপনি অবতারে ক্লিক করলে, অন্য ব্যক্তি বর্তমানে যেখানে স্প্রেডশীটে কাজ করছে সেখানে আপনাকে রাউট করা হবে। তার উপস্থিতি একটি চোখ ধাঁধানো রঙিন কার্সার দ্বারা লক্ষ্য করা যেতে পারে। এখন, আপনি স্প্রেডশীটগুলিতে সহ-লেখনার সাথে একই সাথে নথিগুলি সম্পাদনা করতে পারেন যা ফলস্বরূপ প্রকল্পগুলিতে কাজকে দ্রুত এবং সুবিধাজনক করে তোলে৷

MS Excel-এ সহ-লেখক করার সময় স্বতঃ-সংরক্ষণ করুন

স্বতঃ-সংরক্ষণ হল একটি বৈশিষ্ট্য যা সহ-লেখার জন্য বা অন্যথায় OneDrive-এর জন্য সমস্ত নথিতে ডিফল্টরূপে সক্রিয় করা হয়। এটি নথিতে পরিবর্তনগুলি সেকেন্ডের মধ্যে সংরক্ষণ করে, কখনও কখনও সেকেন্ডের ভগ্নাংশে৷

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের নির্বাচন

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল বা এক্সেল অনলাইন ব্যবহারকারী ব্যবহারকারীরা শীর্ষে থাকা একটি তালিকায় অন্যান্য ব্যবহারকারীদের দেখতে সক্ষম হবেন। অন্যান্য ব্যবহারকারীদের নির্বাচন এবং পাঠ্য বিভিন্ন রঙে দৃশ্যমান হবে। যে ব্যবহারকারীদের MS Excel এর অন্যান্য সংস্করণ রয়েছে তারা এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারবেন না৷

"রিফ্রেশ প্রস্তাবিত" এবং "আপলোড ব্যর্থ হয়েছে" বার্তা৷

যদি আপনি স্বয়ংক্রিয়-সংরক্ষণের সময় এই ত্রুটি বার্তাগুলি পান এবং খসড়াগুলি অসংরক্ষিত থাকে, আপনি একটি ভিন্ন ট্যাবে লিঙ্কটি অনুলিপি করার এবং এন্টার টিপে বিবেচনা করতে পারেন৷ ইন্টারনেট সংযোগ আছে কিনা নিশ্চিত হয়ে গেলে এটি করতে ভুলবেন না।

দুই ব্যবহারকারী নথিতে একই জিনিস পরিবর্তন করছেন

যখন দুইজন ব্যবহারকারী স্বয়ং-সংরক্ষণ বা সংরক্ষণে ক্লিক করে একই জিনিস পরিবর্তন করে, সর্বশেষ পরিবর্তনটি সংরক্ষিত হয়। এটি সহজ করার জন্য, এক্সেল অনলাইন ব্যবহারকারীদের মধ্যে এটি নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি মন্তব্য বিভাগকে অনুমতি দেয়। এটি একটি চ্যাট বক্সের মতো কাজ করে৷

পরবর্তী পড়ুন :এক্সেল টিপস এবং ট্রিকস।