অনলাইন কো-অথরিং হলো একটি সার্ভিস যার মাধ্যমে আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা একই ডকুমেন্টে কাজ করতে পারেন। সাধারণত, ডকুমেন্ট অটো-সেভ হয় এবং অন্যান্য কো-অথরদের করা পরিবর্তনগুলো কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে দৃশ্যমান হয়। এটি ক্লাউড টেকনোলজি ব্যবহার করে ডকুমেন্টে কাজ করা সহজ করে দেয়। মাইক্রোসফট অফিস ২০১৬ রিয়েল-টাইম колাবোরেশন সক্ষম করেছে, একটি ফিচার যা বাজারে কाफি সফল মনে হচ্ছে। এটি ওয়ার্ডের ডেস্কটপ ভার্সনে কো-অথরিং সক্ষম করার সাথে শুরু হয়েছিল, এবং এখন, লাইভ কলাবোরেশন মাইক্রোসফট অফিসের প্রধান 추진 lực। বরং, অধিকাংশ ব্যবহারকারী ইমেইল দিয়ে ডকুমেন্ট তৈরি ও শেয়ার করার বদলে সম্পূর্ণরূপে অনলাইন কো-অথরিং-এ শিফট করেছে।
এক্সেলে Co-Author এবং Collaborate করুন
এক্সেল ব্যবহার করে টিম কলাবোরেশন এবং কো-অথরিং শুরু করতে, আপনি নিচের ধাপগুলো ব্যবহার করতে পারেন:
১] নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে একটি আপ-টু-ডেট উইন্ডোজ ভার্সন এবং অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন আছে। আপনি এই ফাইল ফরম্যাটগুলো ব্যবহার করবেন: .xlsm, .xlsx, বা .xlsb ফাইল। আপনার যদি ভিন্ন ফরম্যাট থাকে, তবে আপনি এটি পরিবর্তন করতে পারেন, ফাইলটি খুলে, File > Save As > Browse > Save As Type-এ ক্লিক করুন, তারপর ফরম্যাটটি প্রযোজ্য টাইপগুলিতে পরিবর্তন করুন।
আপনার যদি সাবস্ক্রিপশন না থাকে, তবে আপনি আপনার পারসোনাল OneDrive-এ লগ ইন করে অনলাইন ডকুমেন্ট তৈরি করে কলাবোরেট করতে পারেন। যাইহোক, ফাংশনালিটি সীমিত।
২] SharePoint, OneDrive, বা OneDrive for Business-এ একটি ওয়ার্কশিট তৈরি বা আপলোড করুন।
৩] আপনি যদি একটি ফাইল আপলোড করার সিদ্ধান্ত নেন, শুধু ফাইলনেমে ক্লিক করুন, এবং ওয়ার্কবুকটি একটি নতুন ব্রাউজারে খুলবে।
৪] Edit in Excel অপশনে ক্লিক করুন। আপনি যদি এক্সেল ভার্সন বেছে নেওয়ার একটি প্রম্পট পান, তবে Excel 2016. সিলেক্ট করুন।
৫] একবার ফাইলটি খুললে এবং আপনি দেখেন যে এটা এখনও Protected View-এ, শুধু Enable Editing-এ ক্লিক করুন ফাইলে পরিবর্তন আনার জন্য।
৬] উইন্ডোর উপরের ডানে থাকা Share বাটনে ক্লিক করুন। Invite People বক্সে, আপনার টিম মেম্বার বা যাদের সাথে আপনি কলাবোরেট করতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানাগুলো লিখুন। প্রতিটি ইমেইল ঠিকানাকে সেমিকোলন দিয়ে আলাদা করুন। Can Edit বেছে নিন এবং তারপর Share বাটনে ক্লিক করুন।
৭] যাদের সাথে আপনি ফাইলটি শেয়ার করেছেন সেরা একটি ইমেইল পাবে ফাইলের লিংকসহ এবং এটি খোলার অ্যাক্সেস। কো-অথর করতে, সেগুলোকে Edit Workbook-এ ক্লিক করতে হবে এবং তারপর Edit in Excel সিলেক্ট করতে হবে।
৮] একবার ফাইলটি খুললে, আপনি আপনার আমন্ত্রিত কলাবোরেটরদের অবতার বা ছবিগুলো এক্সেল উইন্ডোর উপরের ডানে দেখতে পাবেন। সেগুলো সাধারণত তাদের নিজেদের সেভ করা ছবি, অবতার বা অক্ষর G দিয়ে প্রদর্শিত হবে যার মানে guest বা তাদের নামের Initials যদি কোনো প্রোফাইল ছবি বেছে নেওয়া না থাকে। আপনার সিলেকশনগুলো গ্রিন হাইলাইটেড হবে যখন অন্যের সিলেকশন অন্যান্য কালার যেমন ব্লু, রেড, ইয়েলো, বা ভায়োলেট-এ হবে।
অবতারে ক্লিক করলে, আপনাকে সেখানে রুট করা হবে যেখানে অন্য ব্যক্তিটি বর্তমানে স্প্রেডশিটে কাজ করছেন। তার উপস্থিতি একটি ব্লিংকিং কালারড কার্সার দিয়ে লক্ষ্য করা যাবে। এখন, আপনি কো-অথরিং অন স্প্রেডশিটস দিয়ে সিমুলটেনিয়াসলি ডকুমেন্ট এডিট করতে পারবেন যা চলে কাজকে দ্রুত এবং সুবিধাজনক করে তোলে।
MS Excel-এ কো-অথরিং করার সময় Auto-save
Auto-save হলো একটি ফিচার যা কো-অথরিং-এ ব্যবহৃত সকল ডকুমেন্টে ডিফল্টভাবে ইনএবল্ড থাকে, অথবা OneDrive-এ অন্যথাবে। এটি ডকুমেন্টে পরিবর্তনগুলো সেকেন্ডগুলোর মধ্যে, কখনও কখনও সেকেন্ডের ভগ্নাংশে সেভ করে।
অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সিলেকশন
মাইক্রোসফট এক্সেল বা এক্সেল অনলাইন ব্যবহারকারীরা টপে একটি লিস্টে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের দেখতে পাবেন। অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সিলেকশন এবং টেক্সট ভিন্ন রঙে দৃশ্যমান হবে। MS Excel-এর অন্যান্য ভার্সন ব্যবহারকারীরা এই ফিচারটি ব্যবহার করতে পারবেন না।
"Refresh recommended" এবং "Upload failed" মেসেজ
আপনি যদি অটো-সেভ করার সময় এই এরর মেসেজগুলো পান এবং ড্রাফ্টস আনসেভড থাকে, তবে আপনি লিংকটি অন্য একটি ট্যাবে কপি করে এন্টার চাপতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে ইন্টারনেট কানেক্টেড আছে তার পর একবার এটি করুন।
দুইজন ব্যবহারকারী ডকুমেন্টে একই জিনিস পরিবর্তন করলে
যদি দুইজন ব্যবহারকারী অটো-সেভ বা সেভ-এ ক্লিক করেই একই জিনিস পরিবর্তন করে, তবে লেটেস্ট পরিবর্তনটি সেভ হয়। এটিকে সহজ করতে, এক্সেল অনলাইন একটি কমেন্ট সেকশন অনুমতি দেয় ব্যবহারকারীদের মধ্যে এই বিষয়ে আলোচনা করার জন্য। এটি একটি চ্যাট বক্সের মতো কাজ করে।
পরবর্তী পড়ুন: Excel Tips & Tricks.
