স্ক্যানার ব্যবহার করে ডকুমেন্ট সংগঠিত করার পদ্ধতি

স্ক্যানার দিয়ে কাগজপত্র ডিজিটাইজ ও সংগঠিত করুন

কাগজের ডকুমেন্ট ডিজিটাইজ করলে জায়গা বাঁচে এবং খোঁজা সহজ হয়। OCR (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) সফটওয়্যার দিয়ে PDF সার্চযোগ্য ফাইলে রূপান্তর করা যায়। ডিজিটাল ফাইল CD, DVD, পেনড্রাইভ বা অনলাইন স্টোরেজে রাখা যায়। নিচে ধাপে ধাপে পদ্ধতি দেওয়া হলো:

1. কাগজপত্র বাছাই করুন: কোন ডকুমেন্ট ডিজিটাইজ করবেন এবং কোনগুলো ফেলতে পারেন তা ঠিক করুন। সময় নিতে পারে, টুকরো টুকরো করে করুন।
2. ফোল্ডার স্ট্রাকচার তৈরি করুন: ডিজিটাইজ করার আগে ফোল্ডার ও সাবফোল্ডার বানান। ক্যাটাগরি অনুযায়ী (ক্রেডিট কার্ড রিসিপ্ট, গাড়ির ইনশুরেন্স, ফোন বিল, বাজারের রিসিপ্ট, ঘর মেরামতের বিল ইত্যাদি) ফোল্ডার বানান। প্রতিটি ফোল্ডারের ভেতরে বছরের সাবফোল্ডার বানান। নতুন রিসিপ্ট আসলে সঠিক ফোল্ডারে রাখা সহজ।
   • Windows-এ: ডেস্কটপে রাইট-ক্লিক → New → Folder। সাবফোল্ডারের জন্য ফোল্ডারের ভেতরে একই কাজ করুন।
   • Mac-এ: File → New Folder বা Shift+Command+N。
3. OCR সফটওয়্যার নিশ্চিত করুন: স্ক্যানার বা প্রিন্টারের সাথে OCR সফটওয়্যার আছে কিনা চেক করুন। Windows-এ ভালো OCR সফটওয়্যার থাকে। না থাকলে ABBYY FineReader বা Adobe Acrobat Pro DC ব্যবহার করুন।
4. ডকুমেন্ট স্ক্যান করুন: স্ক্যানার এবং সফটওয়্যার অনুযায়ী প্রক্রিয়া ভিন্ন হয়। Windows ও Mac-এ স্ক্যান করার গাইড লাইফওয়ায়ারে পাওয়া যাবে।
5. নতুন কাগজপত্র নিয়মিত স্ক্যান করুন: ডিজিটাইজেশন শেষ হলে নতুন রিসিপ্ট বা কাগজপত্র পাওয়ার সাথে সাথে স্ক্যান করুন, অন্যথায় আবার কাগজের ভিড় জমা হবে।