সংগঠিত হওয়ার জন্য কীভাবে একটি স্ক্যানার ব্যবহার করবেন

কি জানতে হবে

• আপনার ফাইলগুলিকে ডিজিটাইজ করার আগে, ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার জন্য ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার তৈরি করুন৷
• নিশ্চিত করুন যে স্ক্যানার বা প্রিন্টার অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) সফ্টওয়্যার সমর্থন করে এবং আপনার কাছে OCR সফ্টওয়্যার ইনস্টল করা আছে।
• আপনি Mac এ একটি ডকুমেন্ট স্ক্যান করতে চান নাকি Windows এ একটি ডকুমেন্ট স্ক্যান করতে চান তার উপর নির্ভর করে প্রক্রিয়াটি ভিন্ন৷

আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র সংগঠিত করার সময় কাগজের নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করা সাহায্য করতে পারে। পিডিএফ সহ ডিজিটাল ফাইলগুলি অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে অনুসন্ধানযোগ্য ফাইলগুলিতে রূপান্তরিত করা যেতে পারে যা সাধারণত একটি প্রিন্টারের সাথে আসে। তার মানে আপনার তথ্য জায়গা নেয় না, এবং এটি খুঁজে পাওয়া সহজ। এছাড়াও, আপনি আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলি সিডি বা ডিভিডিতে, একটি ফ্ল্যাশ ড্রাইভে, একটি অনলাইন স্টোরেজ সুবিধাতে সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনার স্ক্যান করা নথিগুলি কীভাবে সংগঠিত করবেন তা এখানে।

কিভাবে সংগঠিত হতে একটি স্ক্যানার ব্যবহার করবেন

এখানে কিছু পদক্ষেপ রয়েছে যা আপনি একটি স্ক্যানার ব্যবহার করে আপনার ব্যবসা বা বাড়ি সংগঠিত করতে নিতে পারেন৷ এই কাজটি করতে আপনার একটি ডকুমেন্ট স্ক্যানার লাগবে। এটি ব্যয়বহুল বা অভিনব হতে হবে না. যদি আপনার কাছে এটি না থাকে, কিছু সেরা কেনাকাটার জন্য ফটো স্ক্যানার এবং ডকুমেন্ট স্ক্যানারগুলির এই পর্যালোচনাগুলি দিয়ে শুরু করুন৷

আপনি যদি একটি পৃথক স্ক্যানার না চান, একটি সস্তা অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টার কাজটি করবে৷

1. আপনার কাগজপত্রের মধ্য দিয়ে যান এবং আপনি কী ডিজিটাইজ করতে পারেন এবং আপনি কী নিরাপদে টস করতে পারেন তা স্থির করুন৷

   ৷

   এই সম্ভবত কিছু সময় লাগবে. প্রয়োজনে ছোট ইনক্রিমেন্টে কাজ করুন।

2. আপনার ফাইলগুলি ডিজিটাইজ করার আগে, ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার জন্য ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার তৈরি করুন। আপনার প্রয়োজনীয় বিভাগগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং প্রতিটির জন্য একটি ফোল্ডার সেট আপ করুন৷ এক ফোল্ডারে ক্রেডিট কার্ডের রসিদ রাখুন, গাড়ির বীমা কাগজপত্র অন্য ফোল্ডারে রাখুন। ফোন বিল, মুদির রসিদ, বাড়ির মেরামতের বিল, এবং তাই আলাদা ফোল্ডারে স্থাপন করা যেতে পারে। প্রতিটি ফোল্ডারের মধ্যে, প্রতি বছর (বা মাসের) জন্য সাবফোল্ডার তৈরি করুন। একটি সংগঠিত সিস্টেম দিয়ে শুরু করা এবং সঠিক ফাইলে নতুন কাগজপত্র যোগ করা যতটা সহজ, প্রতিবার একটি নতুন রসিদ স্ক্যান করার সময় সিস্টেমটিকে পুনরায় সাজানোর চেয়ে।

   Windows-এ একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে, ডেস্কটপে ডান-ক্লিক করুন এবং নতুন বেছে নিন> ফোল্ডার . একটি সাবফোল্ডার তৈরি করতে নতুন ফোল্ডারের ভিতরে থাকাকালীন এই পদক্ষেপটি পুনরাবৃত্তি করুন। Mac এ একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে, ফাইল নির্বাচন করুন> নতুন ফোল্ডার , অথবা Shift টিপুন +কমান্ড +N .

3. নিশ্চিত করুন যে স্ক্যানার বা প্রিন্টারটি অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) সফ্টওয়্যারের সাথে এসেছে। এটি আপনাকে পিডিএফ ফরম্যাটে নথি স্ক্যান করতে এবং ফাইলগুলি সম্পাদনা করতে দেয়। আপনার উইন্ডোজ কম্পিউটারে শালীন OCR সফ্টওয়্যার ইনস্টল করার একটি ভাল সুযোগ রয়েছে৷

   যদি আপনার কম্পিউটারে OCR সফ্টওয়্যার ইনস্টল করা না থাকে, তাহলে ABBYY FineReader এবং Adobe Acrobat Pro DC জনপ্রিয় পছন্দ৷

4. এটি আপনার নথি স্ক্যান করার সময়. ঠিক কীভাবে আপনি এটি করবেন তা নির্ভর করে আপনি যে ধরনের স্ক্যানার এবং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন তার উপর৷

   ৷

   লাইফওয়্যারে উইন্ডোজ এবং ম্যাকে ডকুমেন্ট স্ক্যান করার জন্য গাইড আছে।

5. আপনি ডকুমেন্টের ডিজিটাইজিং সম্পন্ন করলে, ফিজিক্যাল পেপারওয়ার্কের উপরে রাখুন। প্রতিবার নতুন রসিদ বা কাগজপত্র পাওয়ার সময় আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথি স্ক্যান করেন তা নিশ্চিত করুন। অন্যথায়, কাগজপত্র আবার স্তূপ করা শুরু হবে।