তথ্য শ্রেণিবিন্যাস হলো ডেটাকে প্রাসঙ্গিক ক্যাটাগরিতে ভাগ করার প্রক্রিয়া। উদাহরণ: কোম্পানির অভ্যন্তরে ফাইন্যান্সিয়াল ডকুমেন্ট পাবলিক রিলেশন ডিপার্টমেন্টের ডকুমেন্টের সাথে গুলিয়ে রাখা উচিত নয়। আলাদা ফোল্ডারে রাখা উচিত এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিদের সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস দিতে হয়। এভাবে সংরক্ষিত ডেটা নিরাপদ থাকে এবং প্রয়োজনে সহজে খুঁজে পাওয়া যায়।
শ্রেণিবিন্যাসের প্রক্রিয়া
তথ্য নিরাপত্তা শ্রেণিবিন্যাসে প্রথমে তথ্য চিনতে হয়। সংস্থার ভেতরে একাধিক বিজনেস গ্রুপ দ্বারা তৈরি, সংরক্ষিত ও পরিচালিত ডেটা সক্রিয়ভাবে আবিষ্কার করার উদ্যোগ নিতে হয়। তথ্য আবিষ্কার মানে ব্যবসাকে পুনরায় আবিষ্কার করা। এটি রিভিউ করতে পারা যায় ডেটা কীভাবে সশক্ত করছে অথবা অকার্যকরভাবে কাজ করছে।
সংবেদনশীলতা ও ব্যবসায়িক প্রভাবের স্তর অনুযায়ী ডেটা শ্রেণিবদ্ধ করলে ঝুঁকি ও তথ্য নিরাপত্তা অনুশীলনকে জানা যায় কোন তথ্যকে কত প্রাধান্য দিয়ে রক্ষা করতে হবে এবং নিরাপত্তা বাজেট কোথায় খরচ হবে। আইন ও রেগুলেশন দ্বারা goberned তথ্য সঠিকভাবে শ্রেণিবদ্ধ করলে এর প্রসার need-to-know ভিত্তিতে নির্ধারণ করা যায়, যা চুরি বা ক্ষতির ঝুঁকি কমিয়ে নন-কমপ্লায়েন্স আর্থিক জরিমানা প্রতিরোধ/কমানোতে সাহায্য করে।
তথ্যের শ্রেণি (উদ্দেশ্য অনুযায়ী)
- স্ট্র্যাটেজিক ইনফরমেশন (Strategic Information): দীর্ঘমেয়াদী ও কৌশলগত সিদ্ধান্তের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য। ব্যবসায়িক পরিকল্পনা ও নীতিনির্মাণে ব্যবহার। নতুন প্রযুক্তি, বাজার উপলব্ধতা, কাঁচামালের দাম, নতুন পণ্য উন্নতি, মানবশক্তি পরিকল্পনা, প্রতিযোগী বিশ্লেষণ ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত।
- ট্যাকটিক্যাল ইনফরমেশন (Tactical Information): মধ্যম মেয়াদী সিদ্ধান্তের জন্য প্রয়োজন (প্রায় এক বছর)। বিক্রয় বিশ্লেষণ ও পূর্বাভাস, আর্থিক প্রক্ষেপণ, উৎপাদন রিসোর্স প্রয়োজনীয়তা, বার্ষিক আর্থিক বিবরণী। সাধারণত বর্তমান ঘটনা ও লেনদেনের ওপর ভিত্তি করে। তাত্ক্ষণিক জেনারেশন ও ক্লেরিফিকেশন প্রয়োজন। একাধিক স্রোত (আভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক) থেকে তথ্য নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।
- অপারেশনাল ইনফরমেশন (Operational Information): ব্যবসায়িক সংস্থার রুটিন সার্ভিসের জন্য প্রয়োজন। খুব অল্প মেয়াদ (এক ঘন্টা থেকে কয়েক দিন)। বর্তমান স্টক-ইন-হ্যান্ড, আউটস্ট্যান্ডিং পারচেস অর্ডার, স্টক রি-অর্ডার লেভেল, কাস্টমারের আউটস্ট্যান্ডিং অর্ডার ইত্যাদি।
