মাইক্রোসফ্ট অফিস আপনাকে খামগুলি পৃথকভাবে বা একটি গণ মেইল মার্জ হিসাবে মুদ্রণ করতে দেয়। এটি ব্যবসার জন্য অবিশ্বাস্যভাবে মূল্যবান যেগুলিকে একটি বিস্তৃত মেইলিং তালিকায় ব্র্যান্ডিং এবং অন্যান্য কাস্টম উপাদান যুক্ত করতে হবে৷
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে আপনি কীভাবে একটি খামে মুদ্রণ করতে পারেন তা এখানে। মনে রাখবেন যে এই কাজটি করতে আপনার মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেল উভয়েরই প্রয়োজন। আপনি Windows PC বা Mac-এ Microsoft স্যুট ব্যবহার করছেন তা নির্বিশেষে এই পদ্ধতিটি কাজ করবে।
ধাপ 1:আপনার মেইলিং তালিকা তৈরি করুন
প্রথম ধাপ হল প্রাপকদের তালিকা তৈরি করা যাদের কাছে আপনি মেল পাঠাবেন। আপনি এই ধাপটি এড়িয়ে যেতে পারেন যদি আপনার শুধুমাত্র একটি বা দুটি খাম প্রিন্ট করতে হয়। যাইহোক, যারা বড় মেইলিং লিস্ট নিয়ে কাজ করছেন তাদের জন্য এই ধাপটি অপরিহার্য।
আপনার মেইলিং তালিকা তৈরি করতে:
- Microsoft Excel খুলুন।
- নিম্নলিখিত কলামগুলির সাথে একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন:প্রথম নাম, উপাধি, ঠিকানা, রাজ্য, দেশ, পোস্টাল কোড৷ আপনার পরিচিতিগুলিকে স্প্রেডশীটে আমদানি করুন, সংশ্লিষ্ট কলামগুলিতে এই তথ্য যোগ করুন। এই নথিটি আপনার প্রধান মেইলিং তালিকা হয়ে যাবে৷ ৷
- পুরনো বা ভুল ডেটা ছাপানোর সময় এবং অর্থের অপচয় এড়াতে এই ধাপে আপনার ঠিকানা যাচাই করা গুরুত্বপূর্ণ৷
ধাপ 2:আপনার খাম ডিজাইন করুন
এরপরে, আপনাকে Microsoft Word-এ আপনার খামের টেমপ্লেট প্রস্তুত করতে হবে। স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রিন্ট করার সময় আপনার প্রাপকের ঠিকানাগুলি পূরণ করতে আপনি এই নথিটি সেট আপ করবেন৷
এটি করতে:
- Microsoft Word এ একটি ফাঁকা নথি খুলুন।
- মেলিং ট্যাবটি নির্বাচন করুন৷ ৷
- খামে ক্লিক করুন।
- এখন আপনার খামের কাগজের আকার কী হবে তা নির্দিষ্ট করুন। এটি করতে, পূর্বরূপ আইকন নির্বাচন করুন।
- খামের বিকল্প ট্যাবে, খামের আকারের অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনু নির্বাচন করুন।
- আপনার খামের মাপ বেছে নিন। শব্দে সর্বাধিক সাধারণ খামের আকার রয়েছে, তবে আপনি কাস্টম আকারে ক্লিক করে নিজের নাম নির্ধারণ করতে পারেন।
- পরবর্তী, উভয় বিকল্পের জন্য আপনি যে ফন্টটি চান সেটি সেট করতে ডেলিভারি ঠিকানা বাক্সের পাশের ফন্ট… বা রিটার্ন ঠিকানা নির্বাচন করুন।
- ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
- যদি আপনি চান তাহলে শেষ ধাপ হল ব্র্যান্ডিং এবং কাস্টম উপাদান যোগ করা। এটি করতে, নথিতে যোগ করুন ক্লিক করুন। এটি একটি নিয়মিত Word নথি হিসাবে খামটি খুলবে, তাই এটিকে আপনি সাধারণভাবে সম্পাদনা করবেন৷
দ্রষ্টব্য:প্রিন্ট করার সময় আপনার খামটি কেমন দেখাবে তা দেখতে আপনি বিতরণ ঠিকানা পাঠ্য বাক্সে একটি নমুনা ঠিকানা ব্যবহার করতে পারেন। আপনার খামের পূর্বরূপ দেখতে, রিবনে ফলাফলের পূর্বরূপ ক্লিক করুন৷
৷ধাপ 3:প্রিন্টার ফিড সেট করুন
পরবর্তী ধাপ হল আপনার প্রিন্টার ফিড কিভাবে কাজ করে তা Microsoft Word কে জানাতে হবে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার খামগুলি সঠিকভাবে প্রিন্ট করা হবে, যথাযথ প্রতিষ্ঠানের সমস্ত উপাদান সহ।
প্রিন্টার ফিড সেট করতে:
- মেলিং> খামে ক্লিক করুন।
- বিকল্প নির্বাচন করুন।
- প্রিন্টিং অপশন ট্যাবে ক্লিক করুন।
- ফিড পদ্ধতি উইন্ডোতে, আপনার খামটি কীভাবে প্রিন্টারে ফিড হবে তার জন্য অভিযোজন নির্বাচন করুন। আমরা এমন একটি পদ্ধতি নির্বাচন করার পরামর্শ দিই যেখানে খামটি ফিড ট্রের প্রান্তে সীমানা দেয়, কারণ এটি আপনার প্রিন্টারে খামটি স্থাপন করা সহজ করে তুলবে। মনে রাখবেন যে ডেলিভারি এবং ফেরত ঠিকানাগুলি ভুলভাবে সংযোজিত হবে যদি আপনার খামটি সঠিকভাবে অবস্থান না করে থাকে৷
- আপনি কোন দিকে খাম লোড করবেন তা নির্ধারণ করতে ফেস আপ বা ফেস ডাউন নির্বাচন করুন।
- আপনার পছন্দ অনুযায়ী খামের নকশা ঘোরাতে ঘড়ির কাঁটার দিকে ঘোরাতে ক্লিক করুন।
- যদি আপনার প্রিন্টারে একাধিক ফিড ট্রে থাকে, তাহলে সঠিক ট্রে বেছে নিতে Feed from-এর অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
ধাপ 4:মেল মার্জ শুরু করুন এবং আপনার মেলিং তালিকা লিঙ্ক করুন
এটি মেল মার্জ শুরু করার সময়। এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ঠিকানা তালিকা ডেটা উত্স থেকে নাম এবং ঠিকানা যোগ করার অনুমতি দেবে৷
এটি করতে:
- ওয়ার্ডে, মেইলিং> স্টার্ট মেল মার্জ> খামে ক্লিক করুন।
- এনভেলপ অপশন ট্যাবে ক্লিক করুন। এনভেলপ অপশন ডায়ালগ বক্সে আপনার সেটিংস দুবার চেক করুন এবং আপনার রিটার্ন ঠিকানা যোগ করুন। আপনি সেট হয়ে গেলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- আপনার খামের টেমপ্লেট সংরক্ষণ করতে ফাইল> সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন।
- মেলিং এ ক্লিক করুন> প্রাপক নির্বাচন করুন> একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন। আপনি যদি শুধুমাত্র একটি একক খামে মুদ্রণ করছেন, তাহলে একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন নির্বাচন করুন। একইভাবে, যদি আপনার পরিচিতিগুলি ইতিমধ্যেই Microsoft Outlook-এ একটি বিতরণ তালিকা হিসাবে সংরক্ষিত থাকে, তাহলে আপনি Outlook পরিচিতি থেকে বেছে নিন নির্বাচন করতে পারেন।
- আপনার Microsoft Excel স্প্রেডশীট নির্বাচন করুন এবং পছন্দ নিশ্চিত করুন।
- কোন ঠিকানা সম্পাদনা করার প্রয়োজন হলে, আপনি সেগুলি পরিবর্তন করতে প্রাপকের তালিকা সম্পাদনা নির্বাচন করতে পারেন৷
- রিবনে ঠিকানা ব্লকে ক্লিক করুন। এই উইন্ডোটি আপনাকে দেখাবে যে আপনার ঠিকানা ব্লক আপনার ডেটা ঢোকানোর সাথে কেমন দেখাবে। নাম এবং ঠিকানা কীভাবে প্রিন্ট করা হবে তার জন্য বাম দিকের বিকল্পগুলির একটি তালিকা রয়েছে।
- একটি বিকল্প বেছে নিন, তারপর ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
ধাপ 5:খাম প্রিন্ট করুন
যদি সবকিছু সঠিক দেখায়, তাহলে আপনার খামে মেল মার্জ এবং প্রিন্ট ঠিকানাগুলি সম্পূর্ণ করার সময় এসেছে। এটি করতে:
- ফিনিশ এবং মার্জ নির্বাচন করুন, তারপরে নথি মুদ্রণ করুন…
- অবশেষে, নিশ্চিত করুন যে "সমস্ত" চেক করা আছে এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
- প্রিন্টার সেটিংস সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার খামগুলি সঠিকভাবে সারিবদ্ধ হয়েছে তারপর আবার ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷ আপনার প্রিন্টার এখন আপনার খামগুলি মুদ্রণ করা শুরু করবে৷
দ্রষ্টব্য:ওয়ার্ড আপনাকে লেবেল তৈরি এবং মুদ্রণের অনুমতি দেয় যদি আপনি সরাসরি খামে প্রিন্ট করার পরিবর্তে মেলিং লেবেল ব্যবহার করতে চান। আপনি মেইলিং> লেবেল এ ক্লিক করে ঠিকানা লেবেল ডায়ালগ বক্সে বিশদ বিবরণ যোগ করতে পারেন। আপনি একাধিক লেবেল তৈরি করতে মেল মার্জ ব্যবহার করতে পারেন।
স্ট্যাম্প ভুলে যাবেন না
দুর্ভাগ্যবশত, আপনি একা এক্সেল ব্যবহার করে খাম মুদ্রণ করতে পারবেন না। যাইহোক, এমএস ওয়ার্ড এবং এক্সেলের সংমিশ্রণে, খাম মুদ্রণ প্রক্রিয়াটি অবিশ্বাস্যভাবে সহজ। এই টিউটোরিয়ালের সাহায্যে, আপনার পরবর্তী ব্যাচের মেলটি শীঘ্রই যাওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকা উচিত। ডাকের জন্য অর্থ প্রদান করতে ভুলবেন না!
