মাইক্রোসফ্ট অফিস আপনাকে খাম একে একে বা মাস মেইল মার্জ হিসেবে ছাপাতে দেয়। এটি বিজনেসের জন্য অত্যন্ত মূল্যবান যারা ব্যাপক মেইলিং লিস্টে ব্র্যান্ডিং এবং অন্যান্য কাস্টম এলিমেন্ট যোগ করতে চান।
এখানে দেখানো হলো মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে খামে কীভাবে প্রিন্ট করতে হয়। মনে রাখবেন যে এটি কাজ করার জন্য আপনাকে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেল দুটোই দরকার। এই মেথড কাজ করবে বণে আপনি উইন্ডোজ পিসি বা ম্যাক-এ মাইক্রোসফ্ট স্যুইট ব্যবহার করেন।
স্টেপ ১: আপনার মেইলিং লিস্ট তৈরি করুন
প্রথম ধাপ হচ্ছে প্রাপকদের তালিকা তৈরি করা যাদের কাছে আপনি মেইল পাঠাবেন। আপনি এই ধাপ বাদ দিতে পারেন যদি আপনি শুধু এক বা দুটি খাম প্রিন্ট করতে চান। কিন্তু বড় মেইলিং লিস্টের সাথে কাজ করছেন তাদের জন্য এই ধাপ অত্যাবশ্যক।
আপনার মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে:
- মাইক্রোসফ্ট এক্সেল খুলুন।
- নিচের কলামগুলো সহ একটি নতুন স্প্রেডশিট তৈরি করুন: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code। আপনার কন্টাক্টগুলো ইম্পোর্ট করুন স্প্রেডশিটে, সংশ্লিষ্ট কলামগুলে এই তথ্য যোগ করুন। এই ডকুমেন্ট আপনার মাস্টার মেইলিং লিস্ট হবে।
- এই ধাপে আপনার অ্যাড্রেস ভেরিফাই করা গুরুত্বপূর্ণ পুরনো বা ভুল ডেটা প্রিন্ট করে সময় ও টাকা বর্জন এড়াতে।
স্টেপ ২: আপনার খাম ডিজাইন করুন
পরবর্তী ধাপ হচ্ছে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে আপনার খাম টেমপ্লেট প্রস্তুত করা। এটি হল वो ডকুমেন্ট যা আপনি সেট আপ করবেন যাতে প্রিন্ট করার সময় অটোমেটিক্যালি প্রাপকের অ্যাড্রেস পপুলেট হয়।
এটি করতে:
- মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলুন।
- Mailings ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- Envelopes-এ ক্লিক করুন।
- এখন স্পেসিফাই করুন আপনার খামের পেপার সাইজ কী হবে। সেটা করতে, Preview আইকনে ক্লিক করুন।
- Envelope Options ট্যাবে, Envelope size-এর আন্ডারে ড্রপ-ডাউন মেনু সিলেক্ট করুন।
- আপনার খামের যে সাইজ দরকার সেটা বেছে নিন। ওয়ার্ডে অধিকাংশ সাধারণ খামের সাইজ থাকে, কিন্তু আপনি কাস্টম সাইজ ডেজিগনেট করতে পারেন Custom Size-এ ক্লিক করে।
- এরপর, Delivery address বক্স বা Return address-এর পাশে Font…-এ ক্লিক করুন উভয় অপশনের জন্য ফন্ট সেট করতে।
- OK সিলেক্ট করুন।
- শেষ ধাপ হচ্ছে ব্র্যান্ডিং এবং কাস্টম এলিমেন্ট যোগ করা আপনি যদি চান। সেটা করতে, Add to document-এ ক্লিক করুন। এটি খামকে একটি সাধারণ ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসেবে খুলবে, তাই সাধারণভাবে এডিট করুন।
নোট: আপনি ডেলিভারি অ্যাড্রেস টেক্সট বক্সে একটি স্যাম্পল অ্যাড্রেস ব্যবহার করতে পারেন দেখতে আপনার খাম প্রিন্ট হলে কেমন দেখাবে। খাম প্রিভিউ করতে রিবনে Preview Results-এ ক্লিক করুন।
স্টেপ ৩: প্রিন্টার ফিড সেট করুন
পরবর্তী ধাপ হচ্ছে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডকে বলা আপনার প্রিন্টার ফিড কীভাবে কাজ করে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার খামগুলো সঠিকভাবে প্রিন্ট হবে, সকল এলিমেন্ট প্রপার অর্গানাইজেশনে।
প্রিন্টার ফিড সেট করতে:
- Mailings > Envelopes-এ ক্লিক করুন।
- Options সিলেক্ট করুন।
- Printing Options ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Feed method উইন্ডোতে, আপনার খাম প্রিন্টারে কীভাবে ফিড হবে সেটার জন্য অরিয়েন্টেশন সিলেক্ট করুন। আমরা এমন একটি মেথড রিকমেন্ড করি যেখানে খামের বর্ডার ফিড ট্রে এর এজকে বর্ডার করে, কারণ এটি আপনার প্রিন্টারে খাম রাখা সহজ করবে। লক্ষ্য করুন যে ডেলিভারি এবং রিটার্ন অ্যাড্রেস মিসঅ্যালাইনড হবে যদি আপনার খাম সঠিকভাবে পজিশন না করা হয়।
- Face up বা Face down সিলেক্ট করুন ডিফাইন করতে আপনি খামটি কীভাবে আপলোড করবেন।
- Clockwise rotation-এ ক্লিক করুন খাম ডিজাইন আপনার পছন্দ অনুযায়ী রোটেট করতে।
- আপনার প্রিন্টারের একাধিক ফিড ট্রে থাকলে, Feed from-এর আন্ডারে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে সঠিক ট্রে বেছে নিন।
স্টেপ ৪: মেইল মার্জ শুরু করুন এবং আপনার মেইলিং লিস্ট লিংক করুন
মেইল মার্জ শুরু করার সময়। এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডকে আপনার অ্যাড্রেস লিস্ট ডেটা সোর্স থেকে নাম ও অ্যাড্রেস অটোমেটিক্যালি যোগ করতে দেবে।
এটি করতে:
- ওয়ার্ডে, Mailings > Start Mail Merge > Envelopes-এ ক্লিক করুন।
- Envelope Options ট্যাবে ক্লিক করুন। Envelope Options ডায়ালগ বক্সে আপনার সেটিংস ডাবল-চেক করুন এবং আপনার Return address যোগ করুন। সেট হলে OK-এ ক্লিক করুন।
- File > Save-এ ক্লিক করুন আপনার খাম টেমপ্লেট সেভ করতে।
- Mailings > Select Recipients > Use an Existing List-এ ক্লিক করুন। আপনি যদি শুধু একটি খামে প্রিন্ট করতে চান, তবে Type a New List সিলেক্ট করুন। এছাড়া, আপনার কন্টাক্ট যদি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক-এ ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট হিসেবে সেভ করা থাকে, তবে Choose from Outlook Contacts সিলেক্ট করতে পারেন।
- আপনার মাইক্রোসফ্ট এক্সেল স্প্রেডশিট সিলেক্ট করুন এবং চয়েস কনফার্ম করুন।
- যদি কোনো অ্যাড্রেস এডিট করতে হয়, তবে Edit Recipient List সিলেক্ট করুন সেগুলো পরিবর্তন করতে।
- রিবনে Address Block-এ ক্লিক করুন। এই উইন্ডোতে দেখাবে আপনার ডেটা ইনসার্ট করায় আপনার অ্যাড্রেস ব্লক কেমন দেখবে। বাম পাশে নাম ও অ্যাড্রেস কীভাবে প্রিন্ট হবে তার অপশনগুলোর তালিকা আছে।
- একটি অপশন বেছে নিন, তারপর OK সিলেক্ট করুন।
স্টেপ ৫: খামগুলো প্রিন্ট করুন
সব কিছু ঠিক থাকলে, মেইল মার্জ কমপ্লিট করুন এবং আপনার খামগুলোতে অ্যাড্রেস প্রিন্ট করুন। সেটা করতে:
- Finish & Merge সিলেক্ট করুন, তারপর Print Documents…
- শেষে, নিশ্চিত করুন "All" চেক করা আছে এবং OK সিলেক্ট করুন।
- প্রিন্টার সেটিংস সঠিক আছে এবং আপনার খামগুলো সঠিকভাবে অ্যালাইন করা আছে নিশ্চিত করুন তারপর আবার OK সিলেক্ট করুন। আপনার প্রিন্টার এখন আপনার খামগুলো প্রিন্ট করা শুরু করবে।
নোট: ওয়ার্ড আপনাকে লেবেল তৈরি ও প্রিন্ট করতেও দেয় আপনি যদি খামে সরাসরি প্রিন্ট করার বদলে মেইলিং লেবেল ব্যবহার করতে চান। আপনি অ্যাড্রেস লেবেল ডায়ালগ বক্সে ডিটেইল যোগ করতে পারেন Mailing > Labels-এ ক্লিক করে। আপনি মেইল মার্জও ব্যবহার করতে পারেন একাধিক লেবেল তৈরি করতে।
স্ট্যাম্প ভুলবেন না
দুর্ভাগ্যক্রমে, আপনি শুধু এক্সেল ব্যবহার করে খাম প্রিন্ট করতে পারবেন না। তবে, এমএস ওয়ার্ড এবং এক্সেলের কম্বিনেশন দিয়ে খাম প্রিন্টিং প্রসেস অবিশ্বাস্যভাবে সহজ। এই টিউটোরিয়ালের সাথে, আপনার পরের ব্যাচের মেইল দ্রুত রেডি হওয়া উচিত। পোস্টেজের টাকা দিতে ভুলবেন না!
