প্রতিবছর বিশ্ব যত ডিজিটাল হচ্ছে, ফিজিক্যাল মেইল stadig অন্যদের সাথে যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপায়—বিশেষ করে ব্যবসার জন্য। গুগল অ্যাপস সুইটে টুলস এবং অ্যাড-অনসের একটি চমৎকার সিলেকশন আছে যা আপনাকে এনভেলপ তৈরির প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন করতে সাহায্য করতে পারে। আপনার প্রয়োজন শুধু একটি প্রিন্টার, একটি উইন্ডোজ বা অ্যাপল পিসি, এবং একটি ব্রাউজার যেমন গুগল ক্রোম, বা iOS এবং অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপসへ অ্যাক্সেস।
এখানে কীভাবে আপনি গুগল ডক্স ব্যবহার করে এনভেলপ প্রিন্ট করতে পারেন।
গুগল ডক্স ব্যবহার করে এনভেলপ প্রিন্ট করার পদ্ধতি
গুগল ডক্সের জন্য কয়েকটি এনভেলপ অ্যাড-অন আছে যা আপনাকে এনভেলপ তৈরি ও প্রিন্ট করতে সক্ষম করে। এই টিউটোরিয়ালে, আমরা Mail Merge অ্যাড-অন ব্যবহার করব।
দ্রষ্টব্য: Mail Merge আপনাকে তাদের ফ্রি ট্রায়ালে ৩০ রো পর্যন্ত ২০টি মার্জ করতে দেবে।
স্টেপ ১: আপনার ডকুমেন্ট খুলুন
গুগল ডক্স ওয়েব অ্যাপ (یا স্মার্টফোন অ্যাপ) এ যান এবং New Google Doc-এ ক্লিক করে একটি গুগল ডক্স ডকুমেন্ট খুলুন।
স্টেপ ২: Mail Merge খুলুন এবং এনভেলপ সাইজ বেছে নিন
আপনার যদি Mail Merge অ্যাড-অন না থাকে, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে ইনস্টল করুন। যদি ইতিমধ্যে ইনস্টল করা থাকে, তবে স্টেপ ৫-এ যান।
- টুলবারে Extensions-এ ক্লিক করুন, তারপর Add-ons > Get Add-ons সিলেক্ট করুন।
- গুগল ডক্স অ্যাড-অনস মেনুতে, "Search apps" লেখা জায়গায় Mail Merge টাইপ করুন। তালিকা থেকে Mail Merge সিলেক্ট করুন।
- Mail Merge অ্যাপে ক্লিক করুন এবং Install সিলেক্ট করুন।
- Continue সিলেক্ট করুন তারপর আপনার অ্যাকাউন্ট কনফার্ম করুন এবং Mail Merge যে পারমিশন চায় সেগুলো দিন।
- ইনস্টল হলে Extensions > Mail Merge > Envelopes-এ ক্লিক করুন। বিকল্পভাবে, সাইডবার থেকে Mail Merge সিলেক্ট করুন এবং Envelopes বেছে নিন।
- পপ-আপ লোড হওয়ার জন্য অপেক্ষা করুন, তারপর ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনার Envelope Size বেছে নিন বা কাস্টম পেজ সাইজ সেট করুন। Save-এ ক্লিক করুন ফাইনালাইজ করতে।
দ্রষ্টব্য: আপনি যদি এই পদ্ধতিতে এনভেলপ টেমপ্লেট তৈরি না করতে পারেন, তবে File > Page Setup সিলেক্ট করুন। এখানে, আপনি Orientation এবং Paper size সেট করতে পারেন পরবর্তী স্টেপে যাওয়ার আগে।
স্টেপ ৩: আপনার এনভেলপ কাস্টমাইজ করুন
পরবর্তী ধাপ হলো আপনার ডকুমেন্ট এডিট করে প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলো যোগ করা, যার মধ্যে প্রাপকের ঠিকানা এবং আপনার রিটার্ন অ্যাড্রেস। এটি করতে, গুগল ডক্স এডিটিং টুলস ব্যবহার করুন যেভাবে আপনি একটি সাধারণ ডকুমেন্টে করতেন। উদাহরণস্বরূপ:
দ্রষ্টব্য: কাস্টম ফন্ট, কালার, এবং ব্র্যান্ডিং যোগ করে আপনার এনভেলপ পারসোনালাইজ করুন।
স্টেপ ৪: মার্জ ফিল্ড যোগ করুন
আপনি যদি একটি মেইলিং লিস্ট থেকে সিরিজে এনভেলপ প্রিন্ট করেন, তবে মার্জ ফিল্ড যোগ করে প্রক্রিয়াটি দ্রুত করতে পারেন একটি গুগল ডক্স এনভেলপ টেমপ্লেট তৈরি করে (প্রতিটি এনভেলপে আলাদা ডিটেইল যোগ করার পরিবর্তে)। এটি করতে:
- Extensions > Mail Merge > Start-এ ক্লিক করুন।
- Open Spreadsheet সিলেক্ট করুন।
- আপনার গুগল শিট সিলেক্ট করুন। যদি ড্রপ-ডাউন মেনুতে না থাকে, তবে Google Drive সিলেক্ট করুন এবং সার্চ বক্স ব্যবহার করে ডকুমেন্টটি লোকেট করুন। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে স্প্রেডশিট তৈরি করেছেন, তবে এটি সহজে গুগল শিটে কনভার্ট করা যায়।
- আপনার কারসরটি সেখানে রাখুন যেখানে আপনি মার্জ ফিল্ড ইনসার্ট করতে চান। Merge Field ড্রপ-ডাউন থেকে আপনি যে ফিল্ডটি যোগ করতে চান সেটি বেছে নিন (যেমন, Recipient Name)। Add-এ ক্লিক করুন।
- যখন শেষ হয়ে যাবে, Merge To ড্রপ-ডাউন বক্সে Letters সিলেক্ট করুন। তারপর Merge-এ ক্লিক করুন।
- Mail Merge দেখাবে কতগুলো এনভেলপ তৈরি করতে চান। ঠিক থাকলে Yes-এ ক্লিক করুন।
- আপনার স্প্রেডশিটের ভ্যালু অনুযায়ী আপনার এনভেলপগুলো জেনারেট হবে।
স্টেপ ৫: নতুন ডকুমেন্ট খুলুন এবং প্রিন্ট করুন
প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হলে, এনভেলপ ডকুমেন্টটি খুলুন। এটি আপনার নতুন তৈরি সকল এনভেলপ একটি লিস্টে দেখাবে। ডাবল-চেক করুন সব কিছু সঠিকভাবে ফরম্যাট করা আছে কিনা।
যদি সব ঠিক থাকে, তবে প্রিন্ট করার সময়:
- File > Print সিলেক্ট করুন।
- More Settings সিলেক্ট করুন এবং নিশ্চিত করুন যে Paper Size এবং অন্যান্য সেটিংস সঠিক।
- Print-এ ক্লিক করুন।
মেইল পাঠানো এখন আরো সহজ
এই টিউটোরিয়ালের মাধ্যমে, আপনি সহজে যত চান তত এনভেলপ প্রিন্ট করতে পারবেন। আমরা Mail Merge ব্যবহার করেছি কারণ এটি গুগল ডক্সের সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং পরিচিত অ্যাড-অনlardan একটি। যাইহোক, আপনি যদি ফ্রি ট্রায়াল ব্যবহার করে প্রাইসিং খুব বেশি মনে করেন, তবে অনেক ফ্রি অপশনও আছে।
