ইমেইল আট্যাচমেন্ট এবং ব্রাউজার-ভিত্তিক ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করার একটি সমস্যা হলো সকল আট্যাচমেন্ট আপলোড করতে যে সময় লাগে। আপনি যদি একটি স্লো ইন্টারনেট কানেকশন ব্যবহার করেন, তবে আপনি জানেন একটি নতুন ইমেইল মেসেজে একাধিক আট্যাচমেন্ট আপলোড করা কতটুকু ফ্রাস্ট্রেটিং হতে পারে। কখনো কখনো, কানেকশন মাঝপথে ফেল होয়ে যায় এবং আপনাকে প্রসেসটি নতুন করে শুরু করতে হয়।
একসাথে একাধিক ফাইল আপলোড করলে ব্রাউজারও ফ্রিজ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ: আপনি Firefox ব্যবহার করছেন এবং কিছু হাই ফাইল সাইজের PDF ডকুমেন্ট আপলোড করতে চান, তখন Firefox রেসপন্ড করা বন্ধ করে দিতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে ড্রাফট সংরক্ষণ করা কঠিন হয়ে যায় যা আপনার মূল্যবান সময় নষ্ট করে।
আট্যাচমেন্টের সাথে আরেকটি সমস্যা হলো পরবর্তীতে সেগুলো খুঁজে বের করা। আপনি যদি প্রতিদিন দर्जনো ইমেইল পাঠান এবং পান, তবে আপনি আপলোড করা আট্যাচমেন্টের তারিখ এবং আসল মেসেজ থ্রেড মনে রাখতে পারেন না। এমন পরিস্থিতিতে, আপনাকে আপনার কম্পিউটারে ফাইলটি খুঁজতে হয় বা রিসিপিয়েন্টদের একজনকে আট্যাচমেন্ট ফরওয়ার্ড করতে বলতে হয়।
কি হয় যদি আমরা একটি ডেস্কটপ টুল ব্যবহার করে আমাদের Gmail অ্যাকাউন্টে আট্যাচমেন্ট আপলোড করি? কি হয় যদি আমরা সকল আট্যাচমেন্টের একটি অনলাইন কপি একটি ফ্রি ফাইল হোস্টিং প্রোভাইডারে সংরক্ষণ করি? এই টিউটোরিয়ালে আমরা শিখব কীভাবে সকল ইমেইল আট্যাচমেন্টকে একটি ফ্রি ফাইল হোস্টিং প্রোভাইডার (Drop.io ব্যবহার করে) স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করব।
ডেস্কটপ থেকে Gmail-এ আট্যাচমেন্ট আপলোড করুন
প্রথমে আপনাকে Affixa ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ডাউনলোড করতে হবে। Affixa আপনাকে Drop.io, একটি জনপ্রিয় ফাইল হোস্টিং সার্ভিস ব্যবহার করে আপনার ইমেইলে আট্যাচমেন্ট আপলোড করতে দেয়, আপনি Affixa ব্যবহার করে আট্যাচমেন্ট আপনার ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্টে (যেমন Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra ইত্যাদি) যোগ করতে পারেন।
Affixa ডাউনলোড করলে, এটি ইনস্টল করুন এবং প্রোগ্রাম চালু করুন। আপনার Gmail বা Yahoo ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে "Add" বাটনে ক্লিক করুন, নিচের ছবির মত
অ্যাকাউন্ট সেটিংসে, "Username" ড্রপডাউন থেকে "Google Apps" বা "Gmail" বেছে নিন। আপনার অ্যাকাউন্ট ক্রেডেনশিয়াল দিন এবং "Test"-এ ক্লিক করুন।
Affixa কনফার্ম করবে যে ইউজারনেম এবং পাসওয়ার্ড সঠিক এবং নিচের মত একটি মেসেজ দেখাবে:
এখন "options" ট্যাবে সুইচ করুন এবং "Load Affixa on Startup" এবং "Load Affixa when I click an email address" সিলেক্ট করুন। এটি প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু করবে যখন আপনি আট্যাচমেন্ট যোগ করতে চান এবং প্রোগ্রাম ম্যানুয়ালি চালাতে হবে না।
এরপর, "File Hosting" ট্যাবে ব্রাউজ করুন এবং আট্যাচমেন্ট রুলস বেছে নিন। আপনি যদি সবসময় আপনার আট্যাচমেন্ট হোস্ট করতে Drop.io সার্ভিস ব্যবহার করতে চান, তবে "Use the File host automatically" চেকবক্স সিলেক্ট করুন এবং আবার "Always use file hosting for my attachments" চেকবক্স সিলেক্ট করুন।
এখন "Preferences"-এ ক্লিক করুন এবং Drop-এর জন্য একটি পাসওয়ার্ড বেছে নিন। একটি Drop কিছুই নয় বরং একটি লোকেশন যেখানে আপনার আট্যাচমেন্ট আপলোড হবে (উদাহরণ দেখুন)।
একটি পাসওয়ার্ড সেট করলে নিশ্চিত হয় যে শুধু নির্বাচিত লোকেরা আপনার আট্যাচমেন্ট দেখতে পাবে এবং এটি পাবলিক নয়। আপনি সহজে আপনার তৈরি "Drop"-এর পাসওয়ার্ড রিসিপিয়েন্টদের ইমেইল মেসেজে পাঠাতে পারেন।
Expiry ড্রপ ডাউন থেকে, আপনি.Drop কতক্ষণ এক্টিভ থাকবে সেটির জন্য একটি ইন্টারভাল সিলেক্ট করুন। এক্সপায়ারি ইন্টারভাল ১ দিন থেকে ১ বছর পর্যন্ত সেট করা যায়। আপনি অন্যান্য অপশনও বেছে নিতে পারেন যার মধ্যে থাকে অন্য ব্যবহারকারীরা আপনার আট্যাচমেন্টে কমেন্ট পোস্ট করতে পারবে কিনা বা তারা আপনার তৈরি করা Drop-এ নতুন ফাইল যোগ করতে পারবে কিনা।
সেটআপ পোर्शन শেষ, এখন একটি আট্যাচমেন্ট আপলোড করতে সিম্পলি একটি ফাইলে রাইট-ক্লিক করুন এবং Send to -> Mail recipient বেছে নিন।
আপনি ম্যানুয়ালি Affixa প্রোগ্রাম চালু করে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন ইমেইল Drop.io বাস্কেটে যোগ করতে। সব ফাইল যোগ হলে, সিম্পলি "Email" বাটনে হিট করুন এবং Affixa সেগুলো Drop.io-এ আপলোড করবে এবং একটি নতুন Gmail মেসেজে আট্যাচমেন্ট হিসেবে যোগ করবে। সব ফাইল আপলোড হলে নিচের মেসেজটি দেখানো হবে:
এখন ব্রাউজার থেকে আপনার Gmail ইনবক্স খুলুন, Drafts ফোল্ডারে যান এবং আপনি সেখানে একটি নতুন মেসেজ দেখবেন ফাইল আট্যাচ করা থাকবে, নিচের ছবির মত:
এখন ইমেইলটি যাকে পাঠাতে চান পাঠান। একবার ইমেইল পাঠানো হলে, আপনি অবিলম্বে Drop.io সার্ভিস থেকে একটি নোটিফিকেশন পাবেন, নিচের মত:
আপনার রিসিপিয়েন্টরা এডমিনিস্ট্রেটর পাসওয়ার্ড দিয়ে আট্যাচমেন্ট ডাউনলোড করতে পারবেন অথবা তারা আট্যাচমেন্টের RSS ফিড সাবস্ক্রাইবও করতে পারবেন। এটি খুব উপযোগী কারণ আপনি যখন নির্দিষ্ট মেসেজ থ্রেড আপডেট করতে চান এবং নতুন আট্যাচমেন্ট যোগ করতে চান, তবে আপনাকে একটি নতুন ইমেইল মেসেজ তৈরি করতে হবে না। আপনি সিম্পলি Drop.io পেজে নতুন ফাইলগুলো আপলোড করুন এবং আপনার সাবস্ক্রাইবড রিসিপিয়েন্টরা তাদের ইনবক্সে নোটিফিকেশন পাবে। দুর্দান্ত!
Affixa-এর ফ্রি ভার্সন আপনাকে শুধু একটি অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে দেয়, আপনি কমার্শিয়াল ভার্সন কেনতে পারেন যদি আপনি একাধিক অ্যাকাউন্ট সাপোর্ট করতে চান অ্যাডভান্সড অপশনসহ।
আপনি কি আপনার ইমেইল আট্যাচমেন্ট আর্কাইভ করার জন্য কোনো সার্ভিস ব্যবহার করেন? কমেন্ট সেকশনে আপনার আইডিয়া শেয়ার করুন।
