এক্সেস এবং করেকশন সাধারণত ইনফরমেশন এক্টের প্রাবधानের অধীনে পরিচালিত হয়। তথ্য স্বাধীনতা (Freedom of Information) এবং তথ্য গোপনীয়তা (Information Privacy) এর মধ্যে পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ। এই নীতিমালায় নিম্নলিখিত বিষয়গুলি রয়েছে:
যদি কোনো ব্যক্তি তার সম্পর্কিত ব্যক্তিগত তথ্য ধারণকারী ഏজেন্সি থেকে সেই তথ্যে এক্সেস চায়, তবে কিছু استثিতিকে বাদ দিয়ে এজেন্সিটি ব্যক্তিকে তথ্য প্রদান করা উচিত। استثিতিগুলি হলো:
এক্সেস প্রদান করলে ব্যক্তির বা অন্য কারো জীবন বা স্বাস্থ্যের জন্য ভয়াবহ হুমকি সৃষ্টি হতে পারে।
এক্সেস প্রদান করলে জনসাধারণের স্বাস্থ্য বা সুরক্ষার প্রতিরক্ষা প্রক্রিয়া বাধাগ্রস্ত হতে পারে।
এক্সেস প্রদান করলে অন্য কোনো ব্যক্তির গোপনীয়তা অন্যায়ভাবে হস্তক্ষেপ করতে পারে।
এক্সেসের অনুরোধ বিভ্রান্তিকর বা কষ্টদায়ক হয়।
তথ্যটি এজেন্সি এবং ব্যক্তির মধ্যে চলমান বা প্রত্যাশিত আইনি কার্যবাহীর সাথে সম্পর্কিত, এবং সেই কার্যবাহীতে ডিসকভারি বা সাবপেনা প্রক্রিয়ায় তথ্যটি প্রযোজ্য নয়।
এক্সেস প্রদান করলে ব্যক্তির সাথে সমঝোতায় এজেন্সির উদ্দেশ্য প্রকাশ হয়ে যেতে পারে, যা সমঝোতাকে ক্ষতি পৌঁছে দিতে পারে।
তবে, যদি এক্সেস প্রদান করলে এজেন্সির ভিতরে কমার্শিয়ালি সensiva সিদ্ধান্ত প্রক্রিয়ায় তৈরি মূল্যায়নমূলক তথ্য প্রকাশ হয়, তবে এজেন্সি ব্যক্তিকে সিদ্ধান্তের ব্যাখ্যা দিতে পারে, সরাসরি সিদ্ধান্তে এক্সেস না দিয়ে।
যদি কোনো এজেন্সি কোনো ব্যক্তির ব্যক্তিগত তথ্য ধারণ করে এবং ব্যক্তি দাবি করে যে তথ্যটি সঠিক, সম্পূর্ণ বা আপ-টু-ডেট নয়, তবে এজেন্সিটি তথ্যটি দক্ষ, সম্পূর্ণ এবং আপ-টু-ডেট করার জন্য যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ গ্রহণ করা উচিত।
এজেন্সিটি ব্যক্তিগত তথ্য সঠিক, সম্পূর্ণ এবং আপ-টু-ডেট করার অনুরোধ মানতে যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নেওয়া উচিত।
যদি কোনো ব্যক্তি এবং এজেন্সি এজেন্সির অধীনে থাকা ব্যক্তিগত ডেটার সঠিকতা, সম্পূর্ণতা বা আপ-টু-ডেট হওয়া নিয়ে বিতর্ক করে।
যদি ব্যক্তি সংস্থাকে তথ্যের সাথে একটি ঘোষণা সংযুক্ত করার অনুরোধ করে যে, তার মতামতে তথ্যটি অনুমানমূলক, অসম্পূর্ণ বা পুরনো।
এজেন্সিটি ব্যক্তিগত তথ্যে এক্সেস বা সংশোধন từ করার কারণ ব্যাখ্যা করা উচিত।
যদি এজেন্সি ব্যক্তিগত তথ্যে এক্সেসের জন্য ফি আদায় করে, তবে ফি অতিরিক্ত হলে উচিত নয়।
যদি কোনো ব্যক্তি এজেন্সির ধারিত ব্যক্তিগত তথ্যে এক্সেস বা সংশোধনের জন্য আবেদন করে, তবে এজেন্সি যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে:
এক্সেস প্রদান করতে হবে বা এক্সেস Từ করার কারণ ব্যাখ্যা করতে হবে।
সংশোধন করতে হবে বা সংশোধন Từ করার কারণ ব্যাখ্যা করতে হবে।
উত্তর দিতে দেরির কারণ ব্যাখ্যা করতে হবে।
