ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার
এটি একটি thường জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন: একটি কলাম থেকে ডেটা অন্য ফরম্যাটে বা একাধিক কলামে কীভাবে বের করবেন।
আমরা প্রথমে ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার ব্যবহার করে এটি কীভাবে করবেন তা দেখব। ফ্ল্যাশ ফিল মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৩ এবং পরবর্তী ভার্সনে যোগ করা একটি নতুন ফিচার।
নিচের উদাহরণে, কলাম A-এ নাম এবং উপনামের একটি তালিকা রয়েছে। ফ্ল্যাশ ফিল কাজ করার জন্য সর্বদা একটি সোর্স কলাম প্রয়োজন, যা এই কেসে কলাম A, যেখানে স্টাফের নাম রয়েছে। ফ্ল্যাশ ফিল প্রায়শই ইমেইল ঠিকানা বা অন্যান্য ফর্মুলাবद्ध পুনরাবৃত্তিমূলক ডেটা তৈরি করার উদাহরণে ব্যবহৃত হয়। ইমেইল তৈরি করার জন্য টেক্সট ফর্মুলাও ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। জটিল থেকে সহজ পর্যন্ত ব্যবহার করার জন্য বিভিন্ন টেক্সট ফর্মুলা রয়েছে। এই আর্টিকেলে আমাদের একটি ফ্ল্যাশ ফিল ইমেইল জেনারেশন উদাহরণ, একটি টেক্সট ফর্মুলা ইমেইল জেনারেশন উদাহরণ রয়েছে এবং আমরা এটিকে কমেন্টেটরের টেক্সট ফর্মুলা পরামর্শসহ আপডেট করেছি।
১) আমরা কলাম B-কে স্টাফ সদস্যদের ইমেইল ঠিকানা দিয়ে পূরণ করতে চাই। কোম্পানির অভ্যন্তরীণ আইটি বিভাগ ইমেইল ঠিকানা তৈরি করার পদ্ধতি হল: স্টাফ সদস্যের নাম এবং উপনামকে কোম্পানির ডোমেন নামের সাথে जोড়া।
২) B5 সেলে, আমরা ফ্ল্যাশ ফিলকে একটি উদাহরণ দিতে হবে যা আমরা চাই, এবং ফ্ল্যাশ ফিল এটি টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করে কলামের বাকি অংশ পূরণ করবে। তাই আমরা লিখব:
admin@wsxdn.com
তারপর CTRL-ENTER চাপুন।
৩) CTRL-ENTER চাপার পর, এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেক্সটকে হাইপারলিংকে রূপান্তরিত করে।
৪) তারপর আমাদের B5:B15 পুরো রেঞ্জ হাইলাইট করতে হবে যেটি আমরা ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা দিয়ে পূরণ করতে চাই, এবং হয় CTRL-E চাপুন (যা ফ্ল্যাশ ফিলের শর্টকাট কী), অথবা রেঞ্জ হাইলাইট করা অবস্থায় Data ট্যাবে যান এবং ফ্ল্যাশ ফিল-এ ক্লিক করুন।
৫) বাকি রেঞ্জটি প্রয়োজনীয় ইমেইল ঠিকানাগুলো দিয়ে পূরণ হয়ে যায়।
আরও পড়ুন: ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে এক্সেলে টেক্সট বিভাজন
TEXT ফর্মুলা ব্যবহার
আপনার যদি মাইক্রোসফট এক্সেলের পুরানো ভার্সন থাকে, তবেও চিন্তার কিছু নেই, কারণ আমরা টেক্সট ফর্মুলা দিয়ে একই কাজটি করতে পারি। তবে এই কেসে টেক্সট ফর্মুলা ব্যবহার করা কিছুটা জটিল।
১) প্রথমে কলাম A-র টেক্সটটি দেখে বুঝতে হবে কোন TEXT ফাংশনগুলো আমাদের জটিল সূত্রে ব্যবহার করা উচিত।
২) আমরা দেখতে পাচ্ছি প্রথম নাম, তারপর একটি স্পেস, এবং তারপর উপনাম রয়েছে।
৩) আমরা এই সূত্রটি শুরু থেকে তৈরি করব।
প্রথম কাজ হিসেবে, স্পেসটি খুঁজে বের করতে SEARCH ফাংশন ব্যবহার করুন। B5 সেলে লিখুন:
=SEARCH (" ", A5, 1)
CTRL-ENTER চাপুন।
৪) CTRL-ENTER চাপার পর আমরা ৫ পাই, অর্থাৎ এম্মা স্মিথের কেসে স্পেসটি ৫ম অক্ষর। ফর্মুলাটি ডাবল-ক্লিক করে নিচে টেনলে বাকি স্টাফ মেম্বারদের জন্য স্পেসটি কোথায় আছে তা দেখতে পাব। Никোল রবার্টসের কেসে স্পেসটি ৭ম অক্ষরে।
৫) এখন স্পেসের অবস্থার ভিত্তিতে LEFT ফাংশন ব্যবহার করে প্রথম নাম বের করতে পারি, কারণ স্পেসের বামপাশের সব অক্ষর বের করলে প্রথম নাম পাওয়া যাবে।
LEFT ফাংশনকে ইনপুট টেক্সট স্ট্রিং এবং বাম পাশ থেকে বের করার কাঙ্ক্ষিত অক্ষরের সংখ্যা দিতে হবে।
তাই A5 সেলটি টেক্সট স্ট্রিং হিসেবে নির্বাচন করুন, এবং প্রথম নাম পেতে বাম পাশ থেকে বের করার অক্ষরের সংখ্যা জানতে SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে ১ বিয়োগ করুন:
=LEFT (A5, SEARCH (" ", A5, 1) -1)
১ বিয়োগ করা হয়েছে কারণ আমরা স্পেসটি অন্তর্ভুক্ত করতে চাই না।
৬) CTRL-ENTER চাপুন এবং ফর্মুলাটি ডাবল-ক্লিক করে নিচে টানুন। সব প্রথম নাম বের হয়ে আসবে।
৭) ফর্মুলাটি কপি করতে CTRL-C দুবার চাপুন যাতে ক্লিপবোর্ড খুলে।
৮) এখন আমাদের পরবর্তী ব্যবহারের জন্য ফর্মুলাটি সংরক্ষিত হয়েছে। তাই কলাম B ক্লিয়ার করুন এবং উপনাম বের করার কাজে লেগে যান।
৯) আমরা জানি স্পেসটি কোথায়, এবং প্রথম নাম বের করার জন্য LEFT ফাংশন ব্যবহার করেছি, তাই উপনাম বের করতে RIGHT ফাংশন ব্যবহার করতে পারি। উপনাম বের করার সূত্র তৈরি শুরু করি।
১০) RIGHT ফাংশনকে দানপাশ থেকে বের করার অক্ষরের সংখ্যা জানাতে হবে। আমরা স্পেসের পজিশন জানি। তাই LEN ফাংশন ব্যবহার করে টেক্সট স্ট্রিং-এর মোট অক্ষর জানি এবং SEARCH ফাংশন (যেটি স্পেসের অবস্থা জানিয়েছিল) বিয়োগ করি।
নিচের সূত্রটি ব্যবহার করুন:
=LEN (A5) – SEARCH (" ", A5, 1))
এটি স্পেসের পরের বাকি অক্ষরগুলো দেয়।
১১) এখন উপরের ফর্মুলার সাথে RIGHT ফাংশন ব্যবহার করে উপনাম বের করুন, কারণ আমরা এখন জানি দানপাশ থেকে কত অক্ষর বের করলে স্পেস পর্যন্ত যেতে পারি।
নিচের সূত্রটি লিখুন:
=RIGHT (A5, LEN (A5) – SEARCH (" ", A5, 1))
১৩) ফর্মুলাটি কপি করুন এবং সেলের কন্টেন্ট ক্লিয়ার করুন।
১৪) এখন সবকিছু এক বড় সূত্রে একসাথে যোড়া দিন, কারণ আমরা লজিক বোঝাতে প্রতিটি ধাপ আলাদা করে দেখিয়েছি এবং প্রতিটি অংশ ক্লিপবোর্ডে কপি করে রেখেছি।
কলাম ক্লিয়ার করার পর B5 সেলে নিচের সূত্রটি লিখুন:
= LEFT (A5, SEARCH (" ", A5, 1) – 1)&RIGHT (A5, LEN(A5) – SEARCH(" ",A5,1))&"@mycompany.com"
১৫) ডাবল-ক্লিক করে নিচে টানুন যাতে কলামের বাকি অংশ ইমেইল ঠিকানা দিয়ে পূরণ হয়।
কমেন্টেটরদের দারুণ পরামর্শ একই ফলাফল পाने জন্য:
রাহুল সিং নিচের সূত্রটি দিয়েছেন যা অনেক কম জটিল:
B5 সেলে নিচের সূত্রটি লিখুন:
=CONCATENATE(SUBSTITUTE(A5," ", ""),"@mycompany.com")
কার্তিক নিচের সূত্রটি দিয়েছেন যা প্রাথমিক টেক্সট ফর্মুলার মতোই ফলাফল দেয়, তবে অনেক কম জটিল:
=SUBSTITUTE(A5," ","")&"@mycompany.com"
আরও পড়ুন: এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে ডেটা বিভাজন (৪ দ্রুত উপায়)
ওয়ার্কিং ফাইল
উপসংহার
ফ্ল্যাশ ফিল মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৩ এবং পরবর্তী ভার্সনে একটি দারুণ নতুন ফিচার। এটি একটি উন্নত অটোফিল এবং সময় বাঁচাতে খুব কার্যকর। তবে পুরানো এক্সেল ভার্সন ব্যবহারকারীদের জন্য এবং কিছু কেসে যেখানে ফ্ল্যাশ ফিল কাজ করে না, সেখানে টেক্সট ফর্মুলা রক্ষা করতেছে। সেগুলো তৈরি করা কিছুটা জটিল হলেও, তাদের জন্য কনো উদাহরণ জটিল নয়। অনুগ্রহ করে কমেন্ট করে জানান আপনি ডেটা বের করার/ফরম্যাট করার জন্য ফ্ল্যাশ ফিল পছন্দ করেন নাকি টেক্সট ফর্মুলা এবং কেন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল বন্ধ করার উপায় (২ সহজ পদ্ধতি)
- [সমাধান!] এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল কাজ না করলে (৫ কারণ ও সমাধান)
- এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল প্যাটার্ন স্বীকৃতি না দিলে (৪ কারণ ও সমাধান)
