Apple Mail সার্চ এক্সপার্ট টিপস: ৯টি টিপস যা প্রতিটি Mac ব্যবহারকারীর জানা উচিত

প্রকাশিত: এপ্রিল ১২, ২০২৩, ৪:১৫ PM EDT

ওলাসুবোমি জিবেনজো একজন ফ্রিল্যান্স লেখক এবং টেক শৌখিন যিনি MakeUseOf-এ কাজ করেন পাঠকদের স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং আকর্ষণীয় আর্টিকেলের মাধ্যমে আলোকিত করার জন্য। তিনি অত্যন্ত জিজ্ঞাসু এবং সমস্যা সমাধান খুঁজে বের করতে উপভোগ করেন। লেখালেখি বা প্রযুক্তি কীভাবে আমাদের চারপাশের বিশ্বকে আকার দিচ্ছে তা সম্পর্কে আরও শিখতে ব্যস্ত না থাকলে, তিনি তার আইটেম কার্টে জিনিস যোগ করেন বা The Office দেখেন।

অনেক ইমেইলের মধ্য থেকে যেটি খুঁজছেন সেটি পাওয়া ঝামেলামূলক। নির্দিষ্ট ইমেইল সার্চ করলেও, সার্চ রেজাল্টে স্ক্রোল করতে হয় যতক্ষণ না আপনার প্রয়োজনীয়টি পান।

সৌভাগ্য, আপনি সৌভাগ্যবান যদি Apple Mail ব্যবহারকারী হন। Apple Mail-এ সার্চ উন্নত করার кільক উপায় রয়েছে যাতে আপনি দ্রুত এবং সহজে ইমেইল সার্চ করতে পারেন এবং সঠিক ফলাফল পান—অথবা সেটার যতটা সম্ভব কাছাকাছি।

১. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন

Mac কীবোর্ড শর্টকাট খুব কাজে লাগে যখন আপনি ডিভাইসে কিছু করার সময় বাঁচাতে চান। Mail-এ, আপনি একটি কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে ইমেইল খুঁজে বের করতে পারেন।

সব ইমেইল সার্চ করতে, Mail খোলা থাকতে Option + Command + F চাপুন; এটি উপরের ডান কোণে সার্চ ফিল্ড হাইলাইট করবে, যারপর আপনি আপনার সার্চ পারফর্ম করতে পারেন।

আপনি যে ইমেইল দেখছেন সেটির কন্টেন্ট সার্চ করতে Command + F চাপুন। আপনি যদি একটি ইমেইলের ভিতরে কিছু নির্দিষ্ট খুঁজছেন, তবে এই শর্টকাট ব্যবহার করে সময় বাঁচাতে পারেন স্ক্যান না করে।

২. মেইলবক্স দিয়ে সীমাবদ্ধ করুন

যখন আপনি ইমেইল সার্চ করেন, Mail ডিফল্টভাবে সব মেইলবক্স থেকে রেজাল্ট দেয়। ফলে সার্চ রেজাল্টের ভলিউম বেড়ে যায়, এবং আপনাকে কষ্ট করে সেগুলো থেকে আপনার প্রয়োজনীয়টি খুঁজে বের করতে হয়।

জিনিসগুলো সহজ করতে, সাইডবারে একটি মেইলবক্স সিলেক্ট করুন সেটির ভিতরে সার্চ করতে; এটি বিশেষ করে উপকারী যদি আপনি নিশ্চিত হন ইমেইলটি কোথায় থাকবে: ইনবক্স, ড্রাফটস, সেন্ট মেইলবক্স, বা অন্যথাও। তবে, যেতে পারে এটি কখনো কখনো আপনার সার্চ উন্নত করার বদলে বিপরীত ফলাফল দেয়।

নির্দিষ্ট মেইলবক্সে সার্চ সীমাবদ্ধ করলে সমস্যা বড় হতে পারে যদি আপনি ভুল মেইলবক্সে খুঁজেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে ইমেইল দেখতে চান সেটি Drafts মেইলবক্সে থাকতে পারে, কিন্তু আপনি Sent মেইলবক্সে খুঁজছেন। এই পরিস্থিতিতে, All Mailboxes সার্চ করা ভালো হতে পারে।

৩. স্পেসিফিক হন

Apple-এর Mail অ্যাপ বুদ্ধিমান। আপনি যদি বলে দেন আপনি কী খুঁজছেন, তবে এটি আপনাকে খুঁজে বের করতে সাহায্য করতে পারে। তবে এর মানে নয় যে এটি সবসময় সফল হয়। Mail আপনার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল দেয় না হলে, সেটা হতে পারে কারণ আপনি স্পেসিফিক নন।

ইমেইল সার্চ করার সময়, স্পেসিফিক করুন আপনি কী খুঁজছেন: কাউকে পাঠানো বা কাউকে পাওয়া ইমেইল, ফ্ল্যাগড ইমেইল, ডকুমেন্ট বা ইমেজ অ্যাট্যাচমেন্ট, ইত্যাদি। উদাহরণস্বরূপ, image টাইপ করুন ইমেজ অ্যাট্যাচমেন্ট যেন ইমেইল খুঁজে বের করতে, বা flagged টাইপ করুন আপনার সব ফ্ল্যাগড ইমেইল দেখতে।

আপনি ন্যাচারল ল্যাঙ্গুয়েজ সার্চও ট্রাই করতে পারেন, যেখানে আপনি সার্চ টাইপ করবেন যেভাবে আপনি বলতেন। উদাহরণস্বরূপ, image attachments from Will বা to Jen about gardening club টাইপ করলে, আপনি ঠিক সেই ফলাফল পাবেন।

৪. সার্চ সাজেশন ব্যবহার করুন

Mail-এ সার্চ ফিল্ডে টাইপ করা শুরু করলে, এটি একটি ড্রপ-ডাউন লিস্টে কিছু সাজেশন দেখায় যেগুলো আপনি সিলেক্ট করতে পারেন। আপনি যখন একটি সাজেশন সিলেক্ট করেন, Mail একটি সার্চ ফিল্টার তৈরি করে, যেন subject, message, বা from, এবং প্রাসঙ্গিক ইমেইল ডিসপ্লে করে।

আপনি সার্চ ফিল্টার ট്വিক করতে পারেন ডাউনওয়ার্ড অ্যারোতে ক্লিক করে—উদাহরণস্বরূপ, subject থেকে message-এ। আপনি একাধিক ফিল্টারও ব্যবহার করতে পারেন সার্চ উন্নত করতে। সার্চ ফিল্ডে টাইপ করুন এবং একটি সার্চ ফিল্ড বেছে নিন, তারপর প্রক্রিয়াটি রিপিট করুন যতবার দরকার।

৫. কোটেশন মার্কস ব্যবহার করুন

নির্দিষ্ট ফ্রেজ ম্যাচ করে রেজাল্ট সার্চ করা ট্রিকি। আপনি যদি সঠিকভাবে না করেন, তবে আপনি ঠিক যা চান সেটি পাবেন না।

আপনি যদি Mail-এ সার্চ ফিল্ডে একটি ফ্রেজ টাইপ করেন, আপনি যা পাবেন সেটি প্রতিটি ওয়ার্ড ম্যাচ করে। উদাহরণস্বরূপ, "Happy birthday to you" ফ্রেজ দিয়ে সার্চ করলে, আপনি প্রতিটি ওয়ার্ড সম্বন্ধীয় রেজাল্ট দেখবেন, একজাক্ট ফ্রেজ ম্যাচ করে না।

Mail-এ ফ্রেজ সার্চ উন্নত করতে, আপনার সার্চ কোয়েরিতে কোটেশন মার্কস যোগ করুন। এইভাবে, আপনি শুধু একজাক্ট ফ্রেজ ম্যাচ করে রেজাল্ট পাবেন।

৬. ডেট রেঞ্জ স্পেসিফাই করুন

আপনি ডেট রেঞ্জ দিয়ে আপনার সার্চ নারো করতে পারেন যদি আপনি নির্দিষ্ট টাইমফ্রেম থেকে ইমেইল খুঁজছেন। উদাহরণস্বরূপ, গত দিন বা ২০২১ সালের মে থেকে সব ইমেইল সার্চ করতে চাইলে, সার্চ ফিল্ডে May 2021 বা yesterday টাইপ করুন।

এডভান্সড ডেট রেঞ্জ সার্চ করতে, একটি ডেট রেঞ্জ এন্টার করুন, যেন 6/02/20-12/02/20, সেই সময়ের ভিতরের সব ইমেইল দেখতে। আপনি date: 12/02/20 ফরম্যাটও ব্যবহার করতে পারেন বা ডেট এবং সার্চ টার্ম কম্বাইন করে, যেন article date: 2/27/23।

৭. AND, OR, এবং NOT ব্যবহার করুন

হয়তো আপনার মনে হয়নি boolean অপারেটর যেন AND, OR, এবং NOT ব্যবহার করে Mail সার্চ উন্নত করা, কিন্তু আপনি করতে পারেন এবং করা উচিত। সার্চ নারো ডাউন করার জন্য এগুলো চমৎকার।

এগুলো ব্যবহার করতে, সার্চ ফিল্ডে একটি সার্চ টার্ম টাইপ করুন, এরপর একটি বুলিয়ান অপারেটর, তারপর আরেকটি সার্চ টার্ম। উদাহরণস্বরূপ, new বা music কন্টেইন করা ইমেইল খুঁজলে, new OR music টাইপ করুন।

new এবং music দুটোই কন্টেইন করা ইমেইল খুঁজলে, new AND music টাইপ করুন। এবং new কন্টেইন করে কিন্তু music কন্টেইন করে না এমন ইমেইল খুঁজলে, new NOT music টাইপ করুন।

বুলিয়ান সার্চ কাজ করতে হলে, অবশ্যই আপারকেসে টাইপ করুন। আপনি যা পাবেন সেটি শুধু ইমেইল কন্টেন্টে সার্চ টার্ম বা টার্মগুলো ইনক্লুড করবে, ইমেইল হেডারে নয়।

৮. আপনার সার্চ সংরক্ষণ করুন

Mail-এ একই সার্চ বারবার করতে চান না? আপনার সার্চ সংরক্ষণ করুন; এটি হেল্পফুল হবে যদি আপনি জানেন আপনি কোনো নির্দিষ্ট সার্চ আবার করবেন।

আপনি আপনার সার্চ Smart Mailbox হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন নিচের ধাপগুলো ফলো করে।

1. সার্চ ফিল্ডে আপনার সার্চ টাইপ করার পর, Mail টুলবারের উপরের বামে Add বাটনে ক্লিক করুন। সাইডবার থেকে একটি মেইলবক্স সিলেক্ট করা নিশ্চিত করুন। অন্যথায়, Add বাটন গ্রে-আউট থাকবে।
2. পপ-আপ মেনুতে যা আসে, সেটিতে আপনি Smart Mailbox-এর নাম পরিবর্তন করতে পারেন এবং অন্য পরিবর্তন করতে পারেন আপনার ইচ্ছামত।
3. OK চাপুন।

নোট করুন, সার্চ টার্ম অবশ্যই একটি সার্চ ফিল্টার সাথে আট্যাচড থাকতে হবে তभी আপনি Smart Mailbox-এ ম্যাচ করা ইমেইল দেখতে পাবেন। সেই সার্চ টার্ম ম্যাচ করা যেকোনো ইমেইল আপনি পাওয়া গেলে সেটি অটোমেটিক্যালি তার ডেডিকেটেড Smart Mailbox-এ রেগুলার ইনবক্সের পাশাপাশি সংরক্ষিত হবে।

৯. Mail টweak করুন সব মেইলবক্স সার্চ করার জন্য

ডিফল্টভাবে, Mail Junk মেইলবক্স সার্চ করে না। তাই Junk মেইলবক্সে থাকা রেজাল্ট খুঁজতে হলে, আপনাকে নিজে এনেবল করতে হবে। উপায়:

1. Mail অ্যাপ খোলা থাকতে, আপনার Mac-এর মেনুবারে Mail-এ ক্লিক করুন, তারপর Settings সিলেক্ট করুন।
2. General সিলেক্ট করুন পপ-আপ মেনুতে।
3. নিচে, Junk-এর পাশের বক্সে টিক দিন "When searching all mailboxes, include search results from."-এর নিচে।

এখন Mail সব মেইলবক্স সার্চ করলে Junk মেইলবক্স থেকে সার্চ রেজাল্ট দেখাবে। আপনি যদি Apple Mail extension ব্যবহার করেন যা নির্দিষ্ট ইমেইল অটোমেটিক্যালি Junk-এ মুভ করে, তবে আপনি এই পরিবর্তন থেকে উপকৃত হবেন যখন আপনি জানতে না পারলেই কোনো ইমেইল মুভ হয়েছে।

এই টিপস দিয়ে Apple Mail-এ ভালো সার্চ করুন

Apple Mail-এ আপনার সার্চ উন্নত করতে পারেন যাতে আপনি ঐ একটা ইমেইল খুঁজতে যুগ যুগ খরচ না করেন। সার্চ টার্ম ক্লিয়ার এবং রি-টাইপ করার বদলে কারণ সেগুলো আপনাকে ঠিক যা চান সেটি দিচ্ছে না, কেন না উপরে বলা টিপসগুলো ট্রাই করেন? আপনি আর ইমেইল খুঁজে পাওয়াতে কষ্ট পাবেন না।