আপনি আর মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহার করছেন না এমন সম্ভাবনা বেশি। ২০১৬-এ আপনি প্রায় স্বতন্ত্র ক্যাফে বসে ক্লাউড থেকে কাজ করছেন এবং সহকর্মীদের সাথে কোলাবরেটিভলি ডকুমেন্ট এডিট করছেন। এবং সেটি করতে গুগল ডক্স ব্যবহার করছেন।
কিন্তু আপনি কি ডক্সের সর্বোচ্চ ফায়দা উঠাচ্ছেন, এবং এটি কতটুকু ক্যাপেবল সেটি আপনার জানা আছে? নিশ্চিত না হলে, নিচে ৫টি টিপস ও ট্রিকস যা ক্লাউডে আপনার ওয়ার্ড-ভিত্তিক কাজকে সহজ করবে।
১. কনভার্ট না করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট এডিট করুন
গুগল ডক্স ওয়ার্ড (.doc এবং .docx) ডকুমেন্ট খুব ভালো হ্যান্ডেল করে, সেগুলো সুন্দরভাবে ".gdoc" ফরম্যাটে কনভার্ট করে এবং আপনি কাজ চালাতে পারেন।
তবে অনেক সময় ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে অরিজিনাল ফরম্যাটে রাখা সুবিধাজনক—যেমন কেউ শুধু ওয়ার্ড ব্যবহার করে এবং তাকে ডকুমেন্ট পাঠাতে হলে। এর জন্য "Office Editing for Docs, Sheets & Slides" এক্সটেনশন ডাউনলোড করুন, যা ".doc" ডকুমেন্টকে গুগল ডক্সর মতো কাজ করতে দেয়।
এক্সটেনশন ইনস্টল করুন, গুগল ডক্সে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন, এবং সাধারণভাবে কাজ করুন। এটি অটোমেটিক্যালি অরিজিনাল ওয়ার্ড ফরম্যাটে সেভ হবে।
২. অফলাইনে ডকুমেন্টে কাজ করুন
গুগল ডক্স অফলাইনে অনলাইনের মতোই কার্যকরভাবে কাজ করতে দেয় এটা গোপন নয়, কিন্তু কীভাবে করবেন সেটি ভুলে যাওয়া সহজ।
এভাবে করুন: drive.google.com এ যান (na docs.google.com)। টপ রাইটের কগ আইকনে ক্লিক করুন, Settings বেছে নিন, তারপর "Offline" সেকশনে "Sync Google Docs" বক্সে টিক দিন।
বস! মনে রাখবেন ইন্ডিভিজুয়াল ডকুমেন্ট পিক করতে পারবেন না অফলাইন এডিটের জন্য, তাই আপনার সব ডকুমেন্ট সিঙ্ক করার জন্য হার্ড ড্রাইভ স্পেস থাকা নিশ্চিত করুন।
৩. قانونیভাবে ব্যবহারযোগ্য ইমেজ খুঁজে ইনসার্ট করুন
অনলাইন পাবলিশিং-এ কাজ করলে লিগ্যালি ব্যবহারযোগ্য ইমেজ ব্যবহার করার গুরুত্ব বুঝতে পারেন, না হলে ছবির মালিক লイヤার দলে দরজা খটখটাতে পারেন! গুগল ডক্সের "Explore" ফিচার এই সমস্যা সমাধান করে। আপনার ডকুমেন্টে যে শব্দ বা ফরেজের জন্য ছবি চান সেটি হাইলাইট করুন, তারপর "Tools → Explore" ক্লিক করুন।
ডকুমেন্টের ডানে একটি পেন খুলবে যেটি হাইলাইট করা টেক্সট সম্পর্কে ওয়েব থেকে তথ্য আনে। এর একটি সেকশনে গুগল ইমেজ থেকে ছবি থাকবে যেগুলো "labelled for reuse" ট্যাগ করা—অর্থাৎ আপনি নিশ্চিন্তে ব্যবহার করতে পারবেন। "Images" এর পাশে "More" ক্লিক করুন আরও দেখতে, তারপর যেকোনো ছবিতে ক্লিক করলে ডকুমেন্টে ইনসার্ট হবে।
৪. এডিট সাজেস্ট করুন (Suggest Edits)
কোলাবরেট করলে বা একলা কাজ করলেও কোনো টেক্সট আগের চেয়ে ভালো লাগছে কিনা দেখতে চাইলে "Suggesting" মোড খুব কাজে আসে। লেখক সেটি একসেপ্ট বা রিজেক্ট করতে পারবে।
বহু সহজ: গুগল ডক্সে টপ-রাইটের পেন্সিল আইকনে ক্লিক করুন (যেখানে "Editing" লেখা থাকে), তারপর "Suggesting" ক্লিক করুন। এই মোডে যেকোনো এডিট কমেন্ট হিসেবে ডকুমেন্টের ডানে দেখাবে। অন্যরা (বা আপনি) রিপ্লাই দিতে পারবেন, ফিডব্যাক দিতে পারবেন, বা টিক/ক্রস আইকনে ক্লিক করে একসেপ্ট বা রিজেক্ট করতে পারবেন।
৫. স্পেশাল সিম্বল ডকুমেন্টে যোগ করুন
স্পেশাল সিম্বল লিখতে যাদের জন্য বিরক্তি, এবং ইনসার্ট করাও সবসময় পেনফুল। কিন্তু ডক্সে দুটি উপায় আছে।
"Insert → Special characters" এ যান, সেখানে নাম দিয়ে বা ডান পাশের বক্সে আঁকিয়ে সিম্বল খুঁজুন।
অথবা "Tools → Preferences" এ যান, কিবোর্ড শর্টকাট লিখুন যেটি সিম্বলে কনভার্ট হবে। ডিফল্টলি (c) → ©, (r) → ® ইত্যাদি। "With" বক্সে যেকোনো সিম্বল ইনসার্ট করুন, "Replace" বক্সে আপনার পছন্দের শর্টকাট দিন।
উপসংহার
গুগল ডক্স অনেকের জন্য এখনো নতুন এলাকা, এবং মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের বড় টুলসেট আছে নাকচুনে। কিন্তু ডক্স ক্রমবর্ধমান এবং উন্নত হচ্ছে, এবং এই টিপস প্রমাণ করে এটি কিছু কিছু কাজ করতে পারে যা ওয়ার্ডও পারেনা!
