সংস্থাগুলো সকল ডকুমেন্ট ক্লাউডে শিফ্ট করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলোর একটি হল শেয়ারিং এবং কোলাবোরেশন অ্যাকসেসযোগ্য করা।oltre, এটি সময় এবং পেপারওয়ার্ক কমিয়ে আরও সুবিধাজনক করে তোলে। যাইহোক, সেগুলো সংগঠিত এবং সুরক্ষিত রাখা আরেকটি টাস্ক যা হ্যান্ডেল করতে হবে। সেটি করার জন্য আপনাকে একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার দরকার যা আপনাকে ক্লাউডে সকল ডকুমেন্টের সাথে ডিল করতে সাহায্য করবে।
সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলো কী কী?
সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফটওয়্যার ফার্মগুলো কাজ সর্ট করতে ব্যবহার করতে পারে। এক জায়গায় সকল ধরনের ফাইল ম্যানেজ করা একটি ওয়ার্কফ্লোতে অবদান রাখে যা দীর্ঘদিনে সবার সাহায্য করবে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যেমন PDF রিডার আপনাকে সকল ধরনের ফাইল পড়তে সাহায্য করে। এটি সহজে অনলাইন বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে শেয়ার করা যায়। এটি সেই ধরনের ডকুমেন্ট সিস্টেম যা ক্লাউড-বেসড সার্ভিসে অনলাইন ম্যানেজ করা হয়। যেকোনো সংস্থা যা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টের ট্র্যাক রাখতে চায় সেটি অবশ্যই নিচের ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারগুলোর একটি ব্যবহার করবে।
১. Zoho Workdrive-
Zoho Workdrive-এ, আপনার টিমকে একসাথে রাখুন যাতে আপনি যেকোনো জায়গা থেকে সেটির ফোল্ডারগুলো অ্যাক্সেস করে কানেক্টেড থাকতে পারেন। সকল ডকুমেন্ট একটি জায়গায় সংগঠিত রাখুন যা বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের ডেটা সুরক্ষিত, এবং এটিই এটিকে সেরা বানায়। আপনি সার্ভিস পাবেন যেখানে ফাইলগুলো একটি এনক্রিপ্টেড মডিউলে ট্রান্সফার হয়, সিকিউরিটি নিশ্চিত করে। Zoho সুইট Zoho Writer, Zoho Show এবং Zoho Sheet নিয়ে প্যাক করা আছে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, স্লাইডশো এবং স্প্রেডশीটের জন্য। প্রতিটি প্রজেক্ট আলাদা ফোল্ডারে অর্গানাইজ করুন যাতে অ্যাসাইন করা টিম মেম্বাররা অ্যাক্সেস করতে পারে। আপনার টিম মেম্বারদের জন্য তারিখসহ পরিবর্তনগুলো সংরক্ষিত রেখে আপডেট রাখুন। টিম লেভেল অনুযায়ী অ্যাক্সেস, এডিট বা ভিউ করার ভিন্ন পারমিশন দিন। এক্টিভিটি চেক করুন, ফাইল চেক-ইন এবং চেক-আউট ট্র্যাক করুন।
এখানে ভিজিট করুন
২. FileHold
FileHold ক্লায়েন্ট সার্ভার-বেসড ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য সহজ ব্যবহার করার সেরা مواردlerden একটি। আপনি সহজে এটি মাইক্রোসফট সুইটের সাথে ইন্টিগ্রেট করতে পারেন যা আপনাকে অন্যদের সাথে কানেক্ট করতে সাহায্য করবে। এতে অনলিমিটেড সংখ্যক ডকুমেন্ট শেয়ার করুন এবং পেপারওয়ার্ক সংগ্রহের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সকল স্পেস বাঁচান। এটি সকল ডেটা সংগ্রহ করতে এবং এই এনভায়রনমেন্টে শেয়ারিং সম্ভব করতে সক্ষম। Filehold পারসোনাল কম্পিউটার, ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনে ব্যবহার করা যায়। এটি Sharepoint-এও সকল ডকুমেন্টের জন্য অ্যাক্সেস সহজ করে দেয়। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের এডভান্সড ফিচারগুলো দিয়ে আপনি যেকোনো সময় ওয়ার্কফ্লো চেক করতে পারবেন। সেন্ট্রালাইজড সিস্টেম ডকুমেন্টের বিভিন্ন ভার্সন ভিউ এবং শেয়ার করার জন্য উপলব্ধ রাখে এই সফটওয়্যারের স্মার্ট স্ট্রাকচারের সাথে। এই ডকুমেন্ট সফটওয়্যার সিস্টেমে ডেটার পাইল থেকে যেকোনো ডকুমেন্ট দ্রুত সার্চ এবং রিট্রিভার করা সম্ভব। আলাদা ডকুমেন্টগুলো মেটা-ট্যাগিং থেকে আলাদা করা হয়। ইনটুইটিভ ইন্টারফেস ব্যবহারকারীদের ফিচারগুলো সহজে ব্যবহার করতে দেয়, যেমন স্ক্যানড ডকুমেন্ট লোকেট করা। ডকুমেন্টে পরিবর্তন করার জন্য বিভিন্ন রোল অ্যাসাইন করা যায়, যেমন রিড-অনলি, পাব্লিশার, অর্গানাইজার, এবং ক্যাবিনেট অ্যাডমিনিস্ট্রেটর।
এখানে ভিজিট করুন
৩. OpenKM
OpenKM আপনার এন্টারপ্রাইজের জন্য ওপেন-সোর্স ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম। ওয়ার্কফ্লো ভালো করতে এটি আপনাকে ডকুমেন্টের রেকর্ড তৈরি করতে সাহায্য করে সকলকে পারমিশন দিয়ে। এতে থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশনসহ ইন্টিগ্রেশন রয়েছে একাধিক ব্যবহারের জন্য, যেমন মাইক্রোসফট অফিস। সব কিছু এই সফটওয়্যারের মাধ্যমে একটি ওয়েব ইন্টারফেস দিয়ে ফাইল ম্যানেজ করার জন্য সঠিকভাবে একাউন্ট করা যাবে।
অটোমেটিক ক্যাটালগিং অ্যাডভান্সড প্রিভিউসহ আপনাকে বিভিন্ন ফাইল টাইপের তফসিলে তাকিয়ে देखने সাহায্য করবে এক্সটেনসিভ AutoCAD এবং DICOM ফাইলসহ। ডকুমেন্টে করা পরিবর্তনগুলো রেকর্ড-কিপিং এবং অডিট ট্রায়ালসের জন্য সময়সহ ট্র্যাক রাখুন। ভার্সন কন্ট্রোল টিম ম্যানেজারদের সিদ্ধান্ত নেওয়াতে সাহায্য করে কোন রোল কোন নির্দিষ্ট টিমমেটকে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য অ্যাসাইন করা হবে।
এটি মেটাডেটা পিক করে একটি টাইপের ডকুমেন্টের সিরিজ ফর্ম করেそれを বিজনেসের জন্য সংগঠিত রাখতে। এটি আপনার স্মার্টফোনেও সহজে ব্যবহার করা যায় কারণ এটি অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস ডিভাইস উভয় সাপোর্ট করে। আপনি Firefox, Safari এবং Chrome- থেকেও চার্জ নিতে পারেন।
এখানে ভিজিট করুন
৪. Sharepoint –
Sharepoint মাইক্রোসফটের আরেকটি উপকারী টুল যা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চাওয়া zaman একটি চমৎকার সাহায্য। এটি মাইক্রোসফট অফিসের সাথে একটি ওয়েব-বেসড প্ল্যাটফর্মে ইন্টিগ্রেটেড এবং তাই অধিকাংশ ফাইল ফরম্যাট সাপোর্টেড কারণ এটি সবচেয়ে জনপ্রিয় ফরম্যাটগুলির একটি। এটি ব্যবসায়িক সংস্থাগুলো দ্বারা ব্যবহার করা হয় সকল ডকুমেন্ট ক্লাউড-বেসড স্টোরেজে নিরাপদে রাখতে।
অধিকাংশ মিড-সাইজড এবং বড় সংস্থা এটিকে Office365, Skype for Business, Microsoft Exchange-এ ব্যবহার করে রাখতে চায়। এটি একটি লাইসেন্স-বেসড আRENTযেমেন্ট যা কোম্পানিগুলোকে কন্টেন্ট ম্যানেজ করার প্ল্যাটফর্ম অফার করে। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং স্টোরেজ একটি ভালো অপশন যেটি সিলেক্ট করা যাবে আপনি যদি ইন-হাউস ডকুমেন্ট শেয়ারিং-এ কাজ করতে চান। আরেকটি প্লাস পয়েন্ট হল আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী এটি ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার সংস্থার প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করতে পারেন। সকলকে বুঝতে সহজ এবং ওয়ার্কফ্লোতে লাভদায়ক হবেই এমন ফিচার যোগ করুন।
৫. OnlyOffice
Only Office যেটি পূর্বে Teamlab নামে পরিচিত ছিল, সফল ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফটওয়্যারগুলোর একটি। এতে কর্পোরেট কমিউনিকেশন, মেইল এবং প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টও জড়িত। এটি প্ল্যাটফর্মে OnlyOffice ফাইল সহজে শেয়ার করে এবং ডকুমেন্ট মডিউলে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট জড়িত। এতে টেক্সট, স্প্রেডশীট, এবং প্রেজেন্টেশন আকারে বিভিন্ন ধরনের ফাইল থাকে। অতিরিক্তভাবে, প্রজেক্টস মডিউলে প্রজেক্ট ম্যানেজ করুন এবং টাস্ক ডেলিগেশন সিম্পল করুন। চার্ট থেকে শিখুন যা সময়ের সাথে প্রজেক্টের প্রগ্রেস দেখায় বিভিন্ন স্টেজের মাধ্যমে। অন্যান্য ফিচারগুলোর মধ্যে ক্যালেন্ডার, CRM, Talk। ইন্টিগ্রেটেড মিডিয়া ফাইলস প্ল্যাটফর্মে প্লে করা যায়।
উপসংহার:
ডকুমেন্ট ম্যানেজ করার জন্য সেরা সফটওয়্যারগুলোর একটি হল OpenKM। এটি কোম্পানিগুলো তাদের নিজস্ব পদ্ধতিতে ব্যবহার করতে পারে কারণ এটি ওপেন-সোর্স হওয়ায় মোল্ড করা যায়। একাধিক ফিচার এবং ইউজার-ফ্রেন্ডলি ইন্টারফেস সহ, Zoho Worksuite স্মল টু মিডিয়াম স্কেল ফার্মের জন্য একটি ভালো পছন্দ হতে পারে।
দয়া করে কমেন্ট সেকশনে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফটওয়্যারের জন্য আপনার সিলেকশন জানান। আমরা আপনার মতামত এবং অন্যান্য সফটওয়্যার সম্পর্কে জানতে চাই যদি আপনি কোনো ব্যবহার করেন। এছাড়া, টেক ওয়ার্ল্ডের রেগুলার আপডেট পেতে আমাদের নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করুন। সোশ্যাল মিডিয়ায় ফলো করুন- ফেসবুক, টوییটার, লিংকডইন, এবং ইউটিউব।
