সংস্থাগুলি ক্লাউডে সমস্ত নথি স্থানান্তরিত করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল ভাগ করা এবং সহযোগিতাকে অ্যাক্সেসযোগ্য করা হয়েছে৷ তদুপরি, এটি কাগজপত্রের সাথে সময় হ্রাস করে, এটি আরও সুবিধাজনক করে তোলে। যাইহোক, তাদের সংগঠিত এবং সুরক্ষিত রাখা আরেকটি কাজ যা পরিচালনা করা প্রয়োজন। ক্লাউডের সমস্ত নথি মোকাবেলা করতে সাহায্য করার জন্য আপনার একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার প্রয়োজন।
সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কি?
সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফ্টওয়্যার কাজ বাছাই ফার্ম দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে. সব ধরনের ফাইল এক জায়গায় ম্যানেজ করা একটি ওয়ার্কফ্লোতে অবদান যা দীর্ঘমেয়াদে সবাইকে সাহায্য করবে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যেমন পিডিএফ রিডার আপনাকে সব ধরনের ফাইল পড়তে সাহায্য করে। এটি বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে অনলাইনে সহজেই শেয়ার করা যায়। এটি এমন একটি নথি ব্যবস্থা যা ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবাগুলিতে অনলাইনে পরিচালনা করতে হয়। যে কোন প্রতিষ্ঠান ইলেকট্রনিক নথির ট্র্যাক রাখতে চায় তাদের অবশ্যই নিম্নলিখিত নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করতে হবে৷
1. জোহো ওয়ার্কড্রাইভ-
জোহো ওয়ার্কড্রাইভের সাথে, আপনার দলকে একসাথে রাখুন কারণ আপনি যে কোনও জায়গা থেকে এটিতে ফোল্ডারগুলি অ্যাক্সেস করার জন্য সংযুক্ত থাকতে পারেন। সমস্ত নথি এমন জায়গায় সংগঠিত রাখুন যা বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে অ্যাক্সেস করা সহজ। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারটিতে ডেটা সুরক্ষিত, এবং এটিই এটিকে সেরাগুলির মধ্যে একটি করে তোলে৷ আপনি পরিষেবাটি পাবেন যেখানে ফাইলগুলি একটি এনক্রিপ্টেড মডিউলের মাধ্যমে স্থানান্তরিত হয়, নিরাপত্তা নিশ্চিত করে। জোহো স্যুট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, স্লাইডশো এবং স্প্রেডশীটের জন্য জোহো রাইটার, জোহো শো এবং জোহো শীট দিয়ে পরিপূর্ণ। প্রতিটি প্রকল্পকে আলাদা ফোল্ডারে সংগঠিত করুন যা নির্ধারিত দলের সদস্যদের দ্বারা অ্যাক্সেস করা যেতে পারে। আপনার দলের সদস্যদের তারিখের সাথে সংরক্ষিত পরিবর্তনগুলির সাথে আপডেট রাখুন। বিভিন্ন দলের স্তরে অ্যাক্সেস, সম্পাদনা বা দেখার জন্য বিভিন্ন অনুমতি দিন। কার্যকলাপগুলি পরীক্ষা করুন, চেক-ইন ট্র্যাক করুন এবং ফাইলগুলির জন্য চেক আউট করুন৷
৷এখানে যান
2. ফাইলহোল্ড
ক্লায়েন্ট সার্ভার-ভিত্তিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে সহজে ব্যবহারের জন্য ফাইলহোল্ড অন্যতম সেরা। আপনি সহজেই এটিকে Microsoft স্যুটের সাথে সংহত করতে পারেন যা আপনাকে অন্যদের সাথে সংযোগ করতে সাহায্য করবে৷ এর উপর সীমাহীন সংখ্যক নথি ভাগ করুন এবং কাগজপত্র সংগ্রহ করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত স্থান সংরক্ষণ করুন। এটি সমস্ত ডেটা সংগ্রহ করতে সক্ষম এবং এই পরিবেশে ভাগ করা সম্ভব হয়েছে। ফাইলহোল্ড ব্যক্তিগত কম্পিউটার, ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি শেয়ারপয়েন্টের সমস্ত নথির জন্য অ্যাক্সেস সহজ করে তোলে। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে, আপনি যে কোনো সময় কর্মপ্রবাহের উপর নজর রাখতে সক্ষম হবেন। কেন্দ্রীভূত সিস্টেম এই সফ্টওয়্যারটিতে স্মার্ট কাঠামোর সাথে দেখার এবং শেয়ার করার জন্য উপলব্ধ নথিগুলির বিভিন্ন সংস্করণ রাখে। এই ডকুমেন্ট সফ্টওয়্যার সিস্টেমে ডেটার স্তূপ থেকে যেকোনো নথির দ্রুত অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধার এটি ব্যবহার করার সম্ভাবনাকে আরও বেশি করে তোলে। মেটা-ট্যাগিং থেকে বিভিন্ন নথি আলাদা করা হয়। স্বজ্ঞাত ইন্টারফেসে ব্যবহারকারীরা সহজেই বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে, যেমন স্ক্যান করা নথিগুলি সনাক্ত করা। শুধুমাত্র পঠনযোগ্য, প্রকাশক, সংগঠক এবং ক্যাবিনেট অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের মতো নথিতে পরিবর্তন করতে বিভিন্ন ভূমিকা অর্পণ করা যেতে পারে।
এখানে যান
3. OpenKM
OpenKM হল আপনার এন্টারপ্রাইজের জন্য ওপেন সোর্স ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম। কর্মপ্রবাহকে আরও ভালো করার জন্য এটি আপনাকে সকলকে অনুমতি দিয়ে নথিগুলির একটি রেকর্ড তৈরি করতে সহায়তা করে। এতে একাধিক ব্যবহারের জন্য তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে একীকরণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যেমন Microsoft Office। ফাইলগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি ওয়েব ইন্টারফেস হিসাবে এই সফ্টওয়্যারটিতে সবকিছু সঠিকভাবে হিসাব করা যেতে পারে৷
স্বয়ংক্রিয় ক্যাটালগিং অ্যাডভান্সড প্রিভিউতে সাহায্য করে আপনাকে বিস্তৃত অটোক্যাড এবং ডিকম ফাইলের সাথে বিভিন্ন ফাইলের ধরন দেখতে সাহায্য করবে। অডিট ট্রায়ালের সময় সহ রেকর্ড রাখার জন্য নথিতে করা পরিবর্তনের উপর নজর রাখুন। ভার্সন কন্ট্রোল টিম ম্যানেজারদের সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে যে ডকুমেন্ট পরিচালনার জন্য একটি নির্দিষ্ট টিমমেটকে কোন ভূমিকা দেওয়া হবে।
এটি ব্যবসার জন্য সংগঠিত রাখতে এক ধরণের নথির একটি সিরিজ গঠন করতে মেটাডেটা বাছাই করে। এটি আপনার স্মার্টফোনে সহজেই ব্যবহার করা যেতে পারে কারণ এটি অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস উভয় ডিভাইস সমর্থন করে। আপনি ফায়ারফক্স, সাফারি এবং ক্রোম থেকেও চার্জ নিতে পারেন।
এখানে যান
4. শেয়ারপয়েন্ট –
শেয়ারপয়েন্ট মাইক্রোসফ্টের আরেকটি দরকারী টুল যা আপনি একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চাইলে একটি দুর্দান্ত সাহায্য। এটি একটি ওয়েব-ভিত্তিক প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে মাইক্রোসফ্ট অফিসের সাথে সংহত করা হয়েছে এবং তাই বেশিরভাগ ফাইল ফর্ম্যাট সমর্থিত কারণ এটি সবচেয়ে জনপ্রিয় ফর্ম্যাটগুলির মধ্যে একটি৷ ক্লাউড-ভিত্তিক সঞ্চয়স্থানে সমস্ত নথি নিরাপদে রাখতে ব্যবসায়িক সংস্থাগুলি এটি ব্যবহার করে৷
৷অফিস365, ব্যবসার জন্য স্কাইপ, মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জের সাথে এটি ব্যবহারে রাখার জন্য বেশিরভাগ মাঝারি আকারের এবং বড় সংস্থাগুলি ব্যবহার করে। এটি একটি লাইসেন্স ভিত্তিক ব্যবস্থা যা কোম্পানিগুলিকে বিষয়বস্তু পরিচালনার জন্য প্ল্যাটফর্ম অফার করে। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং স্টোরেজটি নির্বাচন করার জন্য একটি ভাল বিকল্প যদি আপনি নথিগুলির অভ্যন্তরীণ ভাগাভাগি নিয়ে কাজ করতে চান। আরেকটি প্লাস পয়েন্ট হল যে আপনি এটি আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের চাহিদা অনুযায়ী এটি কাস্টমাইজ করতে পারেন। বৈশিষ্ট্যগুলি যোগ করুন যা প্রত্যেকের পক্ষে বোঝা সহজ হবে এবং কর্মপ্রবাহকে উপকৃত করতে পারে৷
৷5. শুধুমাত্র অফিস
শুধুমাত্র অফিস যা পূর্বে টিমল্যাব নামে পরিচিত ছিল এটি একটি সফল ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফটওয়্যার। এটি কর্পোরেট যোগাযোগ, মেল এবং প্রকল্প পরিচালনার সাথে জড়িত। এটি প্ল্যাটফর্মে সহজে OnlyOffice ফাইল শেয়ার করে এবং ডকুমেন্ট মডিউল ডকুমেন্ট পরিচালনার সাথে জড়িত। এতে পাঠ্য, স্প্রেডশীট এবং উপস্থাপনায় বিভিন্ন ধরণের ফাইল রয়েছে। উপরন্তু, প্রকল্পের মডিউলের মাধ্যমে প্রকল্পগুলি পরিচালনা করুন এবং কার্য অর্পণকে সহজ করুন। চার্ট থেকে শিখুন যা বিভিন্ন ধাপের সাথে সময়ের সাথে প্রকল্পের অগ্রগতি দেখায়। অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলি ক্যালেন্ডার, সিআরএম, টক জড়িত। ইন্টিগ্রেটেড মিডিয়া ফাইল প্ল্যাটফর্মে চালানো যেতে পারে।
মোড়ানো:
নথিগুলি পরিচালনার জন্য ব্যবহার করা সেরা সফ্টওয়্যারগুলির মধ্যে একটি হল OpenKM৷ এটি কোম্পানিগুলি তাদের নিজ নিজ উপায় হিসাবে ব্যবহার করতে পারে এটিকে ওপেন সোর্স হিসাবে ঢালাই করা যেতে পারে। একাধিক বৈশিষ্ট্য এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেসের সাথে, জোহো ওয়ার্কসুইট একটি ছোট থেকে মাঝারি স্কেল ফার্মের জন্য একটি ভাল পছন্দ হতে পারে।
অনুগ্রহ করে নীচের মন্তব্য বিভাগে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফ্টওয়্যারের তালিকা থেকে আপনার নির্বাচন আমাদের জানান। আপনি যদি কোন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন তবে আমরা তাদের সম্পর্কে আপনার মতামত জানতে চাই। এছাড়াও, প্রযুক্তি জগতের নিয়মিত আপডেট পেতে আমাদের নিউজলেটারে সাবস্ক্রাইব করুন। এছাড়াও, আমাদের সামাজিক মিডিয়া- Facebook, Twitter, LinkedIn, এবং YouTube-এ অনুসরণ করুন৷
৷