তথ্য গোপনীয়তা নীতিমালা (IPPs) অনেকটি আছে যা তথ্যের পুরো জীবন চক্রকে কভার করে সংগ্রহ ও পরিচালনা থেকে স্টোরেজ এবং অপসারণ পর্যন্ত। IPPs নির্দেশ করে এই ডিপার্টমেন্ট কীভাবে ব্যক্তিগত ডেটা হ্যান্ডেল করবে। আমাদের নির্দিষ্ট কাজের প্রেক্ষাপটের পাশাপাশি IPPs-র সাথে আমাদের অনুশীলন সর্বাধিক করতে হবে সিদ্ধান্ত নেওয়া বর্তমান অনুশীলন পরিবর্তনের প্রয়োজন কিনা। এই প্রক্রিয়া গোপনীয়তা এবং প্রতিযোগিতামূলক স্বার্থ ও সরকারি প্রয়োজনীয়তার ভারসাম্য চাইতে পারে।
সংগ্রহ (Collection) - শুধু সেই ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ করা যা একটি এজেন্সির লক্ষ্য বা কার্যকলাপের বাস্তবায়নের জন্য জরুরি। ব্যক্তিগত তথ্য কানূনগতভাবে, সঠিকভাবে, এবং অন্ধা-অন্ধে না করে সংগ্রহ করা উচিত।
ব্যবহার এবং উজাগর (Use and Disclosure) - ব্যক্তিগত তথ্য শুধু প্রাথমিক লক্ষ্যের জন্য ব্যবহার ও উজাগর করা যা এর জন্য সংগ্রহ করা হয়েছিল বা একটি সম্পর্কিত কারণ যেটি ব্যক্তি যুক্তিসঙ্গতভাবে আশা করবে। কিছু নির্দিষ্ট সেকেন্ডারি লক্ষ্যের জন্য সম্মতি ছাড়া ব্যবহার অনুমোদিত।
এই নীতি ব্যক্তিগত ডেটা সেকেন্ডারি লক্ষ্যে ব্যবহারের ওপর সীমাবদ্ধতা নির্ধারণ করে। সহজ কথায়, একটি অসম্পর্কিত সেকেন্ডারি লক্ষ্য বা যা ব্যক্তি আশা করতে পারে না সেটি শুধু ব্যক্তির সম্মতির সাথে বা একটি শক্তিশালী পাবলিক ইন্টারেস্টের চাহিদা থাকলে ঘটতে পারে।
ডেটা গুণগত মান (Data Quality) - নিশ্চিত করা যে ব্যক্তিগত তথ্য -
- সঠিক (Accurate)
- সম্পূর্ণ (Complete)
- আপ টু ডেট (Up to date)
- সিডান্তমূলক (Principle)
এক এজেন্সি যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নিতে হবে নিশ্চিত করতে যে এটি ধারণ করে, ব্যবহার করে, বা উজাগর করে ব্যক্তিগত তথ্য সঠিক, সম্পূর্ণ, এবং আপ টু ডেট।
ডেটা নিরাপত্তা (Data Security) - ব্যক্তিগত তথ্যকে দুরুপযোগ, ক্ষতি, অননুমোদিত অ্যাক্সেস, পরিবর্তন, বা উজাগর থেকে রক্ষার জন্য যুক্তিসঙ্গত প্রক্রিয়া নেওয়া। এই নীতিতে নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:
এক এজেন্সি যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নিতে হবে তার ধারিত ব্যক্তিগত তথ্যকে দুরুপযোগ এবং ক্ষতির থেকে এবং অননুমোদিত অ্যাক্সেস, পরিবর্তন, বা উজাগর থেকে রক্ষা করতে।
এক এজেন্সি অবশ্যই যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নিতে হবে ব্যক্তিগত তথ্য ধ্বংস বা স্থায়ীভাবে ডি-আইডেন্টিফাই করতে যদি সেটি আর কোনো লক্ষ্যের জন্য জরুরি না থাকে।
অ্যাক্সেস এবং সংশোধন (Access and Correction) - ব্যক্তিদের তাদের ব্যক্তিগত তথ্যে অ্যাক্সেস খুঁজে পাওয়ার এবং সংশোধন করার অধিকার আছে। অ্যাক্সেস এবং সংশোধন সাধারণত ইনফরমেশন এক্টের বিধানাবলির অধীনে হ্যান্ডেল করা হয়। তথ্য স্বাধীনতা থেকে তথ্য গোপনীয়তা আলাদা করা জরুরি।
বেনামিতা (Anonymity) - এটি একটি নীতি যেহেতু সরকারি এজেন্সিগুলো ডিজিটাল পটভূমিতে পরিবর্তন হচ্ছে যেখানে ডিজিটাল ট্রেস ছাড়া যায় কোথায় যাওয়া হয়েছে, কী কিনা হয়েছে, কার সাথে যোগাযোগ হয়েছে, এবং আমাদের পছন্দ কী।
এই নীতিতে নিম্নলিখিত বিষয়গুলো অন্তর্ভুক্ত:
যদি একটি এজেন্সি বেনামিতা নীতির ওপর সাবধানে চিন্তা করে, এটি কম ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ করে এবং যা IPPs-র সাথে কম্প্লায়েন্স সেটি অনেক সহজ করে দেয়।
এক এজেন্সি সংগঠনের সাথে ট্রানজ্যাকশনে যাওয়া ব্যক্তিদের নিজেদের শনাক্ত না করার অপশন দিতে হবে, যদি না আইন দ্বারা জরুরি হয় বা এটি প্রয়োগ্য নয় যে ব্যক্তি শনাক্ত না হয়।
