আপনার পছন্দের কাজগুলো করতে আরও সময় দরকার কি? অবশ্যই। জিকের জন্য টেকনিক্যাল প্রজেক্টের噸 টন রয়েছে, কিন্তু আমাদের পর্যাপ্ত সময় নেই।
বছরোপরি বছর, আমি কিছু টাইম ম্যানেজমেন্ট এবং প্রোডাক্টিভিটি সিস্টেম ট্রাই করেছি। সেগুলো সব আমাকে বড় होनेতে সাহায্য করল, কিন্তু সেগুলোর মধ্যে কিছু জিনিস ছিল যা আমার ওয়ার্কিং স্টাইল এবং চিন্তাধারার সাথে ভালো মেলেনি।
কয়েক বছর আগে, আমি ডেভিড অ্যালেন-এর Getting Things Done (GTD)-র সাথে পরিচিত হয়লাম, এবং তাৎক্ষণিক এটি আমার ওয়ার্কিং স্টাইল এবং চিন্তাধারার জন্য সঠিক লাগল। আমি GTD ছাড়া আমার জীবন কল্পনা করি না।
GTD আপনাকে কী সফ্টওয়্যার বা টুল ব্যবহার করবেন সেটি বলে না প্রোডাক্টিভ হওয়ার জন্য। GTD হলো একটি প্রোডাক্টিভিটি ফ্রেমওয়ার্ক যা আপনি আপনার ওয়ার্কিং স্টাইলের সাথে মেলাতে টুইক করতে পারেন।
কেন GTD আপনার জন্য?
- আপনি এমন কোনো সিস্টেম পছন্দ করবেন না যা আপনাকে সিস্টেমে বোঝানো মতো একদম সেটি করতে বাধ্য করে। GTD একটি রিজিড সিস্টেম নয়, এটি একটি ফ্রেমওয়ার্ক! এটি হাই-লেভেল বিল্ডিং ব্লক প্রদান করে, যা আপনি কীভাবে অনুযায়ী समझেন সেটি ইমপ্লিমেন্ট করতে গাইড করবে। এটি জিকের জন্য GTD একটি গ্রেট ফিট হওয়ার #১ কারণ।
- জিকরা ডিটেইলসে মনোযোগ দেওয়া পছন্দ করে। হাই-লেভেল ফ্রেমওয়ার্ক প্রদান করার পাশাপাশি, GTD সুবিচারিত পদ্ধতিতে ফ্রেমওয়ার্ক ইমপ্লিমেন্ট করার বিস্তারিত ব্যাখ্যা দেয়।
- আপনাকে আর টাস্কগুলোর High, Medium, Low (বা A, B, C) প্রায়োরিটি দিতে হবে না। আপনার পছন্দের অর্ডারে টাস্ক সিকোয়েন্স করাও লাগবে না। GTD-এ, আপনি কনটেক্সট, উপলব্ধ সময়, এবং উপলব্ধ শক্তির ভিত্তিতে একটি টাস্ক করেন।
Getting Things Done (GTD) হলো একটি প্রোডাক্টিভিটি ফ্রেমওয়ার্ক।
GTD-এর ওভারভিউ
ডেভিড অ্যালেন অনুযায়ী, যা যা আপনার মনোযোগ দাবে, সেগুলোকে "Stuff" বলা হয়। এটি সাদা দুকান থেকে দুধ কেনা হতে পারে, অথবা বহু মিলিয়ন ডলারের প্রপোজাল পুরো করা। যেকোনো জিনিস যা আপনার র্যাম (মনে) জায়গা নেয়, সেগুলোকে stuff বলা হয়। সব stuff অ্যাকশনযোগ্য নয়। কিন্তু, সব stuff সংগ্রহ, প্রসেস, সংগঠিত, এবং উপযুক্তভাবে এক্সিকিউট করা দরকার।
GTD-এর ৫টি ভিন্ন ফেজ
১. সংগ্রহের ফেজ (Collection Phase)
আপনি সবসময় stuff সংগ্রহ করছেন। কিছু stuff সরাসরি আপনার কাছে আসে, এবং কিছু ব্যাকগ্রাউন্ডে আপনার জন্য সংগ্রহ হয়। উদাহরণস্বরূপ, ইমেইলগুলো ব্যাকগ্রাউন্ডে আপনার ইন-বক্সে সংগ্রহ হয়। আপনার ফিজিক্যাল ইন-বক্সও থাকতে হবে যেখানে আপনি প্রসেস করার জন্য জিনিসপত্র ফেলতে পারেন। বাড়িতে (এবং কাজে), একটি ফিজিক্যাল ইন-বক্স রাখুন, যেখানে আপনি প্রসেস করার জন্য যে কোনো জিনিস ফেলবেন। আমার নিচের ৪টি আলাদা ইন-বক্স রয়েছে, যেখানে আমি আমার stuff সংগ্রহ করি।
- অফিস ইমেইল ইন-বক্স
- ব্যক্তিগত ইমেইল ইন-বক্স
- অফিসে ফিজিক্যাল ইন-বক্স
- বাড়িতে ফিজিক্যাল ইন-বক্স।
ইন-বক্সগুলোর মात्रा কতটুকু সেটি আমাকে আর আশঙ্কিত করে না, কারণ আমি সেগুলো প্রসেস করি না যেনে যেনে সেগুলো আসে। 더불어, যখন আমি কম্পিউটারের সামনে নই, যদি কোনো প্রজেক্টের জন্য আইডিয়া আসে, আমি সাধারণত আমার ফোন থেকে নিজে নিজে ইমেইল পাঠিয়ে দি, যা পরে প্রসেস করার জন্য আমার ইমেইল ইন-বক্সে সংগ্রহ হয়।
২. প্রসেসিং ফেজ (Processing Phase)
আপনাকে আপনার ইন-বক্সের আইটেমগুলো ঘন ঘন প্রসেস করা উচিত। দয়া করে লক্ষ্য করুন যে প্রসেসিং মানে করা নয়। এই স্টেজে কিছুই করবেন না, শুধু প্রসেস করবেন। আপনার ইন-বক্সে সংগ্রহ করা stuff দিনে একবার প্রসেস করুন (বা আপনি যতটুকু কমফরটেবল মনে করেন)। নিচে আমার প্রসেসিং শিডিউল দেওয়া হলো।
- অফিস ইমেইল: দিনে তিনবার। ক্রিটিক্যাল সিস্টেম অ্যালার্ট যা আমার সেল ফোনে আসে সেটি এর অংশ নয়, কারণ সেগুলো তাৎক্ষণিক মনোযোগ চায়।
- ব্যক্তিগত ইমেইল: দিনে একবার। আমি একদিনে একাধিকবার পারসোনাল ইমেইল চেক করতাম। কিন্তু এখন, শুধু রাতে ঘুমানোর আগে একবার চেক করি। (আমি এই অবস্থায় পৌঁছাতে পারলাম আমার পারসোনাল অঙ্গোঙো ৩০-দিনের হ্যাবিট ডেভেলপমেন্ট প্রজেক্টের অংশ হিসেবে, যেখানে আমি নতুন অভ্যাস বিকাশ করার চেষ্টা করি ৩০ দিন ট্রাই করে।)
- অফিস ফিজিক্যাল ইন-বক্স: দিনে একবার। কাজ শেষে বের হওয়ার আগে।
- বাড়ি ফিজিক্যাল ইন-বক্স: সপ্তাহে একবার। আমি এটি দৈনন্দিন করতাম, কিন্তু পরে বুঝলাম আমার ওয়ার্ক স্টাইলের জন্য সপ্তাহে একবার করলেই চলবে।
আপনার ইন-বক্স থেকে আইটেম প্রসেস করার সময় নিচের জিনিসগুলো মনে রাখুন:
- শীর্ষ থেকে শুরু করুন এবং নিচে যান। উদাহরণস্বরূপ, শীর্ষের ইমেইল থেকে শুরু করুন এবং নিচে যান, অথবা আপনার ফিজিক্যাল ইন-বক্স থেকে ১ম আইটেম নিন এবং নিচের দিকে যান।
- একবারে শুধু একটি আইটেম প্রসেস করুন।
- একবার আপনি ইন-বক্স থেকে একটি আইটেম প্রসেসিং-এর জন্য বের করলে, সেটি আবার ইন-বক্সে ফেরত দেবেন না।
কীভাবে প্রসেস করবেন?
- ইন-বক্স থেকে একটি আইটেম নিন, এবং নিজের থেকে জিজ্ঞাসা করুন – "এই আইটেম সম্পর্কে আমাকে কিছু করতে হবে কি?"। অন্যথায়, "এই আইটেমের জন্য পরবর্তী অ্যাকশন কী?"। আপনাকে এই প্রশ্নের জন্য একটি স্পষ্ট উত্তর খুঁজে বের করতে হবে। শুরুতে এটি কঠিন হতে পারে। একবার অভ্যাস হলে, প্রতিটি ইমেইল (বা ফিজিক্যাল আইটেম) এর জন্য পরবর্তী অ্যাকশন চিহ্নিত করা সেকেন্ডের বিষয়।
- যদি কোনো অ্যাকশন নেই, আইটেমটি ট্রাশ করুন, অথবা রেফারেন্সের জন্য আর্কাইভ করুন, অথবা আপনার ইনকিউবেশন লিস্টে রাখুন।
- যদি অ্যাকশন থাকে, তবে সেটি ভালো করুন (যদি ২ মিনিটের কম সময় লাগে), অথবা কাউকে ডেলিগেট করুন, অথবা পরে করার জন্য উপযুক্ত নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টে রাখুন (নিচে আরো ব্যাখ্যা)।
- আমি সাধারণত ১০ বা ১৫ মিনিটে আমার ইমেইল ইন-বক্স প্রসেস করি। আবার বলছি, প্রসেসিং মানে আপনার ইন-বক্সের সব টাস্ক কমপ্লিট করা নয়।
৩. সংগঠনের ফেজ (Organizing Phase)
যে কোনো আইটেম আপনি পরে করার জন্য ডিফার করলেন, সেটিকে উপযুক্ত নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টে রাখুন। GTD-এ কোনো প্রায়োরিটি নেই। শুধু কনটেক্সট রয়েছে।
উদাহরণস্বরূপ, "ব্যাংক থেকে টাকা তোলা" হয়তো একটি হাই প্রায়োরিটি টাস্ক, কিন্তু কাজে থাকলে আপনি সেটির সাথে কিছুই করতে পারবেন না। কাজে থাকলে, আপনাকে কাজ সংক্রান্ত টাস্ক করতে হবে। গাড়ি চালানোর সময় বা বাইরে ঘুরার সময়, আপনাকে আপনার.errands করতে হবে। যখন আপনি ডেটা সেন্টারের সার্ভার রুমে থাকবেন, আপনাকে সেগুলো করতে হবে যা কনসোলে বা সার্ভারে সরাসরি করা যায়।
সকল টাস্ক কনটেক্সট অনুযায়ী সংগঠিত হওয়া উচিত যেখানে সেটি পারফর্ম করা হবে। এটি আপনার অভ্যাসের থেকে ভিন্ন হতে পারে, কিন্তু একবার অভ্যাস হলে, এটি সহজ হবে, এবং আপনি সুপার প্রোডাক্টিভ হবেন। আমি আমার নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টগুলো খুব সিম্পল রাখি পছন্দ করি।
নিচে আমার নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টগুলো দেওয়া হলো। এই লিস্টগুলোর টাস্কগুলোর মধ্যে শুধু নেক্সট অ্যাকশন থাকে (কোনো অস্পষ্ট প্রজেক্ট বা হাই-লেভেল টাস্ক নয়)।
- @Home – শুধু বাড়িতে থাকলে সম্পন্ন করা যাওয়া নেক্সট অ্যাকশন।
- @Work – শুধু অফিসে থাকলে সম্পন্ন করা যাওয়া নেক্সট অ্যাকশন।
- @Call – ফোনে থাকলে করা যাওয়া টাস্ক। সেলফোন সবসময় সাথে থাকলেও, আমি যেকোনো সময় কল করার জন্য শক্তি বা সময় নাও থাকতে পারি।
- @Errands – বাইরে থাকলে করা যাওয়া টাস্ক। উদাহরণস্বরূপ, ব্যাংকে চেক ডিপোজিট করা, দুধ কেনা, ইত্যাদি।
- @DataCenter – শুধু ডেটাসেন্টারে সার্ভারের সামনে থাকলে করা যাওয়া টাস্ক।
আমার আগে প্রায় ১০টি নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্ট रहता। এখন আমি সেটি উপরের এসেনশিয়ালগুলোতে সীমাবদ্ধ করেছি, যা আমার জন্য চমৎকার কাজ করে।
নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্ট ছাড়া, আপনাকে নিচের লিস্টও দরকার।
- প্রজেক্ট লিস্ট (Work) – এটি আপনার সকল কাজ-সংক্রান্ত প্রজেক্টের মাস্টার লিস্ট। যেকোনো প্রজেক্ট যেটি এক নেক্সট অ্যাকশনে কমপ্লিট করা যায় না, সেটি এখানে ট্র্যাক করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, "Configure Dev Server" একটি প্রজেক্ট যা ওয়ার্ক প্রজেক্ট লিস্টে একটি আইটেম হিসেবে যাবে। কিন্তু এই প্রজেক্টের নেক্সট অ্যাকশন, "Install Red Hat OS from DVD" @DataCenter নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টে একটি আইটেম হিসেবে যাবে।
- প্রজেক্ট লিস্ট (Home) – এটি আপনার সকল বাড়ি-সংক্রান্ত প্রজেক্টের মাস্টার লিস্ট। উদাহরণস্বরূপ, "আমার মেয়ে সাঁতারশিখছে" একটি প্রজেক্ট যা হোম প্রজেক্ট লিস্টে একটি আইটেম হিসেবে যাবে। কিন্তু এই প্রজেক্টের নেক্সট অ্যাকশন, "Go to YMCA website and get swimming class schedule for kids" @Home নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টে একটি আইটেম হিসেবে যাবে।
- Someday/Maybe List – এটি আপনার সকল আইটেমের মাস্টার লিস্ট যেগুলো আপনি কখনো করবেন কিনা সেটি বিবেচনা করবেন, কিন্তু এখন সেটি গুরুত্বপূর্ণ নয়। এই লিস্টে আমার ১০০+ আইটেম রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, "Learning Spanish" কিছু আমি একদিন করতে চাই, কিন্তু এখন নয়। তাই, এটি আমার Someday/Maybe লিস্টে রয়েছে।
সংগঠন করার সময়, উপযুক্ত নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্ট বা প্রজেক্ট লিস্টে জিনিসপত্র রাখার পাশাপাশি, আপনাকে নিচের জিনিসগুলোরও প্রয়োজন।
- ক্যালেন্ডার – নির্দিষ্ট সময়ে করা যাওয়া নেক্সট অ্যাকশনগুলো এখানে যাবে। আপনার ক্যালেন্ডারকে পুরোপুরি সম্মান করুন। এখানে কোনো ইচ্ছামতো টাস্ক রাখবেন না। শুধু সেটি নেক্সট অ্যাকশন রাখুন যা আপনি নিশ্চিতভাবেই সেই নির্দিষ্ট দিন এবং সময়ে কমপ্লিট করবেন।
- দিন-নির্দিষ্ট – কিছু টাস্ক শুধু দিন-নির্দিষ্ট (সময়-নির্দিষ্ট নয়)। এটিকে একটি দিন-নির্দিষ্ট লিস্টে রাখুন। দিন-নির্দিষ্ট আইটেমকে ক্যালেন্ডারে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য রাখবেন না। দুটোই আলাদা রাখুন।
Fig: GTD Workflow
৪. করুন! ফেজ (Do It! Phase)
এক্সিকিউশনের সময়, আপনাকে চিন্তা করতে হবে না কী করতে হবে, অথবা ইমেইল চেক করতে হবে না যে কী করতে হবে, অথবা প্রায়োরিটি সহ একটি বড় লম্বা টু-ডু লিস্ট দেখে চিন্তা করতে হবে না কী করতে হবে।
বরং, আপনার বর্তমান কনটেক্সটের উপর নির্ভর করে, আপনাকে সেই নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্টের আইটেমগুলো দেখতে হবে, এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে হবে আপনি কী করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কাজে থাকেন, @Work লিস্ট দেখুন, যাতে আপনার পূর্বে সংজ্ঞায়িত সকল নেক্সট অ্যাকশন থাকবে যা পারফর্ম করতে হবে। আপনি যদি গাড়ি চালান, এবং কল করার জন্য সময় পান, @Call লিস্ট দেখুন, যাতে আপনার পূর্বে সংজ্ঞায়িত সকল কল থাকবে যা আপনাকে করতে হবে।
আপনার কনটেক্সট লিস্টে একাধিক নেক্সট অ্যাকশন থাকবে। একশন টাইমে, আপনাকে কনটেক্সট লিস্ট থেকে একটি আইটেম পিক করে এক্সিকিউট করতে হবে। প্রশ্ন হলো: কোন আইটেম পিক করবেন? যেহেতু কনটেক্সট লিস্টের টাস্কগুলোর কোনো প্রায়োরিটি নেই, নিচের গাইডলাইন ব্যবহার করুন কোন টাস্ক যেকোনো সময় এক্সিকিউট করা উচিত সেটি নির্ধারণ করতে।
- আপনার উপলব্ধ শক্তি। কিছু টাস্ক তখন করতে হয় যখন আপনার পূর্ণ শক্তি থাকে। আপনি "Create logical network diagram for new server room" টাস্ক দুপুর ৪টায় করবেন না, যখন আপনার শক্তির স্তর কম। বরং, আপনি সকালে এই টাস্ক পারফর্ম করতে চাবেন।
- আপনার উপলব্ধ সময়। আপনার কাছে ১০ মিনিট আছে একটি মিটিং-এ যাওয়ার আগে, এবং আপনি কিছু করতে চান, @Work কনটেক্সট লিস্ট চেক করুন ১০ মিনিটে দ্রুত কমপ্লিট হওয়া নেক্সট অ্যাকশনগুলো খুঁজে বের করতে এবং সেটি করুন।
যখন আমি রিয়েলি কিছু করছি, আমি নিচের কাজগুলো থেকে একটা করছি:
- নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্ট ভিত্তিক করে আইটেম করছি।
- আমি যদি কনটেক্সট লিস্ট ভিত্তিক করে কাজ না করি, আমি প্ল্যানিং করছি। আমার প্রজেক্টগুলোর ওপর চিন্তা করছি এবং নেক্সট অ্যাকশন ডিফাইন করছি।
আমি কখনো করি না: কাজ যেমন আসে সেভাবে কমপ্লিট করার চেষ্টা করা, যা অধিকাংশ সময় বেকার, এবং আপনি সেসব টাস্কে কাজ করছেন না যা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
৫. রিভিউ ফেজ (Review Phase)
আপনাকে সপ্তাহে একবার আপনার সিস্টেম রিভিউ করতে হবে। আমি প্রতি শুক্রবার সন্ধ্যা করি। নিচে কিছু জিনিস দেওয়া হলো যা আপনি সাপ্তাহিক রিভিউর অংশ হিসেবে করতে চাইতে পারেন।
- আপনার প্রজেক্ট লিস্ট রিভিউ করুন এবং সেগুলোর জন্য প্রয়োজনীয় নেক্সট অ্যাকশন ডিফাইন করুন।
- আপনার পেশাগত এবং ব্যক্তিগত লক্ষ্য রিভিউ করুন এবং প্রয়োজন হলে নতুন প্রজেক্ট তৈরি করুন।
- বর্তমান সপ্তাহের ক্যালেন্ডার রিভিউ করুন এবং গত মিটিং থেকে নোটস প্রসেস করুন।
- পরবর্তী সপ্তাহের ক্যালেন্ডার রিভিউ করুন এবং উপযুক্ত নেক্সট অ্যাকশন প্ল্যান করুন।
- সকল নেক্সট অ্যাকশন কনটেক্সট লিস্ট রিভিউ করুন।
- একটি মাইন্ড সুইপ করুন এবং সবকিছু আপনার ইন-বক্সে ডাম্প করুন পরবর্তী প্রসেসিং-এর জন্য। (যদি সময় থাকে, মাইন্ড সুইপের পর সেগুলো প্রসেস করুন)।
- আপনার someday/maybe লিস্ট রিভিউ করুন এবং যেকোনো প্রজেক্ট খুঁজুন যেটি আপনি কাজ করতে চান।
- সাপ্তাহিক রিভিউ কমপ্লিট করার আগে সব ইন-বক্স প্রসেস করুন এটিও একটি ভালো সময়।
এটাই ছিল। আমি এভাবে জিনিসপত্রগুলো সম্পন্ন করি।
আমি দৃঢ়ভাবে সুপারিশ করি যে আপনি Getting Things Done (GTD) একবার ট্রাই করুন। আপনার হারাতে কিছু নেই, বইটার জন্য $১০ ব্যয় ছাড়া, যা আপনি কীভাবে জিনিসপত্র সম্পন্ন করবেন সেটি 劇的に পরিবর্তন করবে।
GTD রিসোর্স:
- Getting Things Done (GTD) – ডেভিড অ্যালেন-এর মূল বই।
- Ready for Anything by David Allen. Contains 52 Productivity Principles for Work and Life. এই বই GTD মূল বইর материал পুনরাবৃত্তি করে, কিন্তু কিছু প্র্যাক্টিক্যাল টিপস দিয়ে।
- Making It All Work by David Allen. Winning at the Game of Work and the Business of Life. এটি GTD মূল বইর একটি সাপ্লিমেন্ট।
- GTD® Workflow Map with Coaching DVD by David Allen
- GTD Weekly Review (3 CD Audio Set) (Audio CD) by David Allen.
GTD ফ্রেমওয়ার্ক বুঝতে এবং ট্রাই করার জন্য নিজেকে কিছু সময় দিন। আপনি যেমতে অগ্রসর হবেন, আপনার ওয়ার্কিং স্টাইলের সাথে মেলাতে সিস্টেম টুইক করুন। এই সিস্টেম আপনাকে কোনো নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার, বা বাইন্ডার, বা এরকম কিছু ব্যবহার করতে বাধ্য করে না আর্গানাইজড হওয়ার জন্য। আপনি একটি সিম্পল পেন এবং কাগজ দিয়েও শুরু করতে পারেন। GTD সবার জন্য কাজ করে, কারণ এটি একটি নমনীয় ফ্রেমওয়ার্ক প্রদান করে, যা আপনার ওয়ার্কিং স্টাইলের জন্য টুইক করা যায়।
মনে রাখবেন যে প্রোডাক্টিভ হওয়ার জন্য, আপনি কোনো সফ্টওয়্যার ব্যবহার করছেন জিনিসপত্র সম্পন্ন করার জন্য সেটি গুরুত্বপূর্ণ নয়, বরং এক্সিকিউশনের প্রতি আপনার মনোভাব এবং পদ্ধতি গুরুত্বপূর্ণ।
কাশ আমি ২০০২ সালে এই সিস্টেম জানতাম, যখন ডেভিড অ্যালেন বইটি রিলিজ করেছিলেন। আমি এটি শুধু ২০০৭-এর শেষ থেকে ব্যবহার করছি। বয়সের কিছু জিনিস আমি লাইফ চেঞ্জিং বলি। এটি নিঃসন্দেহে সেগুলোর একটি, কারণ এটি সম্পূর্ণরূপে পরিবর্তন করল আমি কীভাবে একটি প্রজেক্ট এক্সিকিউট করি এবং জিনিসপত্র সম্পন্ন করি। আমি আর অন্য কোনো পদ্ধতিতে কাজ করব না।
আপনি কীভাবে আপনার জিনিসপত্রগুলো সম্পন্ন করেন? কমেন্ট করুন, এবং আপনার প্রোডাক্টিভিটি টিপস শেয়ার করুন।
