একটি জরুরী ইমেল লেখার প্রচেষ্টায় যাওয়ার চেয়ে হতাশাজনক কিছু নেই, শুধুমাত্র প্রতিক্রিয়া খুব দেরিতে আসার জন্য। কিন্তু সমস্যা প্রাপকের সাথে মিথ্যা নাও হতে পারে। এটি আপনার সাথে মিথ্যা হতে পারে এবং আপনি কীভাবে আপনার বার্তাটি তৈরি করেছেন।
ইমেলের মধ্যে থাকা লিঙ্কগুলি খুলতে, পড়তে এবং ক্লিক করার জন্য মেইলিং তালিকার আরও সদস্যদের কীভাবে প্ররোচিত করা যায় সে সম্পর্কে গবেষণা অনেক অন্তর্দৃষ্টি আবিষ্কার করেছে। কিন্তু ব্যক্তিগত বা কাজের ইমেলের জন্য অনুরূপ লক্ষ্য অর্জনের বিষয়ে কম তথ্য আছে।
কর্মক্ষেত্রে আপনার যদি কোনো জরুরী সমস্যা থাকে, একজন প্রভাবশালীর সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিতে চান, বা একটি মিটিং সংগঠিত করতে চান, তাহলে আপনি কীভাবে আপনার ইমেলের দ্রুত উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা তৈরি করবেন?
নিম্নলিখিত কারণগুলির একটি তালিকা রয়েছে কেন আপনার ইমেলের উত্তরগুলি দেরিতে আসা অব্যাহত আছে, বা একেবারেই না। এই সাধারণ ভুল এবং টিপস সম্পর্কে সচেতন হওয়ার মাধ্যমে, আপনি আপনার প্রতিটি ইমেলে একটি দ্রুত এবং আরও সামঞ্জস্যপূর্ণ প্রতিক্রিয়ার হার তৈরি করতে সক্ষম হবেন৷
আপনি যে ব্যক্তিকে উত্তর দিতে চান তাকে সিসি করেছেন
আপনি যদি আপনার বার্তায় লোকেদের সিসি করেন, তারা প্রায়শই ধরে নেবে যে তারা কেবল লুপে রাখার জন্য অন্তর্ভুক্ত ছিল। এটি সেই ব্যক্তিদের প্রতিক্রিয়া জানানোর সুযোগকে হ্রাস করে, কারণ তারা মনে করে না যে তারা প্রধান প্রাপক ছিল। আপনি যদি প্রত্যেকের উত্তর দিতে চান তবে CC ফাংশন ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। আদর্শভাবে, আপনাকে একবারে একজনকে ইমেল করা উচিত। কিন্তু যদি আপনাকে CC করতে হয়, তাহলে আপনার প্রয়োজনীয় ইমেলের প্রথম দিকে এটি পরিষ্কার করুন৷ প্রত্যেকে উত্তর দিতে, সহ যারা সিসিড।
আপনার বিষয় লাইন খারাপ
একটি মানসম্পন্ন বিষয় লাইন লোকেদের জানাতে হবে যে আপনার জরুরীভাবে একটি উত্তর প্রয়োজন। এর মানে আপনার ইমেলকে "আর্জেন্ট" শিরোনাম করার চেয়েও বেশি। এবং এর মানে এই নয় যে আপনাকে হাস্যকরভাবে বিস্তারিত হতে হবে।
"স্টিভো, আগামীকালের মধ্যে আমাদের এই সিদ্ধান্ত নেওয়া দরকার" এর মতো সহজ কিছু ভাল কাজ করে। প্রথমত, এটি ব্যক্তিকে সম্বোধন করে, তাই তারা জানে যে দায়িত্ব তাদের সাথে . দ্বিতীয়ত, সেই বিষয়বস্তুর বিষয়বস্তু জরুরীতা এবং কৌতূহল উভয়েরই অনুভূতি প্রকাশ করে। এটি বার্তাটি এখনই খোলার সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেয়৷
আপনি আপনার চাহিদা দ্রুত প্রকাশ করছেন না
আমরা সকলেই জানি যে ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত রাখা উচিত। কিন্তু যদি আপনার কয়েকটি ছোট অনুচ্ছেদ দীর্ঘ হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার অনুরোধটি প্রথম থেকেই স্পটলাইটে রয়েছে, অন্যথায় এটি উপেক্ষা করা হতে পারে।
এর অর্থ হল প্রথম বা দ্বিতীয় বাক্যে আপনার যা প্রয়োজন তা বিনয়ের সাথে পাওয়া। আপনি পরে আরও বিশদে যেতে পারেন, তবে আপনি কী করছেন তার ভিত্তি প্রথমে আসা দরকার।
আপনার বার্তা বিরক্তিকর
যদি প্রত্যেকে আশা করে যে আপনার বার্তাগুলি নিস্তেজ, ঝাঁঝালো, পরিভাষায় ভরা এবং খুব বিস্তারিত, তারা আপনার ইমেলগুলি খোলার ধারণাটিকে ঘৃণা করবে৷
পরিবর্তে, লোকেদের আপনার কাছ থেকে একটি ইমেল পাওয়ার জন্য উন্মুখ করুন৷ হাস্যরস ব্যবহার করুন। ব্যক্তিগতভাবে লোকেদের সম্বোধন করুন। কর্পোরেট-স্পিক এড়িয়ে চলুন। আপনার বাক্য সংক্ষিপ্ত এবং খোঁচা রাখুন. একটি মজার GIF অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি এখনও কারোর দিন উজ্জ্বল করতে সক্ষম, এমনকি যদি আপনি তাদের কাছে একটি অনুগ্রহ চাচ্ছেন।
আপনি একটি সময়সীমা নির্ধারণ করছেন না
আপনার যদি কিছুর প্রয়োজন হয়, প্রাপককে জানাতে দিন ঠিক কখন এটি প্রয়োজন। প্রায়শই, আমাদেরকে "শীঘ্রই" বা "শীঘ্রই" উত্তর দিতে বলা হয়। এটি সময়সীমাকে বিষয়ভিত্তিক করে তোলে। আপনি যদি বলেন "আজ বিকাল ৪টার মধ্যে আমার এই প্রশ্নের উত্তর দরকার", তবে অস্পষ্টতার কোনো অবকাশ নেই।
আপনি বিকল্প প্রদান করছেন না
উপরের উদাহরণের সাথে অবিরত, এটি এমন হতে পারে যে প্রাপক বিকাল 4 টার মধ্যে আপনার কাছে একটি উত্তর পাবেন না। বাক্যটি প্রসারিত করে আপনার প্রাথমিক বার্তায় এই সম্ভাবনার জন্য আপনাকে অ্যাকাউন্ট করতে হবে:
"আজ বিকেল ৪টার মধ্যে এই প্রশ্নের উত্তরটা আমার সত্যিই দরকার। যদি তা সম্ভব না হয়, তাহলে দুপুরের মধ্যে আমাকে জানাবেন যাতে আমি বিকল্প ব্যবস্থা করতে পারি।"
ইমেলটি উচ্চ অগ্রাধিকার নয়
যদি আপনার বার্তা সত্যিই জরুরী, আপনি নির্দিষ্ট ইমেল ক্লায়েন্টগুলিতে ইমেলগুলিকে চিহ্নিত করে এটিকে আরও স্পষ্ট করতে পারেন। একটি ইমেলকে উচ্চ অগ্রাধিকার হিসাবে চিহ্নিত করতে সক্ষম হওয়া Microsoft Outlook এবং Apple Mail এ সম্ভব। দুর্ভাগ্যবশত Gmail-এ এটা সম্ভব নয়, তাই সবচেয়ে কাছের বিকল্প হল আপনার বিষয়ের আগে "UrGENT:"
এটি শুধুমাত্র সত্যিকারের জরুরী ক্ষেত্রে করা উচিত। যদি আপনাকে এটি প্রায়শই করতে দেখা যায় তবে এই টিপটি তার কার্যকারিতা হারাবে৷
আপনি হুমকি দিচ্ছেন না
এটি তার চেয়ে খারাপ শোনাচ্ছে। প্রাপককে জানাতে দিন যে যদি একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে একটি উত্তর না পাওয়া যায়, তাহলে নির্দিষ্ট ফলাফল অনুসরণ করা হবে। উদাহরণ হিসেবে: "যদি আমি দুপুর 2টার মধ্যে আপনার কাছ থেকে ফিরে না শুনি, আমি ধরে নেব সবকিছু ঠিক আছে এবং আমি ঠিকাদারকে $10,000 পাঠাব।"
যদি প্রাপক প্রশ্নটিকে উপেক্ষা করতে পছন্দ করেন, তারা স্পষ্টভাবে জানেন যে জিনিসগুলি তাদের ইনপুট ছাড়াই চলতে থাকবে। যদি তারা তাদের কণ্ঠস্বর শুনতে চায়, তাহলে তাদের এখন কথা বলতে হবে .
আপনি সাহায্য করছেন না
যদি আপনার অনুরোধটি খুব বিস্তৃত হয়, তবে প্রাপক প্রায়শই মনে করবে যে তাদের প্রয়োজনের চেয়ে আরও বাকপটু উত্তর তৈরি করতে হবে। একটি সাধারণ "হ্যাঁ" বা "না" হবে কিনা তা তাদের জানান। আপনি যদি একটি মিটিং এর ব্যবস্থা করছেন, তাহলে শুরুর পয়েন্ট হিসাবে তিন বা চারটি সুবিধাজনক সময় অফার করুন। ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য প্রাপকের বোঝা কমাতে আপনি যা করতে পারেন তা করুন৷
৷আপনি ভুল সময়ে ইমেল করছেন
আপনি যদি জানেন যে বৃহস্পতিবার বিকেলে আপনার ম্যানেজার সর্বদা তাদের পা থেকে সরে যায়, তাহলে মঙ্গলবার ইমেলটি পাঠাতে পারলে বৃহস্পতিবার সকাল পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না। আপনি যদি জানেন যে প্রতিদিনের শুরুতে আপনার সহকর্মীর কাছে প্রচুর ইমেল রয়েছে, সম্ভবত আপনি যতক্ষণ না জানেন যে তারা আপনার বার্তা পাঠানোর আগে তাদের ইনবক্সে চলে গেছে ততক্ষণ অপেক্ষা করুন। এটি আপনার ইমেলকে খড়ের গাদায় সুই কম করে তোলে।
আপনি অনেক বেশি ইমেল পাঠাচ্ছেন
আপনি যদি অফিসের আশেপাশে একজন নিরলস ইমেলকারী হিসাবে পরিচিত হন, তাহলে আপনার সহকর্মীরা আপনার ইনবক্সের অনুরোধে দ্রুত অন্ধ হয়ে যাবে৷
এটিকে একটি অভ্যাস করুন যে আপনার পাঠানো ইমেলগুলি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল। তারপর, যখন কেউ তাদের ইনবক্সে আপনার কাছ থেকে একটি বার্তা দেখে, তখন তারা নোটিশ নেওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে৷
৷আপনি অকৃতজ্ঞ
আপনি যদি লোকেদের কাছে জিনিস জিজ্ঞাসা করতে থাকেন এবং কৃতজ্ঞতা প্রকাশ না করেন তবে খুব শীঘ্রই লোকেরা আপনাকে সাহায্য করতে বিরক্ত হবে। ইমেলের জগতে, এটি এমন লোকেদের অনুবাদ করে যারা আপনাকে উপেক্ষা করে। তারা বরং অন্য লোকেদের উত্তর দেবে এবং সাহায্য করবে, যারা তাদের সময় এবং প্রচেষ্টাকে সম্মান করে।
তাই কেউ দ্রুত উত্তর দিলে তাকে ধন্যবাদ জানাই। যদি তারা আপনাকে সাড়া দিতে বা আপনাকে সাহায্য করতে তাদের পথের বাইরে চলে যায়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি কৃতজ্ঞ দেখাচ্ছেন।
একবার চেষ্টা করে দেখুন
ধীরগতিতে উত্তর পাওয়া বা কোনো উত্তর না পাওয়া যদি আপনার সমস্যা হয়ে থাকে, তাহলে উপরের প্রতিটি ভুল এড়ানোর চেষ্টা করুন। এটি করার মাধ্যমে, আপনার প্রতিটি ইমেল সম্ভবত খোলা, পড়া এবং দ্রুত উত্তর দেওয়া হবে। একবার আপনি কয়েক সপ্তাহের জন্য এটি করেছেন, এটি দ্বিতীয় প্রকৃতি হওয়া উচিত। আপনি এটি জানার আগে, আপনি একজন ইমেল বিশেষজ্ঞ হবেন৷
৷অন্য কোন ইমেল কৌশলগুলি আপনাকে দ্রুত উত্তর পেতে সাহায্য করে? উপরের কোনটি কি আপনার জন্য বিশেষভাবে কার্যকর হয়েছে?
