কম্পিউটার

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

আপনি কত ঘন ঘন একটি ইমেল পান যা আপনাকে আশ্চর্য করে তোলে, "আমি আশ্চর্য হয়েছি কেন তারা আমাকে এটি পাঠিয়েছে? আমি এটির সাথে কী করতে চাই?" একজন প্রাপ্তবয়স্ক হিসাবে, কীভাবে পেশাদার ইমেল লিখতে হয় তা জানা একটি অপরিহার্য দক্ষতা যা সময় বাঁচায় এবং উত্তর পায়।

যদিও আপনি প্রতিদিন বেশ কয়েকটি ইমেল পাঠান, আপনি এই বার্তাগুলি রচনা করার ক্ষেত্রে দুর্দান্ত নাও হতে পারেন। এবং যেকোনো ধরনের যোগাযোগের মতো, ইমেল শিষ্টাচার সময়ের সাথে সাথে বিকশিত হয়। আপনি পেশাদার ইমেলগুলি লেখার জন্য এই ডেটা-ব্যাকড উপায়গুলির মধ্যে কিছু শিখতে পারেন, বা সহজ টেমপ্লেট এবং নিয়মগুলির জন্য এই অ্যাপস এবং ওয়েবসাইটগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷

1. আপনার ইমেল আরও ভাল হতে পারে (ওয়েব):10টি সাধারণ ত্রুটি এবং সমাধান

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

একটি ইমেলের কিছু অব্যক্ত নিয়ম এবং করণীয় এবং করণীয় রয়েছে। এটা আশ্চর্যজনক যে আমরা এই নিয়মগুলি কতবার ভঙ্গ করি। আপনার ইমেলটি আরও ভাল হতে পারে 10টি সাধারণ ত্রুটি এবং কীভাবে সেগুলি ঠিক করা যায় তার একটি দ্রুত নির্দেশিকা৷

আমরা প্রায়শই তাদের লক্ষ্য করি না, যতটা তারা সাধারণ। উদাহরণস্বরূপ, অস্পষ্ট বিষয় লাইন এড়ানো, এবং প্রাপকের জন্য একটি কল টু অ্যাকশন সহ, সাধারণ জ্ঞানের মতো মনে হয়। কিন্তু আপনার ইনবক্সে যান এবং আপনি দেখতে পাবেন অনেক ইমেল সেগুলি সম্পূর্ণ এড়িয়ে যায়৷

10টি ত্রুটির প্রতিটিতে সঠিক প্রোটোকল অনুসরণ করার জন্য একটি সংক্ষিপ্ত লেখাও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। আপনি যদি অন্য কাউকে কোন একটি নিয়ম অনুসরণ করার বিষয়ে বলতে চান, ওয়েবসাইটটিতে প্রতিটি পয়েন্টের জন্য সহজ লিঙ্ক রয়েছে। তাদের উদাহরণ পদ্ধতি কারো কাছে কিছুটা আক্রমনাত্মক বা অভদ্র বলে মনে হতে পারে, তাই আপনি প্রাপকের সাথে ব্যবহার করতে চান এমন টোনে এটিকে পরিবর্তন করুন।

2. নেটওয়ার্কিং ইমেল (ওয়েব):ক্যারিয়ার বৃদ্ধির জন্য বিনামূল্যের টেমপ্লেট

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

আপনি এমন একজনের সাথে দেখা করুন যিনি আপনার চাকরিতে সাহায্য করতে পারেন, ইমেল বিনিময় করতে পারেন এবং তারপর আপনাকে তাদের সাথে অনুসরণ করতে হবে। কিন্তু কিভাবে? আমাদের অধিকাংশই একটি অনুগ্রহ, একটি কাজের জন্য পৌঁছানোর জন্য বা তাদের সাথে আমাদের কাজ-সম্পর্কিত কারণকে আরও এগিয়ে নেওয়ার জন্য সঠিক শব্দগুলি খুঁজে পেতে লড়াই করে। Resume Worded, সেরা জীবনবৃত্তান্ত এবং CV সাইটগুলির মধ্যে একটি, এই ধরনের অনুষ্ঠানের জন্য 50 টিরও বেশি ইমেল টেমপ্লেটের সংগ্রহ একত্রিত করে৷

একটি সহজ অনুসন্ধান বাক্স আছে, অথবা আপনি ঠান্ডা বা উষ্ণ ইমেল নেটওয়ার্কিং টেমপ্লেটের মতো ট্যাগগুলির মধ্যে একটি বেছে নিতে পারেন, পরিচিতি বা পরামর্শের জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারেন এবং পুরানো পরিচিতিগুলির সাথে পুনরায় সংযোগ করতে পারেন৷ তালিকাটি ব্রাউজ করুন এবং আপনি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে নির্দিষ্ট টেমপ্লেটগুলি খুঁজে পাবেন, যেমন একজন অ-প্রতিক্রিয়াকারী এবং একজন উত্তরদাতার সাথে অনুসরণ করার জন্য আলাদা টেমপ্লেট৷

সম্পূর্ণ পাঠ্যটি দেখতে একটি টেমপ্লেটে ক্লিক করুন এবং আপনার ইমেল রচনা বাক্সে এটি কপি-পেস্ট করুন। টেমপ্লেটটি যুক্তিও ব্যাখ্যা করে এবং প্রাপকের উপর এটির কাঙ্ক্ষিত প্রভাব রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে কয়েকটি টিপস দিতে দেয়৷

3. কোল্ড ইমেল টেমপ্লেট (ওয়েব):অপরিচিতদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য বিনামূল্যের টেমপ্লেট

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

নেটওয়ার্কিংয়ের সবচেয়ে কঠিন কাজগুলির মধ্যে একটি হল একটি ঠান্ডা ইমেল প্রেরণ করা, অর্থাত্ আপনাকে চেনে না এমন কাউকে একটি ইমেল করা এবং তাদের কাছে কিছু জিজ্ঞাসা করা। এটি একটি অনুগ্রহ, একটি বিক্রয়, বা অন্য কিছু হতে পারে, কিন্তু এটি একটি অপরিচিত ব্যক্তির কাছ থেকে অনুরোধ করা ভীতিজনক৷

কোল্ড ইমেল টেমপ্লেট হল ঠান্ডা ইমেলের জন্য 40টি বিনামূল্যের টেমপ্লেটের একটি সংগ্রহ। অন্যদের মধ্যে, তালিকায় রেফারেলের জন্য ইমেল, সম্ভাবনার সাথে পুনরায় যুক্ত হওয়া, জিনিস বিক্রি করা, সম্পর্ক গড়ে তোলার উষ্ণ উপায় এবং সহজ এবং টু-দ্য-পয়েন্ট বার্তা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। পরিচিতি অ্যাপ Markd সংগ্রহটি বিকাশ করেছে, যখন ইমেলগুলি বিভিন্ন উত্স থেকে আসে যেমন ফ্রেশওয়ার্কস, সুমো, মিডিয়াম পোস্ট ইত্যাদি৷

যেকোনো ইমেল ব্যবহার করা আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে কপি-পেস্ট করা এবং উপযুক্ত ক্ষেত্রগুলি পূরণ করা বা প্রতিস্থাপন করার মতোই সহজ। মনে রাখবেন, এগুলি হল টেমপ্লেট, তাই এগুলিকে শুরুর পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করুন এবং যেখানে সম্ভব সেগুলি কাস্টমাইজ করুন৷ আপনি যদি তাড়াহুড়ো করেন তবে ওয়েবসাইটটিতে একটি অনুসন্ধান বাক্স এবং ফিল্টারও রয়েছে৷

4. 12 Done-for-You ইমেল স্ক্রিপ্ট (Ebook):দরজা খোলার জন্য বিস্তারিত টেমপ্লেট

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

ভেঞ্চার ক্যাপিটালিস্ট এবং ক্যারিয়ার উপদেষ্টা জাক স্লেব্যাক তার ওজনের উপরে খোঁচা দিয়েছেন। তিনি এমন লোকদের সাথে ইমেল বিনিময় করেছেন যারা তাকে চেনেন না বা তিনি কী অফার করেছিলেন। এই সংক্ষিপ্ত 50-পৃষ্ঠার ইবুক গাইডে, তিনি তার সবচেয়ে চেষ্টা করা এবং পরীক্ষিত ইমেল স্ক্রিপ্টগুলির 12টি সংগ্রহ করেছেন৷

স্লেব্যাক প্রথম বলে যে এগুলি জাদু টেমপ্লেট নয়৷ শূন্যস্থান পূরণ করতে হবে। কিন্তু অন্যান্য টেমপ্লেটের বিপরীতে, তিনি ব্যাখ্যা করেন যে আপনাকে কী লিখতে হবে এবং কেন। ইমেলের মাধ্যমে ব্যক্তিগত সংযোগ স্থাপনের উপর অনেক বেশি ফোকাস করা হয়, এবং যথেষ্ট বাস্তব হওয়া যে প্রাপক মনে করে না যে আপনি একটি স্ক্রিপ্ট থেকে কাজ করছেন।

12টি স্ক্রিপ্টে মিটিং সেট আপ করা, প্রতিক্রিয়া পাওয়া, ভূমিকা এবং রেফারেল তৈরি করা এবং আপনার পেশাগত ক্যারিয়ারে আপনার মুখোমুখি হতে পারে এমন অন্যান্য পরিস্থিতির মতো বিষয়গুলি কভার করা হয়েছে। ইবুকটি লেখকদের জন্য বিশেষভাবে সহায়ক যারা সমালোচনা খুঁজছেন, তাদের প্রশংসা করা লোকেদের শেয়ার বা অতিথি ব্লগিং স্পট।

বিনামূল্যে ইবুক পেতে আপনাকে Slayback-এর নিউজলেটারে সাইন আপ করতে হবে। বরাবরের মতো, আমরা এটির জন্য একটি বার্নার বা নিষ্পত্তিযোগ্য ইমেল পরিষেবা ব্যবহার করার পরামর্শ দিই৷

5. শিক্ষার্থীদের জন্য ইমেল নির্দেশিকা (ওয়েব):বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্য প্রয়োজনীয় শিষ্টাচার

পেশাদার ইমেল লেখার 5 উপায় যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়

এমনকি যদি আপনি তাদের সেরাদের সাথে টেক্সট এবং টুইট করতে পারেন, পেশাদার ইমেলগুলি একটি ভিন্ন বল খেলা। শিক্ষার্থীরা বিশেষ করে ইমেলের অলিখিত নিয়মের সাথে লড়াই করে এবং অধ্যাপকরা বিরক্ত হন। শিক্ষামূলক ব্লগ ইনসাইড হায়ার এড মাধ্যমিক-পরবর্তী শিক্ষার্থীদের জন্য প্রয়োজনীয় নির্দেশিকা সংগ্রহ করেছে।

নিবন্ধটি একটি অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ পাঠ যা ছাত্ররা যে সাধারণ ভুলগুলি করে এবং যে সমস্যাগুলি প্রথমে তাদের সৃষ্টি করে। কিন্তু নিবন্ধের মধ্যে লিঙ্কগুলি আরও ভাল কি। Inside Higher Ed তাদের ছাত্রদের জন্য অধ্যাপকদের লেখা কিছু রত্ন তুলে ধরে:

  • কীভাবে আপনার অধ্যাপককে ইমেল করবেন (এএফকে বিরক্ত না করে) - একটি কার্যকর ইমেলের 10টি উপাদান এবং অনুসরণ করার জন্য একটি সাধারণ টেমপ্লেট।
  • আপনার ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য একজন ব্যস্ত প্রফেসর পাওয়ার 5টি উপায় - আপনার প্রফেসর উত্তর দেওয়ার আগে যে পাঁচটি জিনিস খুঁজছেন।
  • কীভাবে একজন অধ্যাপককে ইমেল করবেন - কীভাবে একটি সংক্ষিপ্ত কিন্তু ব্যাখ্যামূলক ইমেল লিখবেন এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে, ফলো-আপ শিষ্টাচার।

আপনি এই তিনটির মধ্যে একটি মাত্র অনুশীলন করবেন কিনা, বা ইনসাইড হায়ার এড নিবন্ধটি আপনার উপর নির্ভর করে। কিন্তু আপনি যদি একজন ছাত্র হন, তাহলে একটি খারাপ ইমেল আপনাকে কতটা পিছিয়ে দিতে পারে এবং সেগুলি ঠিক করা কতটা সহজ তা বোঝার জন্য আপনাকে সেগুলি পড়তে হবে৷

ভালো ইমেল লেখার টুল

উপরের সমস্ত ইমেল বিশেষজ্ঞদের কিছু পরামর্শ রয়েছে যা সামঞ্জস্যপূর্ণ। তারা সকলেই মনে করে যে আপনাকে ইমেলগুলি বানান-চেক এবং প্রুফরিড করতে হবে, পাঠযোগ্যতার জন্য পাঠ্য বিন্যাস করতে হবে, সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে এবং মূর্খ ভুলগুলি এড়াতে হবে৷ ঠিক আছে, সেখানে আপনাকে সাহায্য করার জন্য অ্যাপ রয়েছে৷

বানান এবং ব্যাকরণের জন্য স্বয়ংক্রিয় পরামর্শ থেকে শুরু করে উত্তর-সমস্ত বোতাম এড়ানোর জন্য যখন আপনি BCC-সম্পাদিত হন, তখন এই টুলগুলি ব্যবহার করুন আরও ভাল ইমেল লিখতে যা লোকেরা পড়বে এবং উত্তর দেবে। এই ধরনের ছোট বিবরণ প্রায়ই একটি বড় প্রভাব ফেলে।


  1. কীভাবে আরও ভাল ইমেল লিখবেন

  2. ইমেল উত্পাদনশীলতার জন্য সৃজনশীলভাবে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করার 4 উপায়

  3. উইন্ডোজ 10-এ তারিখ এবং সময় পরিবর্তন করার 4টি উপায়

  4. কিভাবে মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে ফাইল হিসাবে আপনার ইমেল এবং পরিচিতিগুলি সংরক্ষণ করবেন