আপনার ইমেল চেক করতে হবে না জেনে আপনি কি ছুটিতে যেতে পছন্দ করবেন না? আপনি দূরে থাকাকালীন আপনার ডিজিটাল যোগাযোগের প্রবণতার জন্য একজন সহকারীর উপর নির্ভর করতে না পারলে, একটি 'অফিসের বাইরে' বার্তা হল পরবর্তী সেরা জিনিস৷
এখানে Gmail এর সাথে একটি অটোরস্পন্ডার সেট আপ করার কিছু টিপস এবং কি কি মনে রাখতে হবে।
ছেড়ে যাওয়ার আগে লোড কমিয়ে দিন
আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করা নিশ্চিত করুন এবং আপনি যাওয়ার আগে খোলা অনুরোধে সাড়া দিন। যোগাযোগ করুন যে আপনি দূরে থাকবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার ভ্রমণের এক বা দুই সপ্তাহ আগে আপনার ইমেল স্বাক্ষরে আপনার নির্ধারিত সময়ের তারিখ যোগ করতে পারেন। এইভাবে আপনি চলে গেলে আপনার পরিচিতিগুলি আপনার ইনবক্সে প্লাবিত হওয়ার সম্ভাবনা কম।
আপনার যদি এখনও আপনার ইমেল পরিচালনার জন্য কোনো সিস্টেম না থাকে, তাহলে ইনবক্স জিরো ফ্লোচার্টের সাথে পরিচিত হওয়ার এটাই সময়। সংক্ষেপে, প্রাসঙ্গিক নয় এমন ইমেলগুলি মুছুন, যে কাজগুলি আপনি নিজে সমাধান করতে পারবেন না তা অর্পণ করুন, দুই মিনিটের কম সময় লাগলে অবিলম্বে কাজগুলি সমাধান করুন, অথবা এর চেয়ে বেশি সময় লাগলে আপনার করণীয় তালিকায় রাখুন৷
আপনি ইমেল নিউজলেটার থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে চাইতে পারেন, যদি আপনি একটি বর্ধিত সময়ের জন্য চলে যান।
আপনার ইমেল অটোরেস্পন্ডার প্রস্তুত করুন
আপনি আপনার নির্ধারিত ছুটিতে যত ভালোভাবে যোগাযোগ করুন না কেন, লোকেরা এখনও আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করবে। একজন স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতা তাদের আপনার অনুপস্থিতির কথা মনে করিয়ে দেবে। এই কৌশলটি অনুসরণ করুন:
- জরুরি বিষয়ের জন্য যোগাযোগের তথ্য যোগ করুন আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতার কাছে। এটি একটি বিশ্বস্ত সহকর্মীর ইমেল ঠিকানা বা একটি ফোন নম্বর হতে পারে যার অধীনে জরুরি অবস্থায় আপনার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে।
- শুধুমাত্র আপনার পরিচিতি তালিকার লোকেদের জন্য অটোরস্পন্ডার সেট আপ করুন৷ . এটি এলোমেলো ব্যক্তিদের আপনার জরুরি নম্বর বা অন্যান্য যোগাযোগের বিবরণ পেতে বাধা দেয়।
- গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের জন্য ফরওয়ার্ড সেট আপ করুন . আপনি যদি নির্দিষ্ট কারও কাছ থেকে বা একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে শোনার আশা করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে সেই গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি একজন সহকর্মীর কাছে পাঠানো হয়েছে যিনি অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
জিমেইল অবকাশ প্রতিক্রিয়া সেট আপ করুন
আপনি Gmail-এর অবকাশে উত্তরদাতা খুঁজে পেতে পারেন সাধারণ সেটিংসের অধীনে। আপনার ইনবক্সের উপরের ডানদিকে কগহুইলে ক্লিক করুন এবং সাধারণ এর নীচে স্ক্রোল করুন ট্যাব তারিখগুলি চয়ন করুন, WYSIWYG-এ আপনার বার্তা রচনা করুন৷ (ফরম্যাটেড / রিচ টেক্সট) বা প্লেন টেক্সট , এবং ছুটির উত্তরদাতা চালু করুন। অপরিচিত বা স্প্যামারদের অতিরিক্ত যোগাযোগের তথ্য আটকে রাখতে বা আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট সক্রিয় রয়েছে তা জানতে, শুধুমাত্র আপনার পরিচিতিতে থাকা লোকেদের প্রতিক্রিয়া পাঠাতে নির্বাচন করুন . Gmail আপনাকে একটি প্রথম এবং একটি ঐচ্ছিক শেষ দিন সেট করতে দেয়৷ , মানে আপনি যখন ফিরে আসবেন তখন আপনাকে অটোরেসপন্ডার বন্ধ করার কথা মনে রাখতে হবে না।
জিমেইল ফিল্টার ব্যবহার করে নির্বাচিত ইমেল ফরওয়ার্ড করুন
ছুটির উত্তরদাতা হল একটি প্রমিত বার্তা যা -- সক্রিয় থাকাকালীন -- যে কাউকে পাঠানো হয় (আপনার যোগাযোগের তালিকায়) যে আপনাকে একটি ইমেল পাঠায়। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, কিছু ইমেল একটি অবিলম্বে এবং ব্যক্তিগত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে. এখানেই Gmail এর ফিল্টার আসে।
মনে রাখবেন যে Gmail-এ আপনি শুধুমাত্র নিশ্চিত ইমেল ঠিকানায় ইমেল ফরোয়ার্ড করতে পারবেন। আপনি যদি কোনো সহকর্মীর কাছে ইমেল ফরোয়ার্ড করতে চান, আপনার তাদের সাহায্যের প্রয়োজন হবে। আপনার Gmail ইনবক্সের উপরের ডানদিকে কগহুইলে ক্লিক করুন, সেটিংস নির্বাচন করুন , এবং ফরোয়ার্ডিং এবং POP/IMAP ট্যাবে স্যুইচ করুন . একটি ফরোয়ার্ডিং ঠিকানা যোগ করুন ক্লিক করুন বোতাম, ফরওয়ার্ডিং ইমেল ঠিকানা লিখুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন নিশ্চিতকরণ ইমেল ট্রিগার করতে। আপনার সহকর্মী অনুরোধটি নিশ্চিত করার জন্য একটি কোড এবং নির্দেশাবলী পাবেন। যদি তারা আপনাকে ইমেলটি ফরোয়ার্ড করে, আপনি তাদের ইমেল ঠিকানা যাচাই করতে নিশ্চিতকরণ কোডটিও লিখতে পারেন।
আপনার ফিল্টার সেট আপ করতে, আপনার Gmail ইনবক্সের উপরে অনুসন্ধান বিকল্পগুলি প্রসারিত করুন৷ থেকে এ প্রেরকের ইমেল ঠিকানা লিখুন বিষয়-এ ক্ষেত্র বা কীওয়ার্ড অথবা শব্দ আছে ক্ষেত্র আপনি একাধিক ইমেল ঠিকানা যোগ করতে পারেন এবং একাধিক কীওয়ার্ড সংযোগ করতে অনুসন্ধান অপারেটর ব্যবহার করতে পারেন।
এই অনুসন্ধানের সাথে ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ নীচে ডানদিকে এবং পরবর্তী উইন্ডোতে আপনার ক্রিয়া চয়ন করুন৷ নীচে দেখানো উদাহরণে, আমি একটি ফরওয়ার্ডিং ইমেল ঠিকানা নির্বাচন করেছি এবং ফরোয়ার্ড করা ইমেলে একটি লেবেল প্রয়োগ করেছি৷ আপনি যদি একই কাজ করেন, আপনি ছুটি থেকে ফিরে আসার পরে তাদের লেবেলের উপর ভিত্তি করে ফরোয়ার্ড করা ইমেলগুলিকে দ্রুত শনাক্ত করতে পারেন।
ইমেল ফরওয়ার্ড করার পরিবর্তে, আপনি নির্দিষ্ট প্রেরক বা বিষয়গুলির জন্য একটি কাস্টম ক্যানড প্রতিক্রিয়া সেট আপ করতে পারেন। ইয়ারা আগে ব্যাখ্যা করেছিল যে এটি কীভাবে কাজ করে।
আপনি যাওয়ার আগে চূড়ান্ত প্রস্তুতি
আপনার সাবধানে সেট আপ সিস্টেম ব্যর্থ হলে এটি বেশ হতাশাজনক হবে। আপনার ফিরে আসার চাপ কল্পনা করুন। আপনি চলে যাওয়ার আগে আপনার অফিসের বাইরের মেসেজ এবং ফরওয়ার্ডগুলি পরীক্ষা করা অপরিহার্য। আপনি স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতা, ফিল্টার এবং ফরোয়ার্ড পরীক্ষা করতে আপনার নিজস্ব সেকেন্ডারি ইমেল ঠিকানা এবং ডামি ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন৷
আপনি বাড়িতে ফিরে আসার পরেও আপনার ছুটির উত্তরদাতা সক্রিয় থাকলে কি সমান বিব্রতকর হবে। যদি আপনার কাছে একটি করণীয় তালিকা বা একটি ক্যালেন্ডার থাকে, তাহলে আপনার ফিরে আসার পর স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া প্রদানকারী এবং/অথবা ফিল্টারগুলি বন্ধ করার জন্য একটি টাস্ক বা সময়সূচী তৈরি করুন৷
এখানে Steve Dotto থেকে সম্পূর্ণ পদ্ধতির একটি ছোট্ট সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেওয়া হল:
আপনি যখন ফিরে আসবেন তখন কী করবেন
আশা করি, আপনার সিস্টেম কাজ করেছে এবং সমস্ত জরুরী ইমেল আপনার বন্ধুত্বপূর্ণ সহকর্মীর দ্বারা মোকাবেলা করা হয়েছে। যখন আপনি আপনার ইনবক্স মোকাবেলা করার জন্য প্রস্তুত হন, তখন এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- ছুটির উত্তরদাতা বন্ধ করুন।
- অবকাশ-নির্দিষ্ট ফিল্টার এবং ফরোয়ার্ড নিষ্ক্রিয় করুন।
- উপরে বর্ণিত ইনবক্স জিরো কৌশল ব্যবহার করে আপনার ইনবক্সে যান।
- কোন ইমেলগুলি ফরোয়ার্ড করা হয়েছে বা একটি ক্যানড প্রতিক্রিয়া পেয়েছেন তা দেখতে আপনার পাঠানো ফোল্ডার বা একটি লেবেল পরীক্ষা করুন।
- জরুরী ইমেলগুলি পরিচালনাকারী সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং তাদের দ্রুত গতিতে আনতে বলুন৷
- যেখানে প্রয়োজন সেখানে অনুসরণ করুন।
- প্রয়োজন হলে নিউজলেটারে পুনরায় সদস্যতা নিন।
এটা কি অন্য ইমেল ক্লায়েন্টে করা যেতে পারে?
নিশ্চয়ই. আপনি থান্ডারবার্ডে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন, যা আমরা আগে কভার করেছি। আউটলুক আপনাকে অফিসের বাইরে বিজ্ঞপ্তিগুলি সেট আপ করার অনুমতি দেয়৷
আপনি কি অন্য ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন বা ইমেল স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতাদের পরিচালনা করার জন্য আপনার কাছে আরও টিপস আছে? অনুগ্রহ করে কথা বলুন এবং মন্তব্যে আপনার প্রশ্ন বা অন্তর্দৃষ্টি শেয়ার করুন!
